Automatización de documentos de RR.HH.
Contrato de Trabajo
Envíe un contrato de trabajo personalizado a cada nuevo empleado desde la misma hoja de Google que ya mantiene su equipo. Portant fusiona la fila en un documento de Google, recopila la firma electrónica del candidato y archiva el PDF firmado en Drive.
~5 minutos de configuración · Utilizado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Envíe un contrato de trabajo firmado a cada nuevo empleado desde una hoja de Google
People Ops mantiene actualizada la hoja de cálculo de nuevas contrataciones con nombres, títulos, salarios, fechas de inicio y gerentes. Luego, alguien copia cada fila en un documento de Word, corrige el espacio, lo adjunta a un correo electrónico y espera días hasta que el candidato lo imprima, lo firme y lo escanee. Cuando vuelve el contrato, la fecha de inicio ya está en el calendario.
Esta plantilla mantiene la Hoja como fuente. Portant lee cada fila de nueva contratación, combina los campos en su documento de Google aprobado por RR.HH. y envía el contrato al candidato a través de Firmas electrónicas. El PDF firmado vuelve a la carpeta de Drive del empleado con un nombre de archivo limpio, por lo que RR.HH. tiene la copia ejecutada el primer día.
Se adapta a los coordinadores de People Ops, las primeras contrataciones de RR.HH. y los fundadores que realizan contrataciones en PYMES y empresas medianas que contratan de cinco a cincuenta personas al año. Las escaleras de flujo completo hasta contratos, junto con cartas de oferta, NDA y acuerdos de venta que se ejecutan desde la misma hoja.
¿Para quién es esto?
¿Esta plantilla es adecuada para usted?
Equipos legales, de ventas y de operaciones que gestionan acuerdos recurrentes.
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Ofertas firmadas el día de su prórroga. La combinación de datos Portant completa el contrato desde la hoja de nueva contratación y eSignatures lo envía directamente al candidato, por lo que la mayoría de las ofertas firmadas regresan en unas pocas horas.
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Una plantilla en la que confía todo el equipo de RR.HH. People Ops posee un único documento de Google y Portant solo cambia los campos de candidatos combinados, por lo que Legal deja de revisar una edición de Word cada vez que alguien contrata un nuevo puesto.
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Archivos PDF ejecutados archivados en la carpeta correcta de Drive. La gestión de salida de Portant escribe el PDF firmado en la carpeta del departamento del empleado con un nombre de archivo limpio, de modo que la incorporación, la nómina y las auditorías lo encuentren sin preguntar a RR.HH.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo del contrato de trabajo
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01
Paso 1: conecte Google Sheets y Google Docs
Abra Portant, inicie sesión con la cuenta de Google propietaria de su nueva hoja de contratación y autorice la carpeta de Drive donde People Ops guarda la plantilla de contrato de trabajo.
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02
Paso 2: Asigne etiquetas de combinación a las columnas de la Hoja
En el editor de flujo de trabajo, coloque etiquetas combinadas en el documento para el nombre del candidato, función, salario, gerente, fecha de inicio y beneficios, luego apunte cada etiqueta a la columna coincidente en la hoja de nueva contratación.
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03
Paso 3: Agregar la aprobación del administrador y de People Ops
encender flujos de trabajo de aprobación por lo que el gerente de contratación y People Ops revisan el documento fusionado antes de que Portant lo envíe al candidato.
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04
Paso 4: envíe para firmar y archive el PDF
Agregue el paso de firma electrónica para el candidato, establezca el patrón de nombre de archivo y dígale gestión de salida en qué carpeta de Drive colocar el PDF ejecutado.
Preguntas frecuentes
Un modelo de contrato de trabajo debe incluir los nombres y direcciones legales de las partes, el cargo, la fecha de inicio, la compensación, los beneficios, las horas de trabajo, los términos de confidencialidad y las cláusulas de notificación o voluntad. Portant completa todas las variables de la fila de nuevas contrataciones en Google Sheets, por lo que el texto legal en Google Doc nunca cambia entre candidatos.
No. Una carta de oferta describe los términos principales que un candidato aceptó verbalmente, mientras que un contrato de trabajo es el acuerdo vinculante que firman antes de comenzar. Muchos equipos de recursos humanos utilizan el mismo flujo de trabajo Portant para ambos, con dos plantillas de Google Docs que apuntan a la misma columna de hoja de nueva contratación para conocer el estado de la oferta.
Sí. Portant genera cada contrato a partir de la fila de nuevas contrataciones en Google Sheets, completa el documento de Google y lo envía al candidato a través de firmas electrónicas desde el mismo flujo de trabajo. El PDF firmado se guarda en la carpeta de Drive que elija, para que People Ops nunca tenga que buscar el archivo.
Conecte su Google Sheet de nuevo empleado a una plantilla de Google Docs en Portant, luego agregue la firma electrónica y los pasos de aprobación una vez. A partir de ese momento, cada fila que alcanza el estado Contratado genera el contrato, lo dirige para su aprobación, lo envía al candidato y archiva el PDF firmado en Drive.
Almacene cada campo comercial en una columna de la hoja de Google para nuevos empleados y deje que Portant extraiga el valor de cada contrato. Finanzas, Recursos Humanos y el candidato ven el mismo número en el documento firmado, por lo que las subvenciones de capital y los términos de bonificación nunca varían entre el correo electrónico de oferta y el acuerdo ejecutado.
Sí. La mayoría de los equipos de recursos humanos exportan filas de ATS a la misma hoja de Google que ya mantienen y luego Portant ejecuta el flujo de trabajo desde allí. Los reclutadores que usan HubSpot también pueden activar la misma plantilla de contrato de trabajo desde un acuerdo o registro de empresa sin reconstruir Google Doc.
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