HR-documentautomatisering
Arbeidsovereenkomst
Stuur een gepersonaliseerde arbeidsovereenkomst naar elke nieuwe medewerker vanuit dezelfde Google Sheet die je team al bijhoudt. Portant voegt de rij samen in een Google Doc, verzamelt de elektronische handtekening van de kandidaat en slaat de ondertekende PDF op in Drive.
~5 min instellen · Gebruikt door 100+ teams
Vertrouwd door 40.000+ teams
Overzicht
Stuur een ondertekende arbeidsovereenkomst naar elke nieuwe medewerker vanuit één Google Sheet
People Ops houdt de spreadsheet met nieuwe medewerkers bij met namen, functies, salarissen, startdatums en managers. Vervolgens kopieert iemand elke rij naar een Word-document, corrigeert de opmaak, voegt het als bijlage toe aan een e-mail en wacht dan dagenlang tot de kandidaat het uitprint, ondertekent en terugstuurt. Tegen de tijd dat het contract terugkomt, staat de startdatum al in de agenda.
Dit sjabloon houdt de Sheet als bron. Portant leest elke rij voor nieuwe medewerkers, voegt de velden samen in je door HR goedgekeurde Google Doc en stuurt het contract viaeSignaturesnaar de kandidaat. De ondertekende PDF belandt in de Drive-map van de medewerker met een nette bestandsnaam, zodat HR op dag één over het getekende exemplaar beschikt.
Het is geschikt voor People Ops-coördinatoren, eerste HR-medewerkers en founders die de werving bij mkb- en middenbedrijven regelen en vijf tot vijftig mensen per jaar in dienst nemen. De volledige workflow sluit aan opcontracts, samen met aanbiedingsbrieven, NDA's en verkoopovereenkomsten die vanuit dezelfde Sheet worden beheerd.
Voor wie is dit
Is dit sjabloon geschikt voor jou?
Juridische, verkoop- en operationele teams die terugkerende overeenkomsten beheren.
-
Aanbiedingen ondertekend op de dag dat ze worden gedaan.Portant data merge vult het contract vanuit de Sheet met nieuwe medewerkers en eSignatures stuurt het rechtstreeks naar de kandidaat, zodat de meeste ondertekende aanbiedingen binnen een paar uur terugkomen.
-
Één sjabloon waar het hele HR-team op vertrouwt.People Ops beheert één Google Doc en Portant wijzigt alleen de samengevoegde kandidaatvelden, zodat juridische zaken stopt met het beoordelen van eenmalige Word-bewerkingen telkens wanneer iemand een nieuwe functie invult.
-
Ondertekende PDF's opgeslagen in de juiste Drive-map.Portant output management schrijft de ondertekende PDF naar de afdelingsmap van de medewerker met een nette bestandsnaam, zodat onboarding, salarisadministratie en audits het bestand vinden zonder HR te hoeven vragen.
Instellen
De workflow voor de arbeidsovereenkomst instellen
-
01
Stap 1: Google Sheets en Google Docs koppelen
Open Portant, log in met het Google-account dat eigenaar is van je Sheet met nieuwe medewerkers en geef toegang tot de Drive-map waar People Ops het sjabloon van de arbeidsovereenkomst bewaart.
-
02
Stap 2: Samenvoegcodes koppelen aan de Sheet-kolommen
Voeg in de workflow-editor samenvoegcodes in het Doc in voor de naam van de kandidaat, functie, salaris, manager, startdatum en voordelen, en koppel elke code aan de bijbehorende kolom in de Sheet met nieuwe medewerkers.
-
03
Stap 3: Goedkeuring van manager en People Ops toevoegen
Schakelapproval workflowsin zodat de hiring manager en People Ops het samengevoegde Doc beoordelen voordat Portant het naar de kandidaat stuurt.
-
04
Stap 4: Ter ondertekening versturen en de PDF opslaan
Voeg de eSignature-stap toe voor de kandidaat, stel het bestandsnaampatroon in en geef bijoutput managementaan in welke Drive-map de ondertekende PDF moet worden opgeslagen.
Veelgestelde vragen
Een sjabloon voor een arbeidsovereenkomst moet de wettelijke namen en adressen van de partijen bevatten, de functietitel, startdatum, vergoeding, voordelen, werktijden, geheimhoudingsbepalingen en bepalingen over opzegging of ontslag op elk moment. Portant vult elke variabele vanuit de rij van de nieuwe medewerker in Google Sheets, zodat de juridische tekst in de Google Doc nooit verandert tussen kandidaten.
