Automação de documentos de RH
Contrato de Trabalho
Envie um contrato de trabalho personalizado para cada novo colaborador a partir da mesma Google Sheet que sua equipe já utiliza. O Portant mescla a linha em um Google Doc, coleta a assinatura eletrônica do candidato e arquiva o PDF assinado no Drive.
~5 min de configuração · Usado por mais de 100 equipes
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Visão geral
Envie um contrato de trabalho assinado para cada novo colaborador a partir de uma única Google Sheet
O time de People Ops mantém a planilha de novos colaboradores atualizada com nomes, cargos, salários, datas de início e gestores. Depois, alguém copia cada linha para um documento Word, corrige a formatação, anexa a um e-mail e aguarda dias para que o candidato imprima, assine e escaneie de volta. Quando o contrato retorna, a data de início já está no calendário.
Este modelo mantém a Sheet como fonte de dados. O Portant lê cada linha de novo colaborador, mescla os campos no seu Google Doc aprovado pelo RH e envia o contrato ao candidato por meio deassinaturas eletrônicas. O PDF assinado é salvo na pasta do colaborador no Drive com um nome de arquivo organizado, para que o RH tenha a cópia executada já no primeiro dia.
Este modelo é ideal para coordenadores de People Ops, primeiras contratações de RH e fundadores que gerenciam contratações em empresas de pequeno e médio porte que admitem de cinco a cinquenta pessoas por ano. O fluxo completo se integra acontratos, juntamente com cartas de oferta, NDAs e acordos de vendas executados a partir da mesma Sheet.
Para quem é este modelo
Este modelo é adequado para você?
Equipes jurídicas, de vendas e de operações que gerenciam acordos recorrentes.
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Ofertas assinadas no mesmo dia em que são estendidas.A mesclagem de dados do Portant preenche o contrato a partir da Sheet de novos colaboradores e as assinaturas eletrônicas o enviam diretamente ao candidato, de modo que a maioria das ofertas assinadas retorna em poucas horas.
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Um único modelo em que toda a equipe de RH confia.O People Ops gerencia um único Google Doc e o Portant altera apenas os campos mesclados do candidato, eliminando a necessidade de o jurídico revisar edições avulsas no Word a cada nova contratação.
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PDFs executados arquivados na pasta correta do Drive.O gerenciamento de saída do Portant salva o PDF assinado na pasta do departamento do colaborador com um nome de arquivo organizado, para que onboarding, folha de pagamento e auditorias encontrem o documento sem precisar acionar o RH.
Configuração
Como configurar o fluxo de trabalho do contrato de trabalho
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01
Etapa 1: Conecte Google Sheets e Google Docs
Abra o Portant, faça login com a conta Google que é proprietária da sua Sheet de novos colaboradores e autorize a pasta do Drive onde o People Ops mantém o modelo de contrato de trabalho.
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02
Etapa 2: Mapeie as tags de mesclagem para as colunas da Sheet
No editor de fluxo de trabalho, insira tags de mesclagem no Doc para nome do candidato, cargo, salário, gestor, data de início e benefícios, e aponte cada tag para a coluna correspondente na Sheet de novos colaboradores.
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03
Etapa 3: Adicione aprovação do gestor e do People Ops
Ative osfluxos de aprovaçãopara que o gestor de contratação e o People Ops revisem o Doc mesclado antes de o Portant enviá-lo ao candidato.
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04
Etapa 4: Envie para assinatura e arquive o PDF
Adicione a etapa de assinatura eletrônica para o candidato, defina o padrão de nome do arquivo e configure ogerenciamento de saídapara indicar em qual pasta do Drive o PDF executado será salvo.
Perguntas frequentes
Um modelo de contrato de trabalho deve incluir os nomes legais e endereços das partes, cargo, data de início, remuneração, benefícios, carga horária, cláusulas de confidencialidade e condições de aviso prévio ou rescisão. O Portant preenche cada variável a partir da linha do novo colaborador no Google Sheets, de modo que o texto jurídico no Google Doc nunca muda entre os candidatos.
Não. Uma carta de oferta descreve os termos principais que o candidato aceitou verbalmente, enquanto o contrato de trabalho é o acordo vinculante que ele assina antes de começar. Muitas equipes de RH utilizam o mesmo fluxo de trabalho do Portant para ambos, com dois modelos de Google Docs apontando para a mesma coluna da Sheet de novos colaboradores referente ao status da oferta.
Sim. O Portant gera cada contrato a partir da linha do novo colaborador no Google Sheets, preenche o Google Doc e o envia ao candidato por meio de assinaturas eletrônicas no mesmo fluxo de trabalho. O PDF assinado é salvo na pasta do Drive que você escolher, para que o People Ops nunca precise rastrear o arquivo manualmente.
Conecte sua Google Sheet de novos colaboradores a um modelo de Google Docs no Portant e adicione as etapas de assinatura eletrônica e aprovação uma única vez. A partir daí, cada linha que atingir o status Contratado gera o contrato, encaminha para aprovação, envia ao candidato e arquiva o PDF assinado no Drive.
Armazene cada campo comercial em uma coluna da Google Sheet de novos colaboradores e deixe o Portant inserir o valor em cada contrato. Financeiro, RH e o candidato visualizam o mesmo número no Doc assinado, de modo que os termos de participação acionária e bônus nunca divergem entre o e-mail de oferta e o acordo executado.
Sim. A maioria das equipes de RH exporta as linhas do ATS para a mesma Google Sheet que já utilizam, e o Portant executa o fluxo de trabalho a partir daí. Recrutadores que usam HubSpot também podem acionar o mesmo modelo de contrato de trabalho a partir de um negócio ou registro de empresa sem precisar recriar o Google Doc.
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