Elke zakelijke agenda vereist voortdurend het opstellen van overeenkomsten. Contracten vormen de basis van vrijwel elke zakelijke relatie, of het nu gaat om het aannemen van medewerkers, het inschakelen van leveranciers of het huren van kantoorruimte. 

Maar stel je voor dat een bedrijf elke keer opnieuw over voorwaarden zou moeten onderhandelen wanneer het een deal wil sluiten. Dit zou niet alleen tijdrovend zijn, maar ook ruimte laten voor inconsistenties en juridische risico's. Dit is waar gestandaardiseerde contracten van pas komen.

Wat is een gestandaardiseerd contract?

Een gestandaardiseerd contract, of standaardcontract, is een vooraf opgestelde overeenkomst waarin de meeste voorwaarden van tevoren zijn vastgelegd, met weinig of geen mogelijkheid voor een van de partijen om te onderhandelen.

Portant's Non-Disclosure Agreement (NDA) template document with highlighted text indicating the agreement title and introductory clauses

Deze contracten zijn nuttig voor situaties met bulkovereenkomsten, waarbij dezelfde voorwaarden kunnen worden toegepast op meerdere transacties zonder dat afzonderlijke onderhandelingen nodig zijn. 

Neem bijvoorbeeld een groot bedrijf dat software verkoopt aan verschillende klanten. In plaats van voor elke klant een nieuw zakelijk contract te onderhandelen, gebruikt het bedrijf een gestandaardiseerd contract dat voor alle verkopen dezelfde voorwaarden en bepalingen omschrijft. Dit garandeert efficiëntie en consistentie bij alle transacties.

Waarom zou je contracten standaardiseren?

Het standaardiseren van contracten biedt meerdere voordelen die bedrijven helpen hun activiteiten te stroomlijnen en zich te richten op groei. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom het standaardiseren van contracten voordelig is:

  1. Snellere bedrijfsgroei: Gestandaardiseerde contracten stellen bedrijven in staat hun activiteiten op te schalen zonder vastgelopen te raken in het onderhandelingsproces. Dankzij vooraf vastgestelde voorwaarden kunnen overeenkomsten snel worden uitgevoerd, zodat bedrijven klanten, leveranciers en medewerkers sneller kunnen inschakelen.

  2. Tijds- en middelenefficiëntie: Het opstellen van nieuwe contracten voor elke transactie is tijdrovend en vraagt veel middelen. Gestandaardiseerde contracten verminderen het repetitieve handmatige werk en besparen zo aanzienlijk veel tijd en middelen. Deze efficiëntie leidt tot kostenbesparingen en stelt juridische teams in staat zich te richten op complexere contracten die maatwerk onderhandelingen vereisen.

  3. Consistentie en minder risico: Het gebruik van een gestandaardiseerde contractsjabloon zorgt ervoor dat alle overeenkomsten aan dezelfde voorwaarden voldoen, waardoor het risico op fouten en omissies afneemt. Deze consistentie is cruciaal om juridische risico's te minimaliseren en naleving van relevante wet- en regelgeving te waarborgen.

  4. Vereenvoudigd contractbeheer: Gestandaardiseerde contracten vereenvoudigen de volledige contractlevenscyclus, van opstelling tot uitvoering en opslag. Dit maakt het beheren en bijhouden van overeenkomsten eenvoudiger en zorgt ervoor dat alle partijen op één lijn zitten en deadlines en verplichtingen nakomen.

Gezien deze voordelen is het voor bedrijven gebruikelijk om voortdurend te zoeken naar efficiënte manieren om contracten op grote schaal op te stellen.

Voordelen die gestandaardiseerde contracten zo krachtig maken

Gestandaardiseerde contracten bieden een groot aantal voordelen die de bedrijfsvoering aanzienlijk kunnen verbeteren. Hier zijn enkele van de meest overtuigende voordelen:

  1. Bulk contractdistributie: Zet gestandaardiseerde contracten naadloos in voor meerdere transacties.
  2. Minder tijd aan onderhandelingen: Besteed minder tijd aan het onderhandelen over voorwaarden en meer tijd aan strategische activiteiten.
  3. Lagere juridische kosten: Beperk de behoefte aan uitgebreide juridische beoordelingen en consulten.
  4. Meer consistentie: Zorg voor uniformiteit in alle overeenkomsten en verminder de kans op afwijkingen.
  5. Gestroomlijnde contractworkflow: Verbeter de efficiëntie van het contractproces van opstelling tot ondertekening en opslag.

Hoe standaardiseer je contracten?

Het standaardiseren van contracten houdt in dat je sjablonen maakt die herhaaldelijk kunnen worden gebruikt met minimale aanpassingen. Contractbeheersoftware is de meest efficiënte en kosteneffectieve manier om contracten te standaardiseren. Deze platforms beschikken over kant-en-klare sjablonen die kunnen worden aangepast aan specifieke behoeften. 

Zo kun je je contracten standaardiseren:

  1. Kies betrouwbare contractbeheersoftware: Zoek naar software die een bibliotheek met contractsjablonen en aanpassingsopties biedt. De software moet ook het volledige contractproces ondersteunen, van opstelling tot uitvoering en opslag.

