Wir erstellen jeden Monat eine Rechnung. Vor Portant war es vollständig manuell. Eine andere Person im Team sammelte Daten, setzte sich mit dem Buchhalter zusammen und erstellte gemeinsam alle Rechnungen. Als dieser Kollege ging, fiel die Aufgabe auf mich. Da ich nicht so gerne arbeite, habe ich angefangen, nach Automatisierung zu suchen.
Die Herausforderung bestand darin, dass wir monatlich wiederkehrende Rechnungen haben, sich jedoch die Beträge und die Mischung aus Produkten und Dienstleistungen ändern. Einen Monat lang könnte ein Kunde Dienstleistungen hinzufügen oder ein Produkt kaufen. Jeder Monat ist anders. Ich brauchte etwas, das damit umgehen konnte.
Wir betreiben alles auf Google
Unser Produkt ist bei Google. Wir nutzen Workspace. Die Tatsache, dass Portant direkt in Google Sheets integriert werden kann, war ein großes Verkaufsargument.
Mein Kollege übernimmt die Datenerfassung und trägt sie in das Blatt ein. Ich überprüfe den Workflow noch einmal und führe ihn aus. Ich habe eine Google-Tabelle erstellt, die Spalten konfiguriert, eine Vorlage erstellt, die Daten mit der Vorlage verknüpft und den E-Mail-Versand mit der PDF-Datei eingerichtet. Wenn ich die Automatisierung ausführe, werden sowohl die PDF- als auch die Word-Version in unserem Google Drive gespeichert. Für jeden Monat erstelle ich einen neuen Ordner und speichere dort alles.
Der Buchhalter lädt die offizielle Rechnung von Drive herunter und erstellt sie für die Regierung und den Kunden. Wir versenden weiterhin die E-Mail mit dem PDF, um Kunden darüber zu informieren, dass eine Rechnung erstellt wurde und wie hoch der Betrag ist. Andernfalls gehen die Daten an die Regierung und an den Buchhalter, und der Betrieb würde sie nicht sehen.
Mehrere Zeilen im selben Dokument
Die Funktion, die dafür sorgte, dass es funktionierte, war die Verknüpfung mehrerer Zeilen in demselben Dokument. Als ich online recherchierte, suchte ich nach einem Tool, das ich für wiederkehrende Rechnungen verwenden konnte, bei denen die Daten jeden Monat variieren. Als ich Portant fand, hörte ich auf zu suchen. Ich habe die Demo gemacht, das Setup durchgeführt und es war genau das, was wir brauchten.
Die Einrichtung war unkompliziert. Ich hatte ein paar Fragen zur Konfiguration der E-Mail-Versanddomäne und ein oder zwei Mal wurden Daten falsch gesendet, bis wir herausfanden, dass wir die Aktualisierung direkt über die Google-Tabelle durchführen sollten. Aber soweit so gut.
Die Stabilität, die wir vorher nicht hatten
Die größte Verbesserung war die Stabilität der Rechnungserstellung. Bisher kam es darauf an, wann zwei oder drei Personen Zeit hatten, Daten zu sammeln und Rechnungen zu erstellen. Jetzt haben wir einen Workflow. Mein Kollege hat die Daten bis Ende des Monats vorliegen. Ich führe die Rechnungserstellung und den Rechnungsversand am ersten oder zweiten Werktag durch. Es ist ziemlich fest.
Wir haben auch Vorschriften. Bei monatlichen Leistungen müssen wir die Rechnung innerhalb von fünf Tagen nach Monatsbeginn versenden. Das ist jetzt abgedeckt.
Durch die Erstellung der Tabelle waren wir gezwungen, die Daten an einem Ort zu sammeln. Wir können es für die Kundenumsatzanalyse und die Umsatzverteilung zwischen Dienstleistungen und Produkten verwenden. Die gleichen Daten, die wir für die Rechnungsstellung benötigen, sind jetzt für das Reporting nützlich.
Was kommt als nächstes?
Ich beschäftige mich mit Vertragsautomatisierung und automatisierten Angeboten. Wenn sich ein Kunde anmeldet oder nach einem Angebot fragt, möchte ich die Angebotserstellung basierend auf Parametern wie der Anzahl der Fahrzeuge automatisieren. Wir haben HubSpot derzeit nicht, aber es steht auf der Liste.
Wenn Sie bei Google sind und die manuelle Rechnungsstellung satt haben, Starten Sie kostenlos bei portant.co.
