Probabilmente hai già sentito parlare di automazione e di come stia iniziando a sostituire molte attività che un tempo potevano essere svolte solo manualmente. Come suggerisce il termine, la document automation consiste nel creare documenti nuovi e accurati inserendo nuovi dati da remoto. Il risultato sono documenti correttamente formattati e organizzati, evitando i numerosi passaggi di modifica dei file e i potenziali errori di battitura. Ci piace pensare alla document automation come a qualcosa di molto più ampio di un semplice strumento per completare documenti rapidamente: è parte del modo in cui le organizzazioni sistematizzano processi su larga scala.
In questo blog illustreremo le diverse situazioni e attività in cui professionisti e aziende possono trovare utile l'automazione, analizzeremo quali documenti è possibile automatizzare e come farlo. Infine, esamineremo gli strumenti disponibili per la document automation e cosa aspettarsi da essi.
Segnali che indicano che la document automation potrebbe fare al caso tuo
È vero che la document automation può essere applicata a ogni settore , ma il fatto che tutti stiano salendo sul treno dell'automazione non significa necessariamente che sia la soluzione giusta per te.
Storicamente, i settori che hanno beneficiato maggiormente della document automation includono il diritto, la contabilità, la finanza e le assicurazioni, tuttavia questo gruppo di settori si sta ampliando man mano che la tecnologia diventa più capace. Tenendo presente questo, potresti avere alcuni tipi di documenti che si adattano bene. Ecco alcuni indicatori che puoi usare per capire se dovresti prendere in considerazione questa tecnologia:
- Gestisci un gran numero di documenti
- Questi documenti devono essere accurati
- Copi e incolli (o trascrivi) frequentemente informazioni nei documenti da più fonti
- Devi ricordare quando ottenere informazioni e sollecitare le persone a fornirtele
- Modifichi periodicamente alcune parti dei documenti mantenendo il resto invariato (ad esempio report e aggiornamenti)
- Ti affidi spesso ad app di terze parti per aggiornare le informazioni all'interno dei tuoi documenti
- Dipendi da più persone per ottenere informazioni per i documenti di cui sei responsabile
I vantaggi della document automation
Se alcuni dei punti sopra ti suonano familiari, dovresti scoprire i vantaggi della document automation. In linea generale, la document automation fa tre cose:
- Garantisce risultati privi di errori
Poiché l'automazione sostituisce la nostra azione diretta sui documenti, può fungere da strumento per evitare errori di battitura e altri errori di formattazione.
- Risparmia tempo
L'automazione fa risparmiare tempo eliminando le attività banali, e tutti sappiamo che nel mondo del business il tempo è denaro (e il denaro è potere, il potere è pizza e la pizza è conoscenza).
- Coerenza estetica
I documenti devono essere curati. Formattarli correttamente non solo li renderà più facili da comprendere, ma migliorerà l'impressione che la tua azienda e tu personalmente date al lettore.
Che tipo di documenti puoi automatizzare?
Ecco un elenco di alcuni dei diversi tipi di documenti che puoi automatizzare per risparmiare tempo:
- Report di ogni tipo
- Riunioni di team, domande e presentazioni
- Contratti
- Preventivi e fatture
- Sondaggi
- Moduli
- Pitch e proposte commerciali
- Brief
- Documenti di specifiche e test
E molti altri ancora...
Che tipo di informazioni puoi automatizzare?
L'automazione può acquisire dati da più di una fonte. Una fonte di dati è una persona o un sistema da cui le informazioni provengono; i tipi di informazioni includono:
- Testo
- Elenchi (numerati o puntati)
- Numeri/importi/valori
- Date/Orari
- Informazioni utente come nome utente ed email
- Informazioni personali come nomi, indirizzi e numeri di telefono
- Informazioni dalle app
Come automatizzare
Se hai deciso che l'automazione potrebbe fare al caso tuo, vediamo come trasformare un documento normale in uno automatizzato. Prima di tutto, indipendentemente dal word processor che utilizzi (Office 365 o Google Docs), la document automation segue alcuni principi:
- Identifica le parti che vengono aggiornate regolarmente in ciascuna versione (in alcuni template queste sono sezioni evidenziate che sostituisci con testo personalizzato). Punta a identificare e automatizzare ogni singola variabile nel documento.