Nee. Een aanbiedingsbrief beschrijft de belangrijkste voorwaarden die een kandidaat mondeling heeft geaccepteerd, terwijl een arbeidsovereenkomst de bindende overeenkomst is die ze ondertekenen voordat ze beginnen. Veel HR-teams gebruiken dezelfde Portant-workflow voor beide, met twee Google Docs-sjablonen die verwijzen naar dezelfde kolom in de Sheet met nieuwe medewerkers voor de aanbiedingsstatus.
Ja. Portant genereert elk contract vanuit de rij van de nieuwe medewerker in Google Sheets, vult de Google Doc en stuurt het via eSignatures naar de kandidaat vanuit dezelfde workflow. De ondertekende PDF wordt opgeslagen in de Drive-map die je kiest, zodat People Ops het bestand nooit hoeft op te zoeken.
Koppel je Google Sheet met nieuwe medewerkers aan een Google Docs-sjabloon in Portant en voeg vervolgens eenmalig de eSignature- en goedkeuringsstappen toe. Vanaf dat moment genereert elke rij met de status Aangenomen het contract, stuurt het ter goedkeuring door, verstuurt het naar de kandidaat en slaat de ondertekende PDF op in Drive.
Sla elk commercieel veld op in één kolom van de Google Sheet met nieuwe medewerkers en laat Portant de waarde in elk contract invullen. Finance, HR en de kandidaat zien hetzelfde getal in het ondertekende Doc, zodat aandelen- en bonusvoorwaarden nooit afwijken tussen de aanbiedingsmail en de ondertekende overeenkomst.
Ja. De meeste HR-teams exporteren ATS-rijen naar dezelfde Google Sheet die ze al bijhouden, waarna Portant de workflow daaruit uitvoert. Recruiters die HubSpot gebruiken, kunnen hetzelfde sjabloon voor de arbeidsovereenkomst ook activeren vanuit een deal- of bedrijfsrecord zonder de Google Doc opnieuw te hoeven opbouwen.
Gerelateerde sjablonen
Wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst
Stuur een ondertekende wederzijdse NDA vóór je volgende discovery call zonder HubSpot te verlaten. Portant stelt de Google Doc op vanuit bedrijfs- en contactrecords en verzamelt vervolgens handtekeningen van beide partijen.
Sjabloon bekijken
Sales Agreement YC - SaaS
Stuur de YC-stijl SaaS-verkoopovereenkomst vanuit een HubSpot-deal in minuten, niet in dagen. Portant data merge vult de Google Doc en eSignatures verzamelen de handtekening zonder HubSpot te verlaten.
Sjabloon bekijken
Geheimhoudingsovereenkomst - eSign
Verwerk elke NDA vanuit één Google Sheet-tracker in een Google Docs-overeenkomst en stuur deze ter elektronische ondertekening zonder tussen tools te hoeven schakelen. Portant's data merge en eSignatures regelen het opstellen, het versturen en de ondertekende PDF op één plek.
Sjabloon bekijkenSluit je aan bij meer dan 40.000+ teams die Portant gebruiken
Portant is een echte game-changer voor Clipboard! Het bespaart ons verkoopteam wekelijks talloze uren door het automatisch genereren van bestelformulieren, voorstellen en contracten met informatie uit HubSpot.
Met Portant verwerk ik documenten rechtstreeks vanuit HubSpot. Geen geswitcht tussen platforms. Geen gekopieer van gegevens.
Portant verving drie afzonderlijke tools voor ons. Eén platform regelt documenten, handtekeningen en opvolging zonder HubSpot te verlaten.
Honderden contracten gaan er met een paar klikken uit. De getekende komen terug binnen, en de rest is gemakkelijk te herkennen.
Bij RepCard gaf Portant ons een volledig geautomatiseerde workflow binnen HubSpot, waarmee we het handmatig aanmaken van overeenkomsten op schaal hebben vervangen.
We zien een hogere gemiddelde omzet per deal met Portant en snellere sluitingstijden. Het toont een duidelijk effect op de salessnelheid.
Geweldig product. Ik gebruik het al meer dan een jaar en de integratie met Google Workspace is fantastisch. Veel waardering voor het luisteren naar je gebruikers!
Wanneer het managementteam om een verlengingsdocument vraagt, zorgt Portant dat het er binnen een uur is. Het heeft mijn hele team meer slagkracht gegeven.
Echt een gamechanger! Portant stroomlijnt deze taken en stelt me in staat me te richten op de dingen die mijn aandacht en probleemoplossend vermogen vereisen!
Deze software neemt op briljante wijze het vervelende proces van het aanmaken en verzenden van facturen over. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten bij gegevensinvoer aanzienlijk.
Dit product is een gamechanger voor al die pijnlijke handmatige documentsamenvoeging. Geweldig wat jij en het team hebben gebouwd!
Onze verkopers besteedden vroeger 30 minuten per offerte. Nu is het minder dan twee minuten en zien de documenten er beter uit dan ooit.