Probablemente hayas escuchado un par de cosas sobre la automatización y la forma en que está comenzando a reemplazar muchas tareas que antes solo se podían realizar manualmente. Como sugiere el término, La automatización de documentos consiste en crear documentos nuevos y precisos mediante la introducción remota de nuevos datos. Como resultado, tendrá documentos organizados y formateados correctamente y evitando los numerosos pasos de edición de archivos y posibles errores tipográficos. Nos gusta pensar en la automatización de documentos como mucho más que una herramienta para simplemente completar documentos rápidamente, sino como parte de cómo las organizaciones están sistematizando grandes procesos.
En este blog, destacaremos las diferentes situaciones y tareas que los profesionales y las empresas pueden encontrar útil en la automatización y veremos qué documentos puede automatizar y cómo. Por último, revisaremos las herramientas disponibles para la automatización de documentos y qué esperar de ellas.
Señales de que la automatización de documentos podría ser para usted
Si bien es cierto que La automatización de documentos se puede aplicar a todas las industrias. y el hecho de que todo el mundo se esté subiendo al tren de la automatización no significa que vaya a ser una buena opción para usted.
Históricamente, las industrias que más se han beneficiado de la automatización de documentos incluyen el derecho, la contabilidad, las finanzas y los seguros.Sin embargo, este grupo de industrias se está expandiendo a medida que la tecnología se vuelve más capaz. Teniendo esto en cuenta, es posible que tenga algunos tipos de documentos que se adapten bien. Hay algunos indicadores que puede utilizar para identificar si debe considerar esta tecnología:
- Gestionas una gran cantidad de documentos.
- Estos documentos deben ser precisos.
- Copia y pega (o transcribe) información en documentos de múltiples fuentes con frecuencia.
- Tienes que recordar cuándo obtener información y recordar a las personas que te la proporcionen.
- Cambia periódicamente ciertas partes de los documentos manteniendo el resto intacto (por ejemplo, informes, actualizaciones)
- A menudo depende de aplicaciones de terceros para actualizar la información de sus documentos.
- Depende de varias personas para proporcionar información sobre los documentos de los que es responsable
Los beneficios de la automatización de documentos
Ahora bien, si alguno de los puntos anteriores le resulta familiar, debería consultar algunos de los beneficios de la automatización de documentos. En términos generales, la automatización de documentos hace tres cosas:
- Garantiza resultados sin errores
Dado que la automatización reemplaza nuestra acción directa sobre los documentos, puede funcionar como una forma de evitar errores tipográficos y otros errores de formato.
- Ahorra tiempo
La automatización ahorra tiempo a expensas de tareas mundanas, y todos sabemos en el terreno empresarial que el tiempo es dinero (y el dinero es poder y el poder es pizza y la pizza es conocimiento).
- Consistencia estética
Los documentos deben ser hermosos. Formatear los documentos correctamente no sólo los hará más fáciles de entender, sino que también mejorará la impresión personal y de su negocio ante el lector.
¿Qué tipo de documentos puedes automatizar?
Aquí hay una lista de algunos de los diferentes tipos de documentos que puede automatizar y ahorrar tiempo:
- Todo tipo de informes.
- Reuniones de equipo, preguntas y presentaciones.
- Contratos
- Cotizaciones y facturas
- Encuestas
- Formularios
- Pitches y propuestas de venta.
- Calzoncillos
- Documentos de especificaciones y pruebas.
Entre muchos otros...
¿Qué tipos de información puedes automatizar?
La automatización puede recibir información de más de una fuente de datos. Una fuente de datos es una persona o sistema del que se origina esta información; los tipos de información incluyen:
- Texto
- Listas (numeradas o con viñetas)
- Números/cantidades/valores
- Fechas/Horas
- Información del usuario como nombre de usuario y correo electrónico.
- Información personal como nombres, direcciones y números de teléfono.
- Información de la aplicación
Cómo automatizar
Si ha decidido que la automatización podría ser para usted, echemos un vistazo a cómo podemos transformar un documento normal en uno automatizado. En primer lugar, no importa qué procesador de textos (Office 365 o Google Docs) esté utilizando, la automatización de documentos sigue algunos principios:
- Identifique las partes que se actualizan periódicamente en cada versión (en algunas plantillas, estas son secciones resaltadas que reemplaza con texto personalizado). Trate de identificar y automatizar cada variable del documento.
- Identifique las fuentes de datos primarias o cómo se ha transmitido la información para incluirla en el documento. Por ejemplo, si completó el archivo usted mismo después de hablar con un cliente, entonces el cliente es su fuente de datos.
- Para todas las fuentes de datos que sean personas (incluido usted mismo), escriba preguntas que ayuden a esas personas a completar esa información.
Software y herramientas de automatización: ¿Cuáles son sus opciones?
Tradicionalmente, la automatización de documentos era algo que debía desarrollarse como una solución personalizada, lo que implicaba escribir código. Pero a lo largo de los años, se han desarrollado mejores soluciones para automatizar documentos, por lo que puedes esperar encontrar algunas herramientas diferentes disponibles. Para darle una idea de qué esperar, estas son las características clave que debe tener en cuenta al elegir una herramienta:
Integración
Haga una lista de todas las herramientas que utiliza como fuentes de datos principales para los documentos de mes a mes. Lo ideal es tener una plataforma que pueda integrarse con todas estas herramientas. Sin embargo, a veces, si tiene algunas plataformas internas, es posible que esto no sea posible.
Además, observe los formatos de los documentos que exportan estas herramientas y asegúrese de que sean los documentos que sus partes interesadas desean recibir. Si sus partes interesadas tienen que descargar un software diferente o iniciar sesión en otra plataforma, creará dificultades para la adopción de la nueva herramienta.
Plataformas/tipos de herramientas
Hay opciones web y de escritorio independientes, o puede utilizar una herramienta que se integre con sus editores de documentos o procesadores de texto. Los complementos son excelentes cuando ya tienes muchos usuarios en una determinada suite. Estas soluciones también suelen ser más baratas, lo que no es poca cosa cuando se controlan de cerca los presupuestos y los gastos.
Programación
Es imprescindible contar con una opción de programación para automatizar el proceso de solicitud de datos de las personas. A veces, estos se combinan con sistemas de notificación que le permiten evitar la incómoda tarea de recordarle a la gente que le proporcione información. Esto también le ahorra mucho tiempo y espacio mental durante la semana laboral.
Gestión documental y base de datos.
Cuando activa la automatización de documentos, debe asegurarse de que el sistema esté archivando los documentos creados de una manera que le ahorre tiempo. Algunas opciones le permiten compartir el documento creado con una lista de personas (o el encuestado del formulario) después de que se haya creado el documento, lo que le ahorra aún más tiempo.
Conclusión
Trabajar de manera más eficiente se ha convertido en una habilidad necesaria debido a las constantes exigencias de tiempo en el lugar de trabajo moderno. Además de esto, creemos que tiene el potencial de ayudar con el equilibrio entre la vida personal y laboral y la satisfacción laboral. Es por eso que estamos decididos a llevar el poder de la automatización a todos. Nuestro complemento de Google es nuestro primer paso en este camino, ya que permite a cada usuario automatizar partes de su flujo de trabajo de documentación para ahorrar tiempo, mantenerse organizado y hacer más cosas.
Si desea ser parte de este viaje, comuníquese con nosotros a contacto@portant.co o descarga nuestro Complemento de Google Workspace.
