Ogni agenda aziendale richiede la creazione continua di accordi. I contratti sono alla base di quasi ogni relazione commerciale, che si tratti di assumere dipendenti, coinvolgere fornitori o affittare spazi per uffici. 

Ma immagina se un'azienda dovesse negoziare i termini da zero ogni volta che vuole concludere un accordo. Non solo sarebbe dispendioso in termini di tempo, ma aprirebbe anche la porta a incongruenze e rischi legali. È qui che entrano in gioco i contratti standardizzati.

Cos'è un contratto standardizzato?

Un contratto standardizzato, o contratto standard, è un accordo predisposto in cui la maggior parte dei termini è definita in anticipo, con scarsa o nessuna possibilità di negoziazione per una delle parti.

Portant's Non-Disclosure Agreement (NDA) template document with highlighted text indicating the agreement title and introductory clauses

Questi contratti sono utili nelle situazioni che prevedono accordi in grandi volumi, in cui gli stessi termini possono essere applicati a numerose transazioni senza richiedere una negoziazione individuale. 

Ad esempio, considera una grande azienda che vende software a vari clienti. Invece di negoziare un nuovo contratto commerciale per ogni cliente, l'azienda utilizza un contratto standardizzato che definisce gli stessi termini e condizioni per tutte le vendite. Questo garantisce efficienza e coerenza in tutte le transazioni.

Perché dovresti standardizzare i contratti?

Standardizzare i contratti offre molteplici vantaggi che aiutano le aziende a ottimizzare le proprie operazioni e a concentrarsi sulla crescita. Ecco alcuni motivi principali per cui la standardizzazione dei contratti è vantaggiosa:

  1. Crescita aziendale più rapida: I contratti standardizzati consentono alle aziende di espandere le proprie operazioni senza essere rallentate dal processo di negoziazione. Con termini predefiniti, gli accordi possono essere finalizzati rapidamente, permettendo alle aziende di acquisire clienti, fornitori e dipendenti più in fretta.

  2. Efficienza in termini di tempo e risorse: Creare nuovi contratti per ogni transazione richiede tempo e risorse. I contratti standardizzati riducono il lavoro manuale ripetitivo, facendo risparmiare tempo e risorse in modo significativo. Questa efficienza si traduce in un risparmio sui costi e consente ai team legali di concentrarsi su contratti più complessi che richiedono una negoziazione personalizzata.

  3. Coerenza e riduzione dei rischi: L'utilizzo di un modello di contratto standardizzato garantisce che tutti gli accordi rispettino gli stessi termini, riducendo il rischio di errori e omissioni. Questa coerenza è fondamentale per minimizzare i rischi legali e garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti.

  4. Gestione semplificata dei contratti: I contratti standardizzati semplificano l'intero ciclo di vita del contratto, dalla creazione all'esecuzione e all'archiviazione. Questo rende più facile gestire e monitorare gli accordi, assicurando che tutte le parti siano allineate e rispettino scadenze e obblighi.

Considerati questi vantaggi, è comune per le aziende cercare costantemente modi efficienti per creare contratti su larga scala.

I vantaggi che rendono i contratti standardizzati così potenti

I contratti standardizzati offrono una serie di vantaggi che possono migliorare significativamente le operazioni aziendali. Ecco alcuni dei benefici più rilevanti:

  1. Distribuzione di contratti in grandi volumi: Distribuisci contratti standardizzati su più transazioni in modo semplice e fluido.
  2. Riduzione del tempo nelle negoziazioni: Dedica meno tempo a negoziare i termini e più tempo ad attività strategiche.
  3. Riduzione dei costi legali: Riduci al minimo la necessità di revisioni e consulenze legali approfondite.
  4. Maggiore coerenza: Garantisci uniformità in tutti gli accordi, riducendo la probabilità di discrepanze.
  5. Flusso di lavoro contrattuale ottimizzato: Migliora l'efficienza del processo contrattuale dalla redazione alla firma e all'archiviazione.

Come si standardizzano i contratti?

Standardizzare i contratti significa creare modelli che possono essere riutilizzati più volte con modifiche minime. Il software di gestione dei contratti è il modo più efficiente ed economico per standardizzare i contratti. Queste piattaforme sono dotate di modelli già pronti che possono essere personalizzati in base a esigenze specifiche. 

Ecco come puoi standardizzare i tuoi contratti:

  1. Scegli un software di gestione dei contratti affidabile: Cerca un software che offra una libreria di modelli di contratto e opzioni di personalizzazione. Il software dovrebbe supportare anche l'intero processo contrattuale, dalla redazione all'esecuzione e all'archiviazione.

