Somos una escuela pública en Grapevine-Colleyville ISD. Con sede en Texas. Mucho de lo que hacemos es digital. Tenemos alrededor de 1.600 estudiantes. Usamos Portant para muchas cosas diferentes. Realmente todo se reduce a la comunicación masiva con los padres.
Al comienzo del año, creamos horarios y enviamos horarios de los estudiantes. Toda su información de inicio de sesión y todo lo que necesitan para comenzar en la escuela. Lo usamos para informes de progreso. Extraemos datos de Canvas. No existe una excelente manera de enviar algo directamente desde Canvas, por lo que recopilamos esos datos en una hoja de cálculo y usamos Portant para crear un informe de progreso atractivo para padres y familias. Lo usamos para correos electrónicos masivos, información de inicio de sesión para las herramientas que utilizamos. Cada vez que enviamos información individualizada al estudiante, normalmente utilizamos Portant. Algunos de nuestros profesores también lo utilizan para invitaciones a tutorías.
No sobreviviríamos sin la herramienta.
Copiar y pegar para 1.200 estudiantes no era factible
Hace mucho tiempo teníamos Outlook que fusionaba algunos datos. Fue mucho copiar y pegar a mano. No es factible una vez que llegues al tamaño en el que estamos. También nos encarcelarían por correo electrónico. No se podrían enviar tantos correos electrónicos en un día.
El trabajo que antes tomaba dos semanas y media, copiar y pegar datos en correos electrónicos para más de 1200 niños, ahora toma unos días. En el pasado, solo podíamos hacer una notificación masiva por año para las pruebas requeridas. Ahora lo hacemos dos veces porque tenemos la capacidad. Ahora se puede hacer mucha más comunicación porque no lo hacemos manualmente. Puedo decirle al sistema qué hacer y luego pasar a otra cosa. En lugar de hacer físicamente dos semanas y media, simplemente hago clic en botones.
La característica sin la que no podemos vivir
En el complemento de combinación de datos, la función de agrupación de datos. Todavía está en fase beta. No podría sobrevivir sin eso. Esa es mi característica favorita. Así es como hacemos posible todo esto.
Esa característica es la forma en que podemos enviar los informes de progreso. Cómo podemos enviar horarios. Prácticamente todo lo que hacemos. Si se deshiciera de esa característica, le preguntaría: ¿por qué usamos Portant? Esa es esencialmente su belleza. Lo primero en lo que confiamos con su producto es en esa característica.
La mayoría de las veces, cuando descargamos datos en una hoja de cálculo, un estudiante tiene varias filas. Tenemos que agrupar esos datos. Sin mucha magia y ajustes en las hojas de cálculo, simplemente no era factible. Esto ha ahorrado mucho tiempo. No existen muchas herramientas que agrupen datos de esa manera.
También nos gustan los enlaces de documentos a hojas de cálculo. Hace las cosas realmente fáciles. Pero la agrupación es la indicada.
Cómo lo ejecutamos ahora
Para nuestras comprobaciones de progreso, extraemos los datos de origen de una hoja de cálculo. Activamos la agrupación de datos para que todo se combine en un documento por estudiante. Creamos un PDF y lo enviamos. A veces enviamos grupos para no llegar a los tiempos de espera. Así va más rápido.
Cada vez que estoy listo para hacer una nueva instantánea, hago una copia del documento. Cambio lo que necesito cambiar. Actualizo los datos de origen y presiono Ir. Es bastante rápido.
La comunicación clara con nuestras familias es realmente el beneficio que obtenemos de ella.
Si eres una escuela o un equipo que envía muchas comunicaciones individualizadas y estás cansado de copiar y pegar y de los límites de correo electrónico, Comience gratis en portant.co.
