Je hebt waarschijnlijk al het een en ander gehoord over automatisering en hoe het steeds meer taken overneemt die vroeger alleen handmatig konden worden uitgevoerd. Zoals de term al aangeeft, bestaat documentautomatisering uit het op afstand invoeren van nieuwe gegevens om nieuwe en nauwkeurige documenten te maken. Het resultaat zijn correct opgemaakte en georganiseerde documenten, waarbij je de vele stappen van bestandsbewerking en mogelijke typefouten vermijdt. Wij zien documentautomatisering als veel meer dan alleen een hulpmiddel om documenten snel af te ronden, maar als onderdeel van hoe organisaties grote processen systematiseren.
â
In deze blog bespreken we de verschillende situaties en taken waarbij professionals en bedrijven baat kunnen hebben bij automatisering, en bekijken we welke documenten je kunt automatiseren en hoe. Tot slot bespreken we de beschikbare tools voor documentautomatisering en wat je ervan kunt verwachten.
Signalen dat documentautomatisering iets voor jou is
Hoewel het klopt dat documentautomatisering op elke sector kan worden toegepast, betekent het feit dat iedereen op de automatiseringstrein springt nog niet dat het voor jou de juiste keuze is.
Historisch gezien hebben sectoren als juridische dienstverlening, accountancy, financiën en verzekeringen het meest geprofiteerd van documentautomatisering, maar deze groep breidt zich uit naarmate de technologie verder wordt ontwikkeld. Met dit in gedachten zijn er misschien een paar soorten documenten die goed bij je passen. Er zijn een aantal indicatoren waarmee je kunt bepalen of je deze technologie zou moeten overwegen:
- Je beheert een groot aantal documenten
- Deze documenten moeten accuraat zijn
- Je kopieert en plakt (of transcribeert) regelmatig informatie uit meerdere bronnen in documenten
- Je moet bijhouden wanneer je informatie moet opvragen en mensen eraan herinneren die aan jou te verstrekken
- Je past periodiek bepaalde onderdelen van documenten aan terwijl de rest intact blijft (bijvoorbeeld rapporten en updates)
- Je maakt regelmatig gebruik van externe apps om informatie in je documenten bij te werken
- Je bent afhankelijk van meerdere mensen om informatie aan te leveren voor documenten waarvoor jij verantwoordelijk bent
De voordelen van documentautomatisering
Als een van de bovenstaande punten je bekend in de oren klinkt, is het de moeite waard om de voordelen van documentautomatisering te bekijken. Documentautomatisering doet in grote lijnen drie dingen:
- Garandeert foutloze resultaten
Omdat automatisering onze directe handelingen op documenten vervangt, helpt het typefouten en andere opmaakfouten te voorkomen.
- Bespaart tijd
Automatisering bespaart tijd door alledaagse taken over te nemen, en we weten allemaal dat tijd in de zakelijke wereld geld is (en geld is macht, en macht is pizza, en pizza is kennis).
- Visuele consistentie
Documenten moeten er goed uitzien. Een correcte opmaak maakt documenten niet alleen makkelijker te begrijpen, maar verbetert ook de indruk die je bedrijf en jijzelf achterlaten bij de lezer.
Welke soorten documenten kun je automatiseren?
Hier is een overzicht van een aantal documenttypen die je kunt automatiseren om tijd te besparen:
- Allerlei soorten rapporten
- Teamvergaderingen, vragen en presentaties
- Contracten
- Offertes en facturen
- EnquĂȘtes
- Formulieren
- Pitches en verkoopvoorstellen
- Briefings
- Specificatie- en testdocumenten
En nog veel meer...
Welke soorten informatie kun je automatiseren?
