Hoe je tijd bespaart met thuiswerken

Als remote werker, vraag je je af hoe het komt dat je heel laat en gestrest naar bed gaat, geen gezins- of me-time hebt, en toch zo weinig gedaan krijgt overdag? 

Misschien geloofde je dat remote werken je de flexibiliteit en werk-privébalans zou geven waar je zo naar verlangde.

Je dacht dat als je op afstand zou werken, je eindelijk tijd zou hebben voor dat nevenproject, voor je gezin, of om een nieuwe vaardigheid te leren.

Maar de realiteit is anders nu je volledig op afstand werkt.

Je werkt nu meer uren dan in een fulltime kantoorbaan, gaat laat en gestrest naar bed. En je ziet op tegen de hoeveelheid taken die naar de volgende dag worden verschoven.

Als je maar meer tijd had, zou je veel gedaan krijgen en toch van je leven kunnen genieten. Maar dit is niet altijd waar voor mensen die op afstand werken. We hebben ontdekt dat meer tijd niet automatisch leidt tot meer productiviteit of geluk. In de Verenigde Staten heeft thuiswerken remote werkers bijvoorbeeld meer dan 89 miljoen uur per week bespaard aan woon-werkverkeer sinds de pandemie. En hier wordt het interessant... 12.000 mensen in de VS en Europa gaven aan dat deze extra tijd vaak wordt verspild aan onproductief werk of onnodige vrijetijdsactiviteiten.

Als remote werken je niet automatisch een gezonde werk-privébalans geeft, hoe kun je dan productief op afstand werken en toch genoeg tijd voor jezelf overhouden? Hoe bespaar je tijd in je remote baan of bij thuiswerken? Het antwoord: slim tijdmanagement, een sterke deep work-ethiek en vaste routines.

Wat dit artikel belooft

Of je nu op afstand werkt vanwege COVID-19 of omdat je een remote baan hebt gevonden, in dit artikel leer je waardevolle en praktische tips om effectief op afstand te werken en echt te genieten van de voordelen van thuiswerken. Je leert 6 eenvoudige tips voor remote en thuiswerken waarmee je stopt met werken tot diep in de nacht, de voordelen van remote workbenut, voldoende persoonlijke tijd hebt en toch veel gedaan krijgt op het werk. Na het lezen en toepassen van wat ik hier beschrijf, wordt het heel normaal om om 17:00 uur (als je dat wilt) de werkdag af te sluiten, andere delen van je leven bij te houden en voldaan en enthousiast over de volgende dag naar bed te gaan.

Laten we beginnen!

Tip 1: Creëer je eigen ochtendrit naar het werk

Als remote werker kan het overschakelen naar werkmodus veel tijd kosten. Dit komt doordat je te maken hebt met veel afleidingen. Het woon-werkverkeer 's ochtends was de manier waarop je dit vroeger deed, voordat je op afstand begon te werken. De tijd die je besteedde aan het reizen van huis naar kantoor zorgde er automatisch voor dat je in werkmodus kwam. Hoe kun je dit nabootsen als je thuis op afstand werkt? Je kunt dit doen door je eigen ochtendrit te creëren.

Hoe je je eigen ochtendrit creëert

Het is eenvoudig. Als remote werker kun je je eigen ochtendrit creëren door ochtendroutines te ontwikkelen die je helpen in werkmodus te komen. Wat doen mensen tijdens het woon-werkverkeer? Meestal plannen ze hun dag. Plannen helpt je een beeld te vormen van hoe je dag eruit zal zien en wat je op elk moment van de dag gaat doen. Niets kan je zo goed in een werkmodus brengen als dit. Als remote werker kun je hier een voorbeeld aan nemen om je eigen ochtendroutine te maken. Neem 15 minuten de tijd om je dag te plannen voordat je begint met werken. Enkele extra activiteiten die je aan je ochtendroutine kunt toevoegen:

• Plan je dag tijdens een wandeling
• Draag speciale werkkleding
• Luister naar een podcast of bekijk een YouTube-video

Bepaal je ochtendroutine en maak het een verplichte activiteit voordat je begint met werken. Al snel wordt het een deel van jezelf en een perfecte vervanging voor het woon-werkverkeer.

