Facciamo la fatturazione ogni mese. Prima di Portant, era completamente manuale. Un'altra persona del team raccoglieva i dati, si sedeva con il contabile e creavano tutte le fatture insieme. Quando quel collega se ne andò, il compito ricadde su di me. Non mi piace lavorare troppo, quindi ho iniziato a cercare un'automazione.
La difficoltà era che abbiamo fatture ricorrenti mensili, ma gli importi e la combinazione di prodotti e servizi cambiano. Un mese un cliente potrebbe aggiungere servizi o acquistare un prodotto. Ogni mese è diverso. Avevo bisogno di qualcosa che potesse gestire tutto questo.
Gestiamo tutto su Google
Il nostro prodotto è su Google. Usiamo Workspace. Il fatto che Portant si integri direttamente con Google Sheets è stato un punto di forza decisivo.
Il mio collega raccoglie i dati e li inserisce nel foglio. Io controllo e avvio il flusso di lavoro. Ho creato un foglio Google, configurato le colonne, creato un template, collegato i dati al template e impostato l'invio delle email con il PDF. Quando avvio l'automazione, sia il PDF che la versione Word vengono salvati nel nostro Google Drive. Per ogni mese creo una nuova cartella e conservo tutto lì.
Il contabile scarica dal Drive e crea la fattura ufficiale per il governo e il cliente. Inviamo comunque l'email con il PDF per informare i clienti che è stata emessa una fattura e qual è l'importo. Altrimenti i dati andrebbero al governo e al contabile, e le operations non ne sarebbero al corrente.
Più righe nello stesso documento
La funzione che ha reso tutto possibile è stata la possibilità di unire più righe nello stesso documento. Quando cercavo online, stavo cercando uno strumento da usare per la fatturazione ricorrente con dati che variano ogni mese. Quando ho trovato Portant, ho smesso di cercare. Ho fatto la demo, ho fatto la configurazione, ed era esattamente quello di cui avevamo bisogno.
La configurazione è stata semplice. Ho avuto un paio di domande sulla configurazione del dominio per l'invio delle email, e ci sono state una o due volte in cui i dati venivano inviati in modo errato finché non abbiamo capito che dovevamo aggiornare direttamente dal Google Spreadsheet. Ma finora va tutto bene.
La stabilità che prima non avevamo
Il miglioramento principale è stata la stabilità nella creazione delle fatture. In precedenza dipendeva da quando due o tre persone avevano tempo per raccogliere i dati e creare le fatture. Ora abbiamo un flusso di lavoro. Il mio collega inserisce i dati entro la fine del mese. Io avvio la creazione e l'invio delle fatture il primo o il secondo giorno lavorativo. È abbastanza regolare.
Abbiamo anche dei requisiti normativi. Per i servizi mensili dobbiamo inviare la fattura entro cinque giorni dall'inizio del mese. Questo è ora garantito.
Costruire il foglio ci ha obbligato a raccogliere i dati in un unico posto. Possiamo usarli per l'analisi dei ricavi per cliente e la distribuzione dei ricavi tra servizi e prodotti. Gli stessi dati che ci servono per la fatturazione sono ora utili per la reportistica.
I prossimi passi
Sto esplorando l'automazione dei contratti e le offerte automatizzate. Quando un cliente si registra o chiede un preventivo, mi piacerebbe automatizzare i preventivi in base a parametri come il numero di veicoli. Al momento non abbiamo HubSpot, ma è nella lista.
Se usi Google e sei stanco della fatturazione manuale,inizia gratuitamente su portant.co.