  2. Crea o personalizza i modelli: Utilizza i modelli forniti dal software di gestione dei contratti oppure creane di tuoi. Assicurati che i modelli coprano tutti i termini e le condizioni necessari e possano essere facilmente adattati a diverse transazioni.

  3. Implementa flussi di lavoro standard: Configura flussi di lavoro standard all'interno del software per gestire approvazioni, revisioni e firme dei contratti. Questo aiuta a mantenere la coerenza e garantisce che tutti i contratti seguano lo stesso processo.

  4. Forma il tuo team: Forma gli stakeholder e i team legali su come utilizzare i contratti standardizzati e il software. Questo garantisce che tutti siano allineati e in grado di gestire i contratti in modo efficace.

Sfruttando un software di gestione dei contratti come Portant, aziende come la tua possono standardizzare i contratti in modo efficiente, riducendo i costi e migliorando l'efficienza operativa.

Per avere un'idea di come puoi creare e automatizzare i tuoi contratti standardizzati, guarda il video qui sotto:

           

Il flusso di lavoro dei contratti di Portant

   

Esempi di contratti standardizzati

I contratti standardizzati si presentano in varie forme, ognuna pensata per esigenze aziendali specifiche. Ecco alcuni esempi comuni di contratti standardizzati:

Contratti di lavoro

Portant's employment contract template with placeholders for candidate name, address, position, commencement date, remuneration, bonus, and work hours.

I contratti di lavoro definiscono i termini del rapporto di lavoro tra un datore di lavoro e un dipendente. Questi contratti includono in genere le mansioni lavorative, lo stipendio, i benefit e le condizioni di risoluzione. Esistono diversi tipi di contratti di lavoro , ma i contratti di lavoro standardizzati garantiscono che tutti i dipendenti siano soggetti agli stessi termini, promuovendo equità e coerenza all'interno dell'organizzazione.

Se decidi di utilizzare un modello di contratto di lavorostandardizzato già pronto, Portant ne ha già uno disponibile che puoi utilizzare immediatamente.

Accordi di non divulgazione (NDA)

Gli NDA proteggono le informazioni riservate condivise tra le parti, inclusi segreti commerciali, informazioni proprietarie e altri dati sensibili. Standardizzare gli NDA aiuta le aziende a stabilire termini di riservatezza con partner, dipendenti e fornitori senza lunghe negoziazioni.

Se hai bisogno di un accordo di non divulgazione standardizzato, il modello di accordo NDA di Portant ti mette sulla strada giusta. 

Contratti di locazione immobiliare

I contratti di locazione immobiliare sono contratti standardizzati tra proprietari e inquilini. Specificano i termini di locazione, incluso l'importo del canone, la durata del contratto e le responsabilità di manutenzione. I contratti di locazione immobiliare standardizzati garantiscono che tutti gli inquilini siano soggetti agli stessi termini, semplificando la gestione degli immobili.

Contratti con i fornitori

I contratti con i fornitori definiscono i termini di servizio tra un'azienda e i suoi fornitori. Questi contratti includono in genere i termini di pagamento, i calendari di consegna e le aspettative di performance.  Standardizzare i contratti con i fornitori aiuta le aziende a gestire la propria catena di fornitura in modo più efficiente, garantendo termini coerenti in tutte le relazioni con i fornitori.

Standardizza i tuoi contratti con Portant

Portant offre una soluzione automatizzata per le aziende che desiderano standardizzare i propri contratti. Grazie a una solida libreria di modelli di contratto, Portant mette a disposizione contratti standardizzati facilmente personalizzabili per soddisfare diverse esigenze aziendali. Che tu abbia bisogno di contratti di lavoro, NDA o contratti con fornitori, i modelli di Portant coprono numerosi casi d'uso.

Oltre a fornire modelli, il software di gestione dei contratti di Portant ottimizza l'intero processo contrattuale. Dalla redazione e personalizzazione all'invio, alla revisione e alla firma elettronicadei contratti, Portant garantisce che il tuo flusso di lavoro contrattuale sia efficiente e senza intoppi. 

Portant's E-signature Feature

I clienti possono esaminare i termini, firmare l'accordo elettronicamente e restituirlo per l'elaborazione, tutto all'interno della stessa piattaforma.

Standardizzando i contratti con Portant, le aziende possono ridurre il tempo e le risorse dedicate alla creazione degli accordi, garantire coerenza e conformità, e accelerare la crescita del business. 

Con Portant, puoi concentrarti su ciò che conta di più: far crescere il tuo business e coltivare relazioni di valore.