Hoe dit je tijd bespaart bij thuiswerken

Snel overschakelen naar werkmodus helpt je vroeg van start te gaan en de zware taken als eerste af te handelen

Remote work tools en tips om je hierbij te helpen

• Stel dagelijkse herinneringen in op je mobiele telefoon voor je ochtendroutine
• Gebruik een to-do-lijstapp of andere productiviteitsapps om je dag te plannen
• Microsoft werkt aan een virtual commute for Teams
• Gebruik AI-tools in je dagelijkse taken. Voorbeelden zijn ChatGPT voor het genereren van content, VEED voor videobewerking, Canva voor design, image to video ai en Grammarly voor schrijfondersteuning.
• Gebruik tools zoals Kontentino om je social media-activiteiten te coördineren en te stroomlijnen, zodat je minder tijd kwijt bent aan repetitieve taken en meer kunt focussen op de groei van je bedrijf.
  

Tip 2: Stel duidelijke regels in voor de mensen om je heen

Bij het remote werken krijg je weinig gedaan als iedereen en alles op elk moment toegang tot je heeft. Je krijgt misschien niets gedaan als je voortdurend wordt afgeleid door je kinderen, partner, familieleden of vrienden.

Stel duidelijke regels en grenzen in. 

• Je kinderen moeten weten wanneer (behalve in noodgevallen) papa (of mama) niet gestoord wil worden. 
• Je telefoon moet op de modus 'niet storen' staan om afleiding door telefoontjes en social media-meldingen te voorkomen.
• Als je in een coworking space werkt, moeten de mensen om je heen weten wanneer ze bij je terecht kunnen en wanneer ze je met rust moeten laten

Een VPN is ook de moeite waard om te gebruiken wanneer je vanuit een coworking space, café of onderweg werkt, omdat het je verbinding helpt beveiligen en je meer flexibiliteit geeft om de tools en content te gebruiken die je nodig hebt vanuit verschillende locaties.

Hoe dit je tijd bespaart bij remote werken

Je besteedt een ongelooflijke hoeveelheid tijd aan het reageren op afleidingen. Als je duidelijke regels kunt stellen die deze afleidingen wegnemen, houd je veel tijd over voor zinvol werk.

Tip 3: Plan deep work-tijd in (en vermijd lange to-do-lijsten)

Net als de meeste mensen heb je waarschijnlijk een to-do-lijst die even lang is als de Amerikaanse Onafhankelijkheidsverklaring. Lange to-do-lijsten kunnen leiden tot een burn-out, lagere werkkwaliteit en doorwerken tot diep in de nacht om je lijst af te vinken. En vaak schuif je toch nog taken door naar de volgende dag.

Doe dit in plaats daarvan

• Selecteer slechts een handvol zeer belangrijke resultaten voor de dag en ga daarmee aan de slag.
• Prop niet alle taken van de week in één dag. 
• 3 tot 5 belangrijke resultaten per dag is een goed beginpunt. Begin daarmee en laat alle andere taken voor wat ze zijn.
• Blokkeer in je dagplanning tijd voor deep work. In die tijd ben je 100% gefocust op een taak, zonder afleiding en met volledige mentale aandacht voor het voltooien ervan. 

Hoe helpt dit je tijd te besparen bij remote werken?

Door slechts een paar doelen voor de dag te stellen, kun je je richten op een beperkt aantal zaken en je deep work-tijd effectief benutten. Dit helpt je je werk sneller af te ronden, de werkdag vroeg af te sluiten en voldoende tijd vrij te maken voor je persoonlijke leven en ontspanning.

Remote work tools en tips om je hierbij te helpen

Schakel tijdens je deep work-tijd e-mail- en social media-meldingen uit op je apparaten (tenzij je werk deze tools vereist). Zet je telefoon op stil of schakel hem uit. Maak je geen zorgen, de wereld vergaat niet als je een paar telefoontjes, e-mails of Facebook-berichten mist. De volgende tip zorgt ervoor dat je nooit meer diep in de nacht hoeft te werken.

Tip 4: Houd vaste werktijden aan en stel een eindtijd in (en neem pauzes)

Als remote werker denk je dat je de hele dag voor jezelf hebt. Dit is misschien wel een van de redenen waarom je de eerste helft van de dag verspilt. In een fulltime 9-tot-5-baan is er een tijd waarop je op kantoor moet zijn en een tijd waarop je moet vertrekken en naar huis gaan. 

Hoe helpt dit de productiviteit? 

Dit geeft je het gevoel van urgentie dat je nodig hebt om serieus aan het werk te gaan en dingen op tijd af te ronden. Je weet dat je niet de hele dag hebt. Dit zorgt ervoor dat je bewust omgaat met hoe je je tijd overdag besteedt en je aanzet om je te richten op productiviteit en het voltooien van de taken die voor je liggen.

