We zijn een openbare school bij Grapevine-Colleyville ISD, gevestigd in Texas. Veel van wat we doen is digitaal. We hebben ongeveer 1.600 leerlingen. We gebruiken Portant voor veel verschillende dingen. Het komt eigenlijk neer op bulkcommunicatie naar ouders.

Aan het begin van het jaar maken we roosters en sturen we leerlingroosters uit. Alle inloggegevens en alles wat ze nodig hebben om met school te beginnen. We gebruiken het voor voortgangsrapporten. We halen gegevens op uit Canvas. Er is geen goede manier om iets rechtstreeks vanuit Canvas te versturen, dus we zetten die gegevens in een spreadsheet en gebruiken Portant om een mooi voortgangsrapport te maken voor ouders en gezinnen. We gebruiken het voor massa-e-mails en inloggegevens voor de tools die we gebruiken. Elke keer dat we informatie versturen die is afgestemd op de leerling, gebruiken we doorgaans Portant. Sommige leraren gebruiken het ook voor uitnodigingen voor bijlessen.

We zouden het zonder deze tool niet redden.

Kopiëren en plakken voor 1.200 leerlingen was niet haalbaar

Vroeger hadden we Outlook waarmee je wat gegevens kon samenvoegen. Het was veel handmatig kopiëren en plakken. Niet haalbaar zodra je de omvang bereikt die wij nu hebben. We kwamen ook in e-mailoverlast terecht. Je kon niet zoveel e-mails op één dag versturen.

Het werk dat vroeger twee en een halve week kostte, gegevens kopiëren en plakken in e-mails voor meer dan 1.200 kinderen, duurt nu een paar dagen. Vroeger konden we slechts één massanotificatie per jaar versturen voor verplichte toetsen. Nu doen we dat twee keer, omdat we de mogelijkheden daarvoor hebben. Er kan nu zoveel meer worden gecommuniceerd omdat we het niet meer handmatig doen. Ik kan het systeem vertellen wat het moet doen en dan verder gaan met iets anders. In plaats van twee en een halve week werk handmatig te verrichten, klik ik nu gewoon op knoppen.

De functie waar we niet zonder kunnen

De gegevensgroeperingsfunctie in de data merge-add-on. Die zit nog in bèta. Ik zou er niet zonder kunnen. Dat is mijn favoriete functie. Daarmee maken we dit alles mogelijk.

Die functie is hoe we de voortgangsrapporten kunnen versturen. Hoe we roosters kunnen versturen. Vrijwel alles wat we doen. Als je die functie zou verwijderen, zou ik me afvragen waarom we Portant nog gebruiken. Dat is eigenlijk de kracht ervan. Het nummer één waar we op vertrouwen in jouw product is die functie.

Wanneer we gegevens naar een spreadsheet downloaden, heeft een leerling meestal meerdere rijen. We moeten die gegevens groeperen. Zonder veel spreadsheetkunsten en aanpassingen was dat gewoon niet haalbaar. Dit heeft zoveel tijd bespaard. Er zijn niet veel tools die gegevens op die manier kunnen groeperen.

We vinden ook de documentlinks in de spreadsheet fijn. Dat maakt dingen heel eenvoudig. Maar de groepering is de belangrijkste.

Hoe we het nu aanpakken

Voor onze voortgangscontroles halen we de brongegevens op uit een spreadsheet. We zetten datagroepering aan zodat alles wordt samengevoegd in één document per leerling. We maken een PDF en versturen die. Soms versturen we in groepen zodat we geen time-outs krijgen. Dat gaat sneller.

Elke keer dat ik een nieuwe momentopname wil maken, kopieer ik het document. Ik pas aan wat ik wil aanpassen. Ik update de brongegevens en druk op start. Het gaat vrij snel.

Duidelijke communicatie naar onze gezinnen is echt het voordeel dat we ervan hebben.

Ben je een school of team dat veel gepersonaliseerde communicatie verstuurt en ben je het kopiëren en plakken en de e-maillimieten zat,start gratis op portant.co.