- Identifica le fonti di dati primarie, ovvero come le informazioni sono state trasmesse per entrare nel documento. Ad esempio, se hai compilato il file tu stesso dopo aver parlato con un cliente, il cliente è la tua fonte di dati.
- Per tutte le fonti di dati che sono persone (te compreso), scrivi domande che aiutino quelle persone a completare le informazioni richieste.
Software & strumenti di automazione: quali sono le tue opzioni?
Tradizionalmente, la document automation richiedeva lo sviluppo di una soluzione su misura, il che significava scrivere codice. Nel corso degli anni, però, sono state sviluppate soluzioni migliori per automatizzare i documenti, quindi puoi aspettarti di trovare diversi strumenti disponibili. Molti di questi flussi di lavoro si affidano ora all'intelligenza artificiale per redigere il testo effettivo, e strumenti come Undetectable AI aiutano a rendere quel testo scritto da una macchina più naturale, in modo che i documenti finiti non risultino rigidi o palesemente automatizzati. Per darti un'idea di cosa aspettarti, ecco le funzionalità principali a cui prestare attenzione nella scelta di uno strumento:
Integrazione
Crea un elenco di tutti gli strumenti che utilizzi come fonti di dati primarie per i documenti mese dopo mese. Idealmente, dovresti avere una piattaforma in grado di integrarsi con tutti questi strumenti. Tuttavia, se hai alcune piattaforme interne, questo potrebbe non essere sempre possibile.
Verifica inoltre i formati dei documenti esportati da questi strumenti e assicurati che siano quelli che i tuoi stakeholder desiderano ricevere. Se i tuoi stakeholder devono scaricare un software diverso o accedere a un'altra piattaforma, ciò creerà difficoltà nell'adozione del nuovo strumento.
Piattaforme/tipi di strumenti
Esistono opzioni desktop e web standalone, oppure puoi utilizzare uno strumento che si integra con i tuoi editor di documenti o word processor. I componenti aggiuntivi sono ottimi quando hai già molti utenti su una determinata suite. Queste soluzioni sono anche spesso più economiche, il che non è un dettaglio trascurabile quando i budget e le spese sono tenuti sotto stretta osservazione.
Pianificazione
Un'opzione di pianificazione per automatizzare il processo di richiesta dati alle persone è indispensabile. Questi sistemi sono talvolta abbinati a notifiche che ti permettono di evitare il compito scomodo di dover ricordare alle persone di fornirti le informazioni. Ciò ti fa anche risparmiare molto tempo e spazio mentale durante la settimana lavorativa.
Gestione dei documenti e database
Quando attivi la document automation, devi assicurarti che il sistema archivi i documenti creati in modo da farti risparmiare tempo. Alcune opzioni ti permettono di condividere il documento creato con un elenco di persone (o con chi ha compilato il modulo) dopo la sua creazione, facendoti risparmiare ancora più tempo.
Conclusione
Lavorare in modo più efficiente è diventata una competenza necessaria date le costanti richieste di tempo nel luogo di lavoro moderno. Oltre a questo, crediamo che abbia il potenziale per contribuire all'equilibrio tra vita lavorativa e privata e alla soddisfazione professionale. Per questo motivo siamo determinati a portare il potere dell'automazione a tutti. Il nostro Google Add-on è il nostro primo passo in questa direzione, consentendo a ogni utente di automatizzare parti del proprio flusso di lavoro documentale per risparmiare tempo, rimanere organizzato e fare di più.
Se vuoi far parte di questo percorso, contattaci all'indirizzo contact@portant.co oppure scarica il nostro Google Workspace Add-on.
