Sie haben wahrscheinlich schon ein oder zwei Dinge über die Automatisierung gehört und darüber, wie sie viele Aufgaben ersetzt, die früher nur manuell erledigt werden konnten. Wie der Begriff schon sagt, Bei der Dokumentenautomatisierung geht es darum, durch die Ferneingabe neuer Daten neue und korrekte Dokumente zu erstellen. Als Ergebnis verfügen Sie über ordnungsgemäß formatierte und organisierte Dokumente und vermeiden gleichzeitig die vielen Schritte der Dateibearbeitung und potenzielle Tippfehler. Für uns ist Dokumentenautomatisierung weit mehr als nur ein Tool zum schnellen Vervollständigen von Dokumenten, sondern ein Teil der Systematisierung großer Prozesse durch Unternehmen.

im Carrey humorously typing at lightning speed, symbolizing the manual effort involved in document creation

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In diesem Blog werden wir auf die verschiedenen Situationen und Aufgaben hinweisen, die Fachleuten und Unternehmen die Automatisierung als hilfreich erweisen könnten, und einen Blick darauf werfen, welche Dokumente Sie wie automatisieren können. Abschließend werfen wir einen Blick auf die für die Dokumentenautomatisierung verfügbaren Tools und was Sie von ihnen erwarten können.

Anzeichen dafür, dass die Dokumentenautomatisierung das Richtige für Sie sein könnte

Das stimmt zwar Dokumentenautomatisierung kann auf jede Branche angewendet werden Und die Tatsache, dass alle auf den Automatisierungszug aufspringen, bedeutet nicht, dass es gut zu Ihnen passt.

Historisch gesehen haben die Branchen Recht, Buchhaltung, Finanzen und Versicherungen am meisten von der Dokumentenautomatisierung profitiertDiese Branchengruppe wächst jedoch, da die Technologie immer leistungsfähiger wird. Vor diesem Hintergrund verfügen Sie möglicherweise über einige Arten von Dokumenten, die gut zu Ihnen passen. Es gibt einige Indikatoren, anhand derer Sie erkennen können, ob Sie diese Technologie in Betracht ziehen sollten:

  • Sie verwalten eine große Anzahl an Dokumenten
  • Diese Dokumente müssen korrekt sein
  • Sie kopieren und fügen häufig Informationen aus mehreren Quellen in Dokumente ein (oder transkribieren sie).
  • Sie müssen sich merken, wann Sie Informationen einholen müssen, und die Leute daran erinnern, sie Ihnen zur Verfügung zu stellen
  • Sie ändern regelmäßig bestimmte Teile von Dokumenten, während der Rest erhalten bleibt (z. B. Berichte, Aktualisierungen).
  • Sie verlassen sich häufig auf Apps von Drittanbietern, um Informationen in Ihren Dokumenten zu aktualisieren
  • Sie sind darauf angewiesen, dass mehrere Personen Informationen zu Dokumenten bereitstellen, für die Sie verantwortlich sind

Die Vorteile der Dokumentenautomatisierung

Wenn Ihnen einer der oben genannten Punkte bekannt vorkommt, sollten Sie sich einige der Vorteile der Dokumentenautomatisierung ansehen. Im Großen und Ganzen bewirkt die Dokumentenautomatisierung drei Dinge:

  • Gewährleistet fehlerfreie Ergebnisse
Excited office worker from The Office saying "That's what I'm talking about," representing the enthusiastic reaction to the benefits of document automation

Da die Automatisierung unser direktes Eingreifen in Dokumente ersetzt, kann sie dazu dienen, Tippfehler und andere Formatierungsfehler zu vermeiden.

  • Spart Zeit
Funny scene from Parks and Recreation with a character explaining, “Time is money, money is power, power is pizza, and pizza is knowledge,” humorously emphasizing how document automation saves time

Automatisierung spart Zeit auf Kosten alltäglicher Aufgaben, und in der Geschäftswelt wissen wir alle, dass Zeit Geld ist (und Geld Macht ist und Macht Pizza ist und Pizza Wissen ist).

  • Ästhetische Konsistenz
Scene from American Psycho with the line “Impressive. Very nice,” used to highlight the aesthetic consistency achieved through document automation

Dokumente müssen schön sein. Durch die richtige Formatierung von Dokumenten werden sie nicht nur leichter verständlich, sondern verbessern auch den geschäftlichen und persönlichen Eindruck beim Leser.

Welche Art von Dokumenten können Sie automatisieren?

Hier ist eine Liste einiger verschiedener Arten von Dokumenten, die Sie automatisieren und Zeit sparen können:

  • Alle Arten von Berichten
  • Teambesprechungen, Fragen und Präsentationen
  • Verträge
  • Angebote und Rechnungen
  • Umfragen
  • Formulare
  • Pitches und Verkaufsvorschläge
  • Slips
  • Spezifikations- und Testdokumente

Unter vielen anderen...

Welche Arten von Informationen können Sie automatisieren?