Doe hetzelfde in je thuiswerk. Stel een tijd in waarop je begint te werken en waarop je stopt. En houd je daaraan. Stel bijvoorbeeld dat je besluit te werken van 8.00 tot 17.00 uur. Als het 17.00 uur is, stop je met werken en richt je je op andere aspecten van je leven. Doe dit lang genoeg en je zult betere resultaten zien in je werk en een betere werk-privébalans. Plan binnen dit tijdsbestek een verplichte lunchpauze en twee tot drie pauzes van 15 tot 20 minuten weg van je werkstation. 

Tools en tips voor thuiswerken die je hierbij helpen

• Stel herinneringen in op je computer voor wanneer je begint en wanneer je stopt met werken
• Gebruik de Pomodoro technique om je werkwijze en pauzes te structureren
• Houd je aan het plan en bezwijk niet voor de verleiding om de herinneringen te negeren
• Gebruik Smart breaks (voor pc) en Timeout (voor Mac) om ervoor te zorgen dat je verplichte pauzes neemt. (deze apps blokkeren je computer op een ingesteld tijdstip en voor een bepaalde duur. Als je computer geblokkeerd is, weerstaat dan de drang om dit te omzeilen).
  

Als thuiswerker is het niet ongebruikelijk dat je verlangt naar je bed of bank. Het kan ook de behoefte zijn om tijdens je werktijd even bij een vriend langs te gaan. Of misschien is het die superinteressante Netflix-serie.

Je aan deze activiteiten overgeven kan productieve tijd verspillen en ertoe leiden dat je diep in de nacht doorwerkt om deadlines te halen. Als je Mac trager wordt tijdens werktijd, neem dan even de tijd om te leren hoe je dit op Mac kunt oplossen, zodat je geen kostbare tijd verliest door op je apparaat te wachten.

Tip 5 helpt je dit te overwinnen.

Tip 5: Scheid werk van thuis (+ Hou indien mogelijk een aparte werkruimte aan)

Als je vanuit huis werkt en jezelf blootstelt aan alle afleidingen, is dat een recept voor tijdverspilling.

Een vaste werkplek helpt je snel in de werkmodus te komen en direct aan belangrijke taken te beginnen, terwijl je de afleidingen om je heen minimaliseert. De beste manier om dit te doen is door een vaste werkplek te hebben. Denk aan je kantoor bij je gewone 9-tot-5-baan. Wat heb je daar? Probeer dat zo goed mogelijk na te bootsen in je thuiswerkruimte of thuiskantoor. Zoek een plek (je thuisbibliotheek, een kamer of een hoek in je kamer of woonkamer) waar je je werktools inricht. Dit is jouw kantoor, waar al het werkmagic gebeurt. Als dit niet lukt, richt dan elke dag een werkplek in je huis in en verwijder alle afleidingen. Haal die aan het einde van de dag weer weg.

Tools en tips voor thuiswerken die je hierbij helpen

Een tafel en een stoel komen hier heel goed van pas... 

Tot slot... Alles wat we tot nu toe hebben besproken, helpt je sneller te werken en meer tijd voor jezelf vrij te maken terwijl je op afstand werkt. Maar wat doe je met deze vrije tijd?

Punt 6: Gebruik je vrije tijd verstandig

Zoals ik eerder al zei, is vrije tijd op zichzelf niet nuttig. Wat belangrijk is, is hoe je die gebruikt. Besteed je die om je eigen leven en het leven van de mensen om je heen te verrijken?

Hoe je je vrije tijd verstandig gebruikt tijdens het thuiswerken

Hier zijn 6 suggesties voor dingen die je kunt doen om het meeste uit je nieuw gevonden vrije tijd te halen: 

• Plan wat je met je vrije tijd gaat doen. Laat het niet aan het toeval over
• Breng vrije tijd door met vrienden en collega's. 
• Geef jezelf een beloning voor goed werk aan het einde van de dag.
• Bewegen/sporten 
• Vrijwilligerswerk doen. 
• Houd je aan je plan

Conclusie

Thuiswerken kan stressvoller uitpakken dan je 9-tot-5-baan als je geen maatregelen neemt. Maar als je de tips uit dit artikel hebt gevolgd, ben je op weg om meer tijd voor jezelf vrij te maken, terwijl je als thuiswerker meer gedaan krijgt en geniet van een gezonde werk-privébalans.

Ga nu alles wat je hebt geleerd in de praktijk brengen en laat ons weten hoe het gaat.

‍