Fazemos faturamento todo mês. Antes do Portant, tudo era manual. Outro membro da equipe coletava os dados, sentava com o contador e criava todas as faturas juntos. Quando esse colega saiu, a tarefa caiu no meu colo. Não gosto de trabalhar mais do que o necessário, então comecei a buscar automação.
O desafio era que temos faturas recorrentes mensais, mas os valores e a combinação de produtos e serviços mudam. Em um mês, um cliente pode adicionar serviços ou comprar um produto. Cada mês é diferente. Eu precisava de algo que conseguisse lidar com isso.
Rodamos tudo no Google
Nosso produto está no Google. Usamos o Workspace. O fato de o Portant se integrar diretamente ao Google Sheets foi um grande diferencial.
Meu colega faz a coleta de dados e insere na planilha. Eu confiro e executo o fluxo de trabalho. Criei uma planilha no Google, configurei as colunas, criei um modelo, conectei os dados ao modelo e configurei o envio de e-mail com o PDF. Quando executo a automação, tanto o PDF quanto a versão em Word são salvos no nosso Google Drive. Para cada mês, crio uma nova pasta e armazeno tudo lá.
O contador faz o download pelo Drive e cria a fatura oficial para o governo e para o cliente. Ainda enviamos o e-mail com o PDF para informar os clientes de que uma fatura foi gerada e qual é o valor. Caso contrário, os dados iriam apenas para o governo e para o contador, e a operação não teria visibilidade.
Várias linhas no mesmo documento
O recurso que viabilizou tudo foi a possibilidade de agrupar várias linhas em um mesmo documento. Quando estava pesquisando, procurava uma ferramenta que pudesse usar para faturamento recorrente com dados que variam a cada mês. Quando encontrei o Portant, parei de procurar. Fiz a demonstração, configurei tudo e era exatamente o que precisávamos.
A configuração foi tranquila. Tive algumas dúvidas sobre a configuração do domínio de envio de e-mail, e houve uma ou duas situações em que os dados foram enviados incorretamente, até descobrirmos que deveríamos atualizar diretamente pela planilha do Google. Mas até agora, ótimo.
A estabilidade que não tínhamos antes
A grande melhoria foi a estabilidade na emissão das faturas. Antes, dependia de quando duas ou três pessoas tinham tempo para coletar os dados e criar as faturas. Agora temos um fluxo de trabalho definido. Meu colega insere os dados até o final do mês. Eu executo a criação e o envio das faturas no primeiro ou segundo dia útil. É bem fixo.
Também temos regulamentações. Para serviços mensais, precisamos enviar a fatura dentro de cinco dias após o início do mês. Isso agora está garantido.
Estruturar a planilha nos obrigou a centralizar os dados em um único lugar. Podemos usá-los para análise de receita por cliente e distribuição de receita entre serviços e produtos. Os mesmos dados que precisamos para o faturamento agora são úteis para relatórios.
Próximos passos
Estou explorando a automação de contratos e propostas automatizadas. Quando um cliente se cadastra ou solicita um orçamento, gostaria de automatizar a cotação com base em parâmetros como número de veículos. Não usamos HubSpot agora, mas está na lista.
Se você usa o Google e está cansado de emitir faturas manualmente,comece gratuitamente em portant.co.