Die Automatisierung kann Eingaben für mehr als eine Datenquelle übernehmen. Eine Datenquelle ist eine Person oder ein System, von dem diese Informationen stammen. Zu den Informationstypen gehören:

  • Text
  • Listen (nummeriert oder mit Aufzählungspunkten)
  • Zahlen/Beträge/Werte
  • Termine/Zeiten
  • Benutzerinformationen wie Benutzername und E-Mail
  • Persönliche Informationen wie Namen, Adressen und Telefonnummern
  • App-Informationen

So automatisieren Sie

Wenn Sie sich entschieden haben, dass Automatisierung das Richtige für Sie sein könnte, werfen wir einen Blick darauf, wie wir ein normales Dokument in ein automatisiertes Dokument umwandeln können. Unabhängig davon, welches Textverarbeitungsprogramm (Office 365 oder Google Docs) Sie verwenden, folgt die Dokumentenautomatisierung zunächst einigen Prinzipien:

  1. Identifizieren Sie die Teile, die in jeder Version regelmäßig aktualisiert werden (In einigen Vorlagen handelt es sich dabei um hervorgehobene Abschnitte, die Sie durch benutzerdefinierten Text ersetzen). Ziel ist es, jede einzelne Variable im Dokument zu identifizieren und zu automatisieren.
  2. Identifizieren Sie primäre Datenquellen oder wie die Informationen weitergeleitet wurden, um in das Dokument zu gelangen. Wenn Sie die Datei beispielsweise nach einem Gespräch mit einem Kunden selbst ausgefüllt haben, ist der Kunde Ihre Datenquelle.
  3. Schreiben Sie für alle Datenquellen, bei denen es sich um Personen handelt (einschließlich Ihnen selbst), Fragen, die diesen Personen helfen, diese Informationen zu vervollständigen.

Automatisierungssoftware und -tools: Welche Möglichkeiten haben Sie?

Traditionell musste die Dokumentenautomatisierung als maßgeschneiderte Lösung entwickelt werden, was das Schreiben von Code bedeutete. Im Laufe der Jahre wurden jedoch bessere Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten entwickelt, sodass Sie davon ausgehen können, dass es einige verschiedene Tools gibt. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, was Sie erwartet, sind dies die wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei der Auswahl eines Werkzeugs achten sollten:

Integration

Erstellen Sie eine Liste aller Tools, die Sie von Monat zu Monat als primäre Datenquellen für Dokumente verwenden. Idealerweise möchten Sie über eine Plattform verfügen, die sich in alle diese Tools integrieren lässt. Wenn Sie jedoch über einige interne Plattformen verfügen, ist dies manchmal möglicherweise nicht möglich.

Sehen Sie sich außerdem die Formate der Dokumente an, die diese Tools exportieren, und stellen Sie sicher, dass es sich um die Dokumente handelt, die Ihre Stakeholder erhalten möchten. Wenn Ihre Stakeholder eine andere Software herunterladen oder sich bei einer anderen Plattform anmelden müssen, wird dies zu Schwierigkeiten bei der Einführung des neuen Tools führen.

Plattformen/Arten von Tools

Es gibt eigenständige Desktop- und Weboptionen, oder Sie können ein Tool verwenden, das in Ihre Dokumenteditoren oder Textverarbeitungsprogramme integriert werden kann. Add-ons sind großartig, wenn Sie bereits viele Benutzer einer bestimmten Suite haben. Diese Lösungen sind häufig auch günstiger, was bei einer genauen Überwachung von Budgets und Ausgaben keine Kleinigkeit ist.

Terminplanung

Eine Zeitplanoption zur Automatisierung des Datenanforderungsprozesses von Personen ist ein Muss. Diese werden manchmal mit Benachrichtigungssystemen kombiniert, sodass Sie die umständliche Aufgabe vermeiden können, andere daran zu erinnern, Ihnen Informationen bereitzustellen. Dadurch sparen Sie auch während Ihrer Arbeitswoche viel Zeit und Kopffreiheit.

Dokumentenverwaltung und Datenbank

Wenn Sie die Dokumentenautomatisierung aktivieren, müssen Sie sicherstellen, dass das System die erstellten Dokumente so ablegt, dass Sie Zeit sparen. Mit einigen Optionen können Sie das erstellte Dokument nach der Erstellung des Dokuments mit einer Liste von Personen (oder dem Formularbefragten) teilen, wodurch Sie noch mehr Zeit sparen.

Fazit

Effizienteres Arbeiten ist angesichts der ständigen Zeitanforderungen am modernen Arbeitsplatz zu einer notwendigen Fähigkeit geworden. Darüber hinaus glauben wir, dass es das Potenzial hat, die Work-Life-Balance und die Arbeitszufriedenheit zu verbessern. Deshalb sind wir bestrebt, die Leistungsfähigkeit der Automatisierung jedem zugänglich zu machen. Unser Google-Add-on ist unser erster Schritt auf diesem Weg und ermöglicht es jedem Benutzer, Teile seines Dokumentationsworkflows zu automatisieren, um Zeit zu sparen, organisiert zu bