Realizamos facturación todos los meses. Antes de Portant, era completamente manual. Otra persona del equipo recopilaría datos, se sentaría con el contador y crearía todas las facturas juntos. Cuando ese colega se fue, la tarea recayó en mí. No me gusta trabajar demasiado, así que comencé a buscar la automatización.
El desafío fue que tenemos facturas recurrentes mensuales, pero los montos y el mix de productos y servicios cambian. Un mes un cliente puede agregar servicios o comprar un producto. Cada mes es diferente. Necesitaba algo que pudiera manejar eso.
Ejecutamos todo en Google
Nuestro producto está en Google. Usamos espacio de trabajo. El hecho de que Portant se integre directamente con Google Sheets fue un gran punto de venta.
Mi colega recopila los datos y los pone en la hoja. Verifico dos veces y ejecuto el flujo de trabajo. Creé una hoja de cálculo de Google, configuré las columnas, creé una plantilla, conecté los datos a la plantilla y configuré el envío de correo electrónico con el PDF. Cuando ejecuto la automatización, tanto la versión PDF como la de Word se guardan en nuestro Google Drive. Cada mes creo una nueva carpeta y guardo todo allí.
El contador descarga desde Drive y crea la factura oficial para el gobierno y el cliente. Seguimos enviando el correo electrónico con el PDF para informar a los clientes que se creó una factura y cuál es el monto. De lo contrario, los datos van al gobierno y al contador y operaciones no los verían.
Varias filas en el mismo documento
La característica que lo hizo funcionar fue acoplar varias filas en el mismo documento. Cuando buscaba en línea, buscaba una herramienta que pudiera utilizar para la facturación recurrente donde los datos varían cada mes. Cuando encontré Portant, dejé de buscar. Hice la demostración, hice la configuración y era exactamente lo que necesitábamos.
La configuración fue sencilla. Tenía un par de preguntas sobre la configuración del dominio de envío de correo electrónico y hubo una o dos ocasiones en las que los datos se enviaron incorrectamente hasta que descubrimos que debíamos actualizar directamente desde la hoja de cálculo de Google. Pero hasta ahora todo bien.
La estabilidad que no teníamos antes
La principal mejora fue la estabilidad de la creación de facturas. Antes dependía de cuándo dos o tres personas tenían tiempo para recopilar datos y crear facturas. Ahora tenemos un flujo de trabajo. Mi colega tiene los datos a finales de mes. Realizo la creación y envío de facturas el primer o segundo día hábil. Está bastante arreglado.
También tenemos regulaciones. Para servicios mensuales debemos enviar la factura dentro de los cinco días posteriores al inicio del mes. Eso ya está cubierto.
La creación de la hoja de cálculo nos obligó a recopilar los datos en un solo lugar. Podemos usarlo para el análisis de ingresos de los clientes y la distribución de ingresos entre servicios y productos. Los mismos datos que necesitamos para facturar ahora son útiles para generar informes.
¿Qué sigue?
Estoy explorando la automatización de la contratación y las ofertas automatizadas. Cuando un cliente se registra o solicita una cotización, me gustaría automatizar la cotización en función de parámetros como la cantidad de vehículos. No tenemos HubSpot en este momento, pero está en la lista.
Si estás en Google y estás cansado de la facturación manual, Comience gratis en portant.co.
