Siamo una scuola pubblica di Grapevine-Colleyville ISD, con sede in Texas. Gran parte di ciò che facciamo è digitale. Abbiamo circa 1.600 studenti. Usiamo Portant per molte cose diverse. Tutto si riduce fondamentalmente alle comunicazioni massive ai genitori.
All'inizio dell'anno creiamo gli orari e li inviamo agli studenti, insieme a tutte le informazioni di accesso e a tutto ciò di cui hanno bisogno per iniziare la scuola. Lo usiamo per i report sui progressi. Estraiamo i dati da Canvas. Non c'è un modo efficace per inviare qualcosa direttamente da Canvas, quindi portiamo quei dati in un foglio di calcolo e usiamo Portant per creare un report sui progressi ben presentato per genitori e famiglie. Lo usiamo per le email di massa, per le informazioni di accesso agli strumenti che utilizziamo. Ogni volta che inviamo informazioni personalizzate per lo studente, di solito usiamo Portant. Anche alcuni dei nostri insegnanti lo usano per gli inviti ai corsi di recupero.
Non potremmo sopravvivere senza questo strumento.
Copiare e incollare per 1.200 studenti non era fattibile
Tanto tempo fa avevamo Outlook che faceva un po' di unione dati. Era tutto copia e incolla a mano. Non fattibile una volta raggiunta la dimensione in cui ci troviamo. Finivamo anche per essere bloccati dai limiti email. Non era possibile inviare così tante email in un solo giorno.
Il lavoro che prima richiedeva due settimane e mezza, copiando e incollando dati nelle email per oltre 1.200 studenti, ora richiede pochi giorni. In passato potevamo fare solo una notifica di massa all'anno per i test obbligatori. Ora lo facciamo due volte perché ne abbiamo la capacità . Ora si può fare molta più comunicazione perché non la stiamo facendo manualmente. Posso dire al sistema cosa fare e poi passare ad altro. Invece di fare fisicamente due settimane e mezza di lavoro, ora premo solo dei pulsanti.
La funzione senza cui non possiamo vivere
Nel componente aggiuntivo per l'unione dati, la funzione di raggruppamento dei dati. È ancora in beta. Non potrei sopravvivere senza di essa. È la mia funzione preferita. È grazie a lei che riusciamo a fare tutto questo.
Quella funzione è ciò che ci permette di inviare i report sui progressi. Di inviare gli orari. Praticamente tutto ciò che facciamo. Se quella funzione venisse eliminata, mi chiederei: perché stiamo usando Portant? È essenzialmente il suo punto di forza. La cosa numero uno su cui facciamo affidamento con il vostro prodotto è proprio quella funzione.
La maggior parte delle volte, quando scarichiamo i dati in un foglio di calcolo, uno studente ha più righe. Dobbiamo raggruppare quei dati. Senza molto lavoro sui fogli di calcolo e numerosi aggiustamenti, non era fattibile. Questo ha fatto risparmiare tantissimo tempo. Non ci sono molti strumenti là fuori che fanno il raggruppamento dei dati in questo modo.
Ci piace anche la funzione dei link ai documenti nel foglio di calcolo. Rende le cose davvero semplici. Ma il raggruppamento è la cosa principale.
Come lo gestiamo ora
Per i nostri controlli sui progressi, estraiamo i dati di origine da un foglio di calcolo. Attiviamo il raggruppamento dei dati in modo che tutto si combini in un unico documento per studente. Creiamo un PDF e lo inviamo. A volte inviamo in gruppi per evitare i timeout. In questo modo va più veloce.
Ogni volta che sono pronta per fare una nuova istantanea, faccio una copia del documento. Cambio quello che devo cambiare. Aggiorno i dati di origine e premo avvia. È piuttosto veloce.
Una comunicazione chiara alle nostre famiglie è davvero il vantaggio che otteniamo da esso.
Se sei una scuola o un team che invia molte comunicazioni personalizzate e sei stanco di copiare e incollare e dei limiti email,inizia gratis su portant.co.
