Automazione dei documenti HR
Contratto di lavoro
Invia un contratto di lavoro personalizzato a ogni nuovo assunto dallo stesso Google Sheet che il tuo team già utilizza. Portant unisce la riga in un Google Doc, raccoglie la firma elettronica del candidato e archivia il PDF firmato in Drive.
~5 min di configurazione · Usato da 100+ team
Scelto da oltre 40.000 team
Panoramica
Invia un contratto di lavoro firmato a ogni nuovo assunto da un unico Google Sheet
Il team People Ops mantiene aggiornato il foglio con nomi, mansioni, stipendi, date di inizio e manager. Poi qualcuno copia ogni riga in un documento Word, corregge la formattazione, lo allega a un'email e aspetta giorni che il candidato lo stampi, firmi e rispedisca via scansione. Quando il contratto torna, la data di inizio è già sul calendario.
Questo template mantiene il Sheet come fonte principale. Portant legge ogni riga del nuovo assunto, unisce i campi nel tuo Google Doc approvato dall'ufficio HR e invia il contratto al candidato tramiteeSignatures. Il PDF firmato arriva nella cartella Drive del dipendente con un nome file ordinato, così HR ha la copia eseguita già dal primo giorno.
È adatto ai coordinatori People Ops, ai primi responsabili HR e ai fondatori che gestiscono le assunzioni in aziende SMB e mid-market che assumono da cinque a cinquanta persone all'anno. Il flusso completo si integra con icontratti, insieme a lettere di offerta, NDA e accordi commerciali gestiti dallo stesso Sheet.
A chi è rivolto
Questo template fa al caso tuo?
Team legali, commerciali e operativi che gestiscono accordi ricorrenti.
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Offerte firmate lo stesso giorno in cui vengono estese.La fusione dati di Portant compila il contratto dal Sheet dei nuovi assunti e eSignatures lo invia direttamente al candidato, così la maggior parte delle offerte firmate torna nel giro di poche ore.
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Un unico template di cui tutto il team HR si fida.People Ops gestisce un solo Google Doc e Portant modifica solo i campi del candidato uniti, così il team legale smette di revisionare documenti Word modificati ogni volta che si assume qualcuno.
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PDF eseguiti archiviati nella cartella Drive corretta.La gestione degli output di Portant salva il PDF firmato nella cartella del dipartimento del dipendente con un nome file ordinato, così onboarding, paghe e audit lo trovano senza dover chiedere a HR.
Configurazione
Come configurare il flusso di lavoro per il contratto di lavoro
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01
Passaggio 1: Collega Google Sheets e Google Docs
Apri Portant, accedi con l'account Google proprietario del tuo Sheet dei nuovi assunti e autorizza la cartella Drive in cui People Ops conserva il template del contratto di lavoro.
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02
Passaggio 2: Mappa i tag di unione alle colonne del Sheet
Nell'editor del flusso di lavoro, inserisci i tag di unione nel Doc per nome del candidato, ruolo, stipendio, manager, data di inizio e benefit, quindi associa ogni tag alla colonna corrispondente nel Sheet dei nuovi assunti.
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03
Passaggio 3: Aggiungi l'approvazione del manager e di People Ops
Attiva iflussi di approvazionein modo che il hiring manager e People Ops revisionino il Doc unito prima che Portant lo invii al candidato.
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04
Passaggio 4: Invia per la firma e archivia il PDF
Aggiungi il passaggio di firma elettronica per il candidato, imposta il pattern del nome file e indica allagestione degli outputin quale cartella Drive salvare il PDF eseguito.
Domande frequenti
Un template di contratto di lavoro deve includere i nomi legali e gli indirizzi delle parti, la qualifica, la data di inizio, la retribuzione, i benefit, l'orario di lavoro, le clausole di riservatezza e le clausole di recesso o preavviso. Portant compila ogni variabile dalla riga del nuovo assunto in Google Sheets, così il testo legale nel Google Doc non cambia mai tra un candidato e l'altro.
No. Una lettera di offerta riassume i termini principali accettati verbalmente dal candidato, mentre un contratto di lavoro è l'accordo vincolante che firma prima di iniziare. Molti team HR utilizzano lo stesso flusso Portant per entrambi, con due template Google Docs che puntano alla stessa colonna dello stato dell'offerta nel Sheet dei nuovi assunti.
Sì. Portant genera ogni contratto dalla riga del nuovo assunto in Google Sheets, compila il Google Doc e lo invia al candidato tramite eSignatures nello stesso flusso di lavoro. Il PDF firmato viene salvato nella cartella Drive che hai scelto, così People Ops non deve mai rincorrere il file.
Collega il tuo Google Sheet dei nuovi assunti a un template Google Docs in Portant, poi aggiungi i passaggi di firma elettronica e approvazione una sola volta. Da quel momento, ogni riga che raggiunge lo stato Hired genera il contratto, lo instrada per l'approvazione, lo invia al candidato e archivia il PDF firmato in Drive.
Archivia ogni campo commerciale in una colonna del Google Sheet dei nuovi assunti e lascia che Portant inserisca il valore in ogni contratto. Finance, HR e il candidato vedono lo stesso numero nel Doc firmato, così i piani di equity e i termini sui bonus non divergono mai tra l'email di offerta e l'accordo eseguito.
Sì. La maggior parte dei team HR esporta le righe dall'ATS nello stesso Google Sheet che già gestiscono, poi Portant esegue il flusso da lì. I recruiter che usano HubSpot possono anche avviare lo stesso template del contratto di lavoro da un record deal o azienda senza dover ricreare il Google Doc.
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