私たちはGrapevine-Colleyville ISDの公立学校で、テキサス州を拠点としています。業務の多くはデジタルで行っており、約1,600名の生徒が在籍しています。Portantはさまざまな用途に活用していますが、突き詰めると保護者への一斉コミュニケーションが中心です。

年度初めには時間割を作成し、生徒の時間割を送付しています。ログイン情報など、学校生活を始めるために必要なすべての情報も一緒にお送りしています。進捗レポートにも活用しており、Canvasからデータを取得しています。Canvasから直接送信する良い方法がないため、データをスプレッドシートに取り込み、Portantを使って保護者やご家族向けに見やすい進捗レポートを作成しています。一斉メール送信や、使用ツールのログイン情報の送付にも利用しています。生徒ごとに個別化した情報を送る際には、基本的にPortantを使用しています。チュートリアルへの招待状のために活用している教師もいます。

このツールなしでは業務が成り立ちません。

1,200名の生徒へのコピー&ペーストは現実的ではありませんでした

以前はデータの差し込み機能があるOutlookを使用しており、手作業でのコピー&ペーストが多く発生していました。現在の規模になると、とても現実的ではありません。また、メール送信制限にも引っかかってしまい、1日にそれほど多くのメールを送ることができませんでした。

以前は1,200名以上の生徒のデータをメールにコピー&ペーストするために2.5週間かかっていた作業が、今では数日で完了します。以前は必須テスト用の一斉通知を年1回しか送れませんでしたが、今では対応できる体制が整っているため年2回実施しています。手作業ではなくなったことで、はるかに多くのコミュニケーションが可能になりました。システムに指示を出したら、次の業務に移ることができます。2.5週間分の作業を自分でこなす代わりに、ボタンを数回クリックするだけで済みます。

なくてはならない機能

データ差し込みアドオンのデータグループ化機能です。まだベータ版ですが、これなしでは業務が成り立ちません。私のお気に入りの機能で、これがあるからこそすべてが実現できています。

この機能があるからこそ、進捗レポートを送ることができ、時間割を送ることができています。私たちが行うほぼすべての作業に関わっています。この機能がなくなったら、なぜPortantを使うのかと思ってしまうでしょう。それがまさにこのツールの魅力です。御社のプロダクトで最も頼りにしているのがこの機能です。

データをスプレッドシートにダウンロードすると、ほとんどの場合、1名の生徒が複数の行に分かれています。そのデータをグループ化する必要があります。スプレッドシートを複雑に加工しなければならず、現実的ではありませんでした。この機能により膨大な時間が節約できています。このようなデータのグループ化ができるツールは、他にはほとんどありません。

スプレッドシートへのドキュメントリンク機能も便利で、作業がとても楽になります。ただ、やはり一番はグループ化機能です。

現在の運用方法

進捗確認では、スプレッドシートからソースデータを取得します。データグループ化をオンにして、生徒ごとに1つのドキュメントにまとめます。PDFを作成して送付します。タイムアウトを避けるため、グループに分けて送信することもあり、その方が処理が速くなります。

新しいスナップショットを作成する際は、ドキュメントのコピーを作り、必要な箇所を修正し、ソースデータを更新して実行するだけです。非常にスピーディーです。

ご家族への明確なコミュニケーションが、このツールから得られる本当のメリットです。

個別化されたコミュニケーションを大量に送る必要があり、コピー&ペーストやメール送信制限に悩んでいる学校やチームの方は、start for free at portant.co。