  2. Maak of pas sjablonen aan: Gebruik de sjablonen van de contractbeheersoftware of maak je eigen sjablonen. Zorg ervoor dat de sjablonen alle noodzakelijke voorwaarden en bepalingen bevatten en eenvoudig kunnen worden aangepast voor verschillende transacties.

  3. Implementeer standaardworkflows: Stel standaardworkflows in de software in voor het beheren van contractgoedkeuringen, revisies en handtekeningen. Dit helpt de consistentie te bewaren en zorgt ervoor dat alle contracten hetzelfde proces doorlopen.

  4. Train je team: Informeer belanghebbenden en juridische teams over het gebruik van de gestandaardiseerde contracten en de software. Zo is iedereen op één lijn en kan het contractbeheer effectief worden uitgevoerd.

Door gebruik te maken van contractbeheersoftware zoals Portant kunnen bedrijven zoals het jouwe hun contracten efficiënt standaardiseren, kosten verlagen en de operationele efficiëntie verbeteren.

Bekijk de onderstaande video om een idee te krijgen van hoe je je gestandaardiseerde contracten kunt opstellen en automatiseren:

           

Portant's contractworkflow

   

Voorbeelden van gestandaardiseerde contracten

Gestandaardiseerde contracten zijn er in verschillende vormen, elk afgestemd op specifieke zakelijke behoeften. Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van gestandaardiseerde contracten:

Arbeidscontracten

Portant's employment contract template with placeholders for candidate name, address, position, commencement date, remuneration, bonus, and work hours.

Arbeidscontracten beschrijven de arbeidsvoorwaarden tussen een werkgever en een werknemer. Deze contracten bevatten doorgaans taakomschrijvingen, salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en ontslagvoorwaarden. Er bestaan verschillende soorten arbeidscontracten , maar gestandaardiseerde arbeidscontracten zorgen ervoor dat alle werknemers aan dezelfde voorwaarden zijn gebonden, wat eerlijkheid en consistentie binnen de organisatie bevordert.

Als je besluit een vooraf gemaakt gestandaardiseerd arbeidscontractsjabloonte gebruiken, heeft Portant al een sjabloon beschikbaar dat je direct kunt gebruiken.

Geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's)

NDA's beschermen vertrouwelijke informatie die tussen partijen wordt gedeeld, waaronder handelsgeheimen, bedrijfseigen informatie en andere gevoelige gegevens. Het standaardiseren van NDA's helpt bedrijven vertrouwelijkheidsvoorwaarden vast te leggen met partners, medewerkers en leveranciers, zonder langdurige onderhandelingen.

Als je een gestandaardiseerde geheimhoudingsovereenkomst nodig hebt, geeft het NDA-overeenkomstsjabloon van Portant je een goede start. 

Huurovereenkomsten voor vastgoed

Huurovereenkomsten voor vastgoed zijn gestandaardiseerde contracten tussen verhuurders en huurders. Ze specificeren de huurvoorwaarden, waaronder de huurprijs, de huurduur en onderhoudsverantwoordelijkheden. Gestandaardiseerde huurovereenkomsten voor vastgoed zorgen ervoor dat alle huurders aan dezelfde voorwaarden zijn gebonden, wat het vastgoedbeheer vereenvoudigt.

Leveranciersovereenkomsten

Leveranciersovereenkomsten beschrijven de servicevoorwaarden tussen een bedrijf en zijn leveranciers. Deze contracten bevatten doorgaans betalingsvoorwaarden, leveringsschema's en prestatieverwachtingen.  Het standaardiseren van leveranciersovereenkomsten helpt bedrijven hun toeleveringsketen efficiënter te beheren door consistente voorwaarden te garanderen voor alle leveranciersrelaties.

Standaardiseer je contracten met Portant

Portant biedt een geautomatiseerde oplossing voor bedrijven die hun contracten willen standaardiseren. Met een uitgebreide bibliotheek aan contractsjablonen biedt Portant gestandaardiseerde contracten die eenvoudig kunnen worden aangepast aan diverse zakelijke behoeften. Of je nu arbeidscontracten, NDA's of leveranciersovereenkomsten nodig hebt, de sjablonen van Portant dekken vele toepassingen.

Naast het aanbieden van sjablonen stroomlijnt de contractbeheersoftware van Portant het volledige contractproces. Van opstelling en aanpassing tot verzending, beoordeling en eContracten ondertekenen: Portant zorgt ervoor dat je contractworkflow efficiënt en probleemloos verloopt. 

Portant's E-signature Feature

Klanten kunnen de voorwaarden bekijken, de overeenkomst elektronisch ondertekenen en deze ter verwerking terugsturen, alles binnen hetzelfde platform.

Door contracten te standaardiseren met Portant kunnen bedrijven de tijd en middelen die worden besteed aan het opstellen van overeenkomsten verminderen, consistentie en compliance waarborgen, en snellere bedrijfsgroei realiseren. 

Met Portant kun je je richten op wat het belangrijkst is: het laten groeien van je bedrijf en het koesteren van waardevolle relaties.