Automatisierung von HR-Dokumenten
Arbeitsvertrag
Senden Sie jedem neuen Mitarbeiter einen personalisierten Arbeitsvertrag über dasselbe Google Sheet, das Ihr Team bereits führt. Portant führt die Zeile in einem Google-Dokument zusammen, sammelt die E-Signatur des Kandidaten und legt die signierte PDF-Datei in Drive ab.
~5 Minuten Einrichtung · Wird von über 100 Teams verwendet
Mehr als 40.000 Teams vertrauen darauf
Übersicht
Senden Sie jedem neuen Mitarbeiter einen unterzeichneten Arbeitsvertrag aus einem Google Sheet
People Ops hält die Tabelle für neue Mitarbeiter mit Namen, Titeln, Gehältern, Startdaten und Managern auf dem neuesten Stand. Dann kopiert jemand jede Zeile in ein Word-Dokument, legt den Abstand fest, hängt ihn an eine E-Mail an und wartet tagelang darauf, dass der Kandidat ihn ausdruckt, unterschreibt und zurückscannt. Wenn der Vertrag zurückkehrt, steht das Startdatum bereits im Kalender.
Diese Vorlage behält das Blatt als Quelle bei. Portant liest jede neue Einstellungszeile, führt die Felder in Ihrem von der Personalabteilung genehmigten Google-Dokument zusammen und sendet den Vertrag per E-Mail an den Kandidaten E-Signaturen. Das signierte PDF landet mit einem sauberen Dateinamen wieder im Drive-Ordner des Mitarbeiters, sodass die Personalabteilung am ersten Tag über die ausgeführte Kopie verfügt.
Es eignet sich für People-Ops-Koordinatoren, Personaleinsteiger und Gründer, die bei KMU und mittelständischen Unternehmen Personalbeschaffungsmaßnahmen durchführen und jährlich fünf bis fünfzig Mitarbeiter einstellen. Die Full-Flow-Leitern bis zu Verträge, zusammen mit Angebotsschreiben, NDAs und Kaufverträgen, die auf demselben Blatt ausgeführt werden.
Für wen ist das?
Ist diese Vorlage das Richtige für Sie?
Rechts-, Vertriebs- und Betriebsteams verwalten wiederkehrende Vereinbarungen.
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Angebote werden am Tag ihrer Verlängerung unterzeichnet. Die Portant-Datenzusammenführung füllt den Vertrag aus dem neuen Einstellungsblatt aus und eSignatures sendet ihn direkt an den Kandidaten, sodass die meisten unterzeichneten Angebote innerhalb weniger Stunden zurückkommen.
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Eine Vorlage, der das gesamte HR-Team vertraut. People Ops besitzt ein einziges Google-Dokument und Portant ändert nur die zusammengeführten Kandidatenfelder, sodass die Rechtsabteilung nicht mehr jedes Mal einzelne Word-Änderungen überprüft, wenn jemand eine neue Stelle einstellt.
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Ausgeführte PDFs werden im richtigen Drive-Ordner abgelegt. Das Portant-Ausgabemanagement schreibt das signierte PDF mit einem sauberen Dateinamen in den Abteilungsordner des Mitarbeiters, sodass Onboarding, Gehaltsabrechnung und Audits es finden, ohne die Personalabteilung zu fragen.
Einrichtung
So richten Sie den Arbeitsvertrags-Workflow ein
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Schritt 1: Verbinden Sie Google Sheets und Google Docs
Öffnen Sie Portant, melden Sie sich mit dem Google-Konto an, das Ihr neues Einstellungsblatt besitzt, und autorisieren Sie den Drive-Ordner, in dem People Ops die Arbeitsvertragsvorlage speichert.
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Schritt 2: Ordnen Sie Zusammenführungs-Tags den Tabellenspalten zu
Fügen Sie im Workflow-Editor Zusammenführungs-Tags für den Kandidatennamen, die Rolle, das Gehalt, den Manager, das Startdatum und die Leistungen in das Dokument ein und verweisen Sie dann jedes Tag auf die entsprechende Spalte im neuen Einstellungsblatt.
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Schritt 3: Manager- und People Ops-Genehmigung hinzufügen
Einschalten Genehmigungsworkflows Daher überprüfen der Personalmanager und die Personalabteilung das zusammengeführte Dokument, bevor Portant es an den Kandidaten sendet.
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Schritt 4: Senden Sie das PDF zur Unterschrift und archivieren Sie es
Fügen Sie den eSignature-Schritt für den Kandidaten hinzu, legen Sie das Dateinamenmuster fest und sagen Sie es Output-Management In welchem Drive-Ordner die ausgeführte PDF-Datei abgelegt werden soll.
Häufig gestellte Fragen
Eine Arbeitsvertragsvorlage sollte die offiziellen Namen und Adressen der Parteien, die Berufsbezeichnung, das Startdatum, die Vergütung, Zusatzleistungen, Arbeitszeiten, Vertraulichkeitsbedingungen sowie Klauseln über die freiwillige Kündigung oder Kündigung enthalten. Portant füllt jede Variable aus der Zeile „Neuer Mitarbeiter“ in Google Sheets aus, sodass sich der juristische Text im Google Doc zwischen den Kandidaten nie ändert.
Nein. Ein Angebotsschreiben beschreibt die wichtigsten Bedingungen, die ein Kandidat mündlich akzeptiert hat, während ein Arbeitsvertrag die verbindliche Vereinbarung ist, die er vor Beginn unterzeichnet. Viele HR-Teams verwenden für beide den gleichen Portant-Workflow, wobei zwei Google Docs-Vorlagen auf die gleiche Spalte „Neueinstellungsblatt“ für den Angebotsstatus verweisen.
Ja. Portant generiert jeden Vertrag aus der neuen Einstellungszeile in Google Sheets, füllt das Google-Dokument aus und sendet es über E-Signaturen aus demselben Workflow an den Kandidaten. Die signierte PDF-Datei wird in dem von Ihnen gewählten Drive-Ordner gespeichert, sodass People Ops der Datei nie nachjagen muss.
Verbinden Sie das Google Sheet Ihres neuen Mitarbeiters mit einer Google Docs-Vorlage in Portant und fügen Sie dann einmal die E-Signatur- und Genehmigungsschritte hinzu. Von da an generiert jede Zeile, die den Status „Eingestellt“ erreicht, den Vertrag, leitet ihn zur Unterzeichnung weiter, sendet ihn an den Kandidaten und legt die unterzeichnete PDF-Datei in Drive ab.
Speichern Sie jedes kommerzielle Feld in einer Spalte des Google Sheet für neue Mitarbeiter und lassen Sie Portant den Wert in jeden Vertrag übernehmen. Die Finanzabteilung, die Personalabteilung und der Kandidat sehen auf dem unterzeichneten Dokument dieselbe Nummer, sodass die Bedingungen für Beteiligungszuschüsse und Boni niemals zwischen der Angebots-E-Mail und der ausgeführten Vereinbarung schwanken.
Ja. Die meisten HR-Teams exportieren ATS-Zeilen in dasselbe Google Sheet, das sie bereits verwalten. Anschließend führt Portant den Workflow von dort aus aus. Personalvermittler, die HubSpot verwenden, können dieselbe Arbeitsvertragsvorlage auch aus einem Geschäfts- oder Unternehmensdatensatz auslösen, ohne das Google-Dokument neu zu erstellen.
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