Somos uma escola pública na Grapevine-Colleyville ISD, localizada no Texas. Grande parte do que fazemos é digital. Temos cerca de 1.600 alunos. Usamos o Portant para muitas coisas diferentes. No fundo, tudo se resume à comunicação em massa com os pais.
No início do ano, criamos os horários e os enviamos aos alunos, junto com todas as informações de login e tudo o que eles precisam para começar o ano escolar. Usamos o Portant para relatórios de progresso. Extraímos dados do Canvas. Não existe uma forma prática de enviar algo diretamente pelo Canvas, então puxamos esses dados para uma planilha e usamos o Portant para criar um relatório de progresso bem apresentado para os pais e famílias. Também usamos para e-mails em massa, informações de login das ferramentas que utilizamos. Sempre que precisamos enviar informações individualizadas para o aluno, geralmente usamos o Portant. Alguns dos nossos professores também usam para enviar convites para aulas de reforço.
Não sobreviveríamos sem essa ferramenta.
Copiar e colar para 1.200 alunos não era viável
Há muito tempo, usávamos o Outlook, que fazia alguma mesclagem de dados. Era muita cópia e colagem manual. Algo inviável quando você chega ao tamanho que temos. Além disso, acabávamos sendo bloqueados por excesso de envio de e-mails. Não era possível enviar tantos e-mails em um único dia.
O trabalho que antes levava duas semanas e meia, copiando e colando dados em e-mails para mais de 1.200 alunos, agora leva alguns dias. Antigamente, só conseguíamos fazer uma notificação em massa por ano para os testes obrigatórios. Agora fazemos duas, porque temos essa capacidade. É possível fazer muito mais comunicação agora, porque não estamos fazendo tudo manualmente. Posso dizer ao sistema o que fazer e seguir em frente com outras tarefas. Em vez de gastar duas semanas e meia fazendo tudo à mão, agora é só clicar em alguns botões.
O recurso do qual não conseguimos abrir mão
No complemento de mesclagem de dados, o recurso de agrupamento de dados. Ainda está em beta. Não consigo trabalhar sem ele. É o meu recurso favorito. É graças a ele que conseguimos fazer tudo isso.
É esse recurso que nos permite enviar os relatórios de progresso e os horários. Praticamente tudo o que fazemos. Se esse recurso fosse removido, eu me perguntaria: por que ainda estamos usando o Portant? Essa é, essencialmente, a grande vantagem. A principal coisa em que dependemos do seu produto é exatamente esse recurso.
Na maioria das vezes, quando baixamos dados em uma planilha, um aluno aparece em várias linhas. Precisamos agrupar esses dados. Sem muita manipulação de planilha e ajustes, simplesmente não era viável. Isso economizou muito tempo. Não existem muitas ferramentas que fazem agrupamento de dados dessa forma.
Também gostamos do recurso de links de documentos na planilha. Facilita muito as coisas. Mas o agrupamento é o principal.
Como executamos hoje
Para nossas verificações de progresso, extraímos os dados de origem de uma planilha. Ativamos o agrupamento de dados para que tudo seja consolidado em um único documento por aluno. Geramos um PDF e o enviamos. Às vezes enviamos em grupos para não atingir limites de tempo. Dessa forma, o processo é mais rápido.
Sempre que estou pronta para fazer um novo levantamento, faço uma cópia do documento. Altero o que precisa ser alterado, atualizo os dados de origem e clico em executar. É bem rápido.
A comunicação clara com as nossas famílias é realmente o grande benefício que obtemos com isso.
Se você é uma escola ou equipe que envia muitas comunicações individualizadas e está cansado de copiar e colar e dos limites de e-mail,comece gratuitamente em portant.co.
