私たちは毎月請求書を発行しています。Portant を導入する前は、すべて手作業でした。チームの別のメンバーがデータを収集し、経理担当者と一緒に座ってすべての請求書を作成していました。そのメンバーが退職すると、その業務が私に回ってきました。あまり多くの作業はしたくないので、自動化の方法を探し始めました。

課題は、毎月定期的な請求書を発行しているものの、金額や製品・サービスの組み合わせが変わることでした。ある月には顧客がサービスを追加したり、製品を購入したりすることがあります。毎月内容が異なります。そうした変化に対応できるツールが必要でした。

すべてを Google 上で運用

私たちのプロダクトは Google 上で動いています。Google Workspace を利用しています。Portant が Google Sheets と直接連携できる点は、大きな決め手になりました。

同僚がデータを収集してシートに入力し、私が確認してワークフローを実行します。Google スプレッドシートを作成し、列を設定し、テンプレートを作成し、データをテンプレートに接続し、PDF を添付したメール送信を設定しました。自動化を実行すると、PDF と Word 形式の両方が Google Drive に保存されます。月ごとに新しいフォルダーを作成し、そこにすべてを保存しています。

経理担当者は Drive からファイルをダウンロードし、政府および顧客向けの正式な請求書を作成します。請求書が発行されたことと金額を顧客に伝えるため、引き続き PDF を添付したメールも送信しています。そうしなければ、データは政府と経理担当者にしか届かず、運営部門が把握できなくなります。

同一ドキュメントへの複数行の統合

機能させる鍵となったのは、複数の行を同一ドキュメントにまとめる機能でした。オンラインで検索していたとき、毎月データが変わる定期請求に対応できるツールを探していました。Portant を見つけたとき、探すのをやめました。デモを試し、設定を行ったところ、まさに必要なものでした。

セットアップは簡単でした。メール送信ドメインの設定について質問が少しあり、Google スプレッドシートから直接更新すべきだと気づくまでの間にデータが誤って送信されたことが一度か二度ありました。しかし、今のところ順調です。

以前はなかった安定性

最大の改善点は、請求書作成の安定性です。以前は、2、3 人がデータ収集と請求書作成に時間を確保できるかどうかに左右されていました。今はワークフローがあります。同僚は月末までにデータを入力します。私は月初めの 1 日目か 2 日目に請求書の作成と送信を実行します。かなり固定されたスケジュールになっています。

また、規制の問題もあります。月次サービスについては、月の開始から 5 日以内に請求書を送付する必要があります。その要件も今では満たせています。

スプレッドシートを整備したことで、データを一か所に集めることができました。そのデータは、顧客ごとの売上分析やサービス・製品別の売上配分の把握にも活用できます。請求書発行に必要な同じデータが、レポーティングにも役立つようになりました。

今後の展開

現在は契約の自動化と自動見積もりの機能を検討しています。顧客がサインアップしたり見積もりを依頼したりした際に、車両台数などのパラメーターに基づいて自動的に見積もりを作成できるようにしたいと考えています。現時点では HubSpot は導入していませんが、候補リストに入っています。

Google を使っていて手作業の請求書発行にお困りであれば、portant.co で無料で始めましょう。