Automatisering kan invoer verwerken uit meer dan Ă©Ă©n gegevensbron. Een gegevensbron is een persoon of systeem waaruit de informatie afkomstig is. Soorten informatie zijn onder andere:
- Tekst
- Lijsten (genummerd of met opsommingstekens)
- Getallen/bedragen/waarden
- Datums/tijden
- Gebruikersinformatie zoals gebruikersnaam en e-mailadres
- Persoonlijke informatie zoals namen, adressen en telefoonnummers
- App-informatie
Hoe automatiseer je
Als je hebt besloten dat automatisering iets voor jou is, bekijken we hoe je een gewoon document kunt omzetten in een geautomatiseerd document. Ongeacht welke tekstverwerker je gebruikt (Office 365 of Google Docs), documentautomatisering volgt een aantal basisprincipes:
- Identificeer de onderdelen die in elke versie regelmatig worden bijgewerkt (in sommige sjablonen zijn dit gemarkeerde secties die je vervangt door aangepaste tekst). Probeer elke variabele in het document te identificeren en te automatiseren.
- Identificeer de primaire gegevensbronnen, oftewel hoe de informatie is doorgegeven om in het document terecht te komen. Als je het bestand zelf hebt ingevuld na een gesprek met een klant, is de klant je gegevensbron.
- Stel voor alle gegevensbronnen die mensen zijn (inclusief jezelf) vragen op die hen helpen die informatie in te vullen.
Automatiseringssoftware & tools: wat zijn je opties?
Traditioneel was documentautomatisering iets dat als maatwerklössung moest worden gebouwd, wat het schrijven van code vereiste. In de loop der jaren zijn er betere oplossingen ontwikkeld om documenten te automatiseren, en je kunt verwachten dat er inmiddels verschillende tools beschikbaar zijn. Veel van deze workflows maken nu gebruik van AI om de feitelijke tekst op te stellen, en tools zoals Undetectable AI helpen die door machines geschreven tekst natuurlijk te laten lezen, zodat de uiteindelijke documenten niet stijf of overduidelijk geautomatiseerd aanvoelen. Om je een idee te geven van wat je kunt verwachten, zijn dit de belangrijkste functies waar je op moet letten bij het kiezen van een tool:
Integratie
Maak een lijst van alle tools die je maandelijks als primaire gegevensbronnen voor documenten gebruikt. Idealiter wil je een platform dat met al deze tools kan integreren. Soms is dit echter niet mogelijk als je een aantal interne platforms gebruikt.
Kijk ook naar de documentformaten die deze tools exporteren en zorg ervoor dat dit de formaten zijn die je stakeholders willen ontvangen. Als stakeholders andere software moeten downloaden of in een ander platform moeten inloggen, zal dat de adoptie van de nieuwe tool bemoeilijken.
Platforms/soorten tools
Er zijn zelfstandige desktop- en webopties, of je kunt een tool gebruiken die integreert met je documenteditors of tekstverwerkers. Add-ons zijn ideaal wanneer je al veel gebruikers hebt binnen een bepaalde suite. Deze oplossingen zijn ook vaak goedkoper, wat geen kleine factor is wanneer budgetten en uitgaven nauwlettend in de gaten worden gehouden.
Planning
Een planningsoptie voor het automatiseren van het opvragen van gegevens bij mensen is een must. Deze zijn soms gecombineerd met meldingssystemen, zodat je de ongemakkelijke taak van het herinneren van mensen om informatie aan te leveren kunt vermijden. Dit bespaart je ook veel tijd en mentale ruimte tijdens je werkweek.
Documentbeheer en database
Wanneer je documentautomatisering inschakelt, moet je ervoor zorgen dat het systeem de gemaakte documenten opslaat op een manier die je tijd bespaart. Sommige opties stellen je in staat het gemaakte document te delen met een lijst van mensen (of de formulierinvuller) nadat het document is aangemaakt, wat je nog meer tijd bespaart.
Conclusie
Efficiënter werken is een noodzakelijke vaardigheid geworden door de voortdurende tijdsdruk op de moderne werkplek. Bovendien geloven we dat het de potentie heeft om bij te dragen aan een betere werk-privébalans en meer werkplezier. Daarom zetten wij ons in om de kracht van automatisering voor iedereen beschikbaar te maken. Onze Google Add-on is onze eerste stap op dit pad, waarmee elke gebruiker onderdelen van zijn documentatieworkflow kan automatiseren om tijd te besparen, georganiseerd te blijven en meer gedaan te krijgen.
Als je deel wilt uitmaken van deze reis, neem dan contact met ons op via contact@portant.co of download onze Google Workspace Add-on.
â
