We doen elke maand facturering. Voor Portant was dat volledig handmatig. Een andere collega verzamelde de gegevens, ging met de accountant zitten en maakte samen alle facturen. Toen die collega vertrok, viel de taak mij toe. Ik werk liever niet te veel, dus begon ik naar automatisering te zoeken.
De uitdaging was dat we maandelijks terugkerende facturen hebben, maar dat de bedragen en de combinatie van producten en diensten steeds veranderen. De ene maand voegt een klant diensten toe of koopt een product. Elke maand is anders. Ik had iets nodig dat daarmee overweg kon.
We draaien alles op Google
Ons product draait op Google. We gebruiken Workspace. Het feit dat Portant rechtstreeks integreert met Google Sheets was een belangrijk voordeel.
Mijn collega verzamelt de gegevens en zet ze in het spreadsheet. Ik controleer alles en start de workflow. Ik heb een Google-spreadsheet aangemaakt, de kolommen geconfigureerd, een sjabloon gemaakt, de gegevens aan het sjabloon gekoppeld en het verzenden van e-mails met de pdf ingesteld. Wanneer ik de automatisering start, worden zowel de pdf als de Word-versie opgeslagen in onze Google Drive. Voor elke maand maak ik een nieuwe map aan en sla ik alles daar op.
De accountant downloadt vanuit Drive en maakt de officiële factuur voor de overheid en de klant. We sturen nog steeds de e-mail met de pdf om klanten te informeren dat er een factuur is aangemaakt en wat het bedrag is. Anders gaan de gegevens naar de overheid en de accountant, en zou de operationele afdeling er niets van zien.
Meerdere rijen in hetzelfde document
De functie die het mogelijk maakte, was het samenvoegen van meerdere rijen in hetzelfde document. Toen ik online zocht, was ik op zoek naar een tool die ik kon gebruiken voor terugkerende facturering waarbij de gegevens elke maand verschillen. Toen ik Portant vond, stopte ik met zoeken. Ik deed de demo, deed de installatie, en het was precies wat we nodig hadden.
De installatie was eenvoudig. Ik had een paar vragen over het configureren van het domein voor het verzenden van e-mails, en er waren een of twee keer dat gegevens verkeerd werden verstuurd totdat we erachter kwamen dat we rechtstreeks vanuit het Google-spreadsheet moesten bijwerken. Maar tot nu toe gaat alles goed.
De stabiliteit die we eerder niet hadden
De grootste verbetering was de stabiliteit van het aanmaken van facturen. Vroeger hing het ervan af wanneer twee of drie mensen tijd hadden om gegevens te verzamelen en facturen te maken. Nu hebben we een workflow. Mijn collega heeft de gegevens aan het einde van de maand klaar. Ik start het aanmaken en verzenden van facturen op de eerste of tweede werkdag. Het is vrij vastgelegd.
We hebben ook regelgeving. Voor maandelijkse diensten moeten we de factuur binnen vijf dagen na het begin van de maand versturen. Dat is nu geregeld.
Het opbouwen van het spreadsheet heeft ons gedwongen om de gegevens op één plek te verzamelen. We kunnen het gebruiken voor analyse van klantomzet en omzetverdeling tussen diensten en producten. Dezelfde gegevens die we nodig hebben voor facturering zijn nu ook nuttig voor rapportage.
Wat komt er hierna
Ik verken contractautomatisering en geautomatiseerde offertes. Wanneer een klant zich aanmeldt of een offerte aanvraagt, wil ik de offertering automatiseren op basis van parameters zoals het aantal voertuigen. We hebben nu geen HubSpot, maar het staat op de lijst.
Als je op Google werkt en klaar bent met handmatige facturering,start gratis op portant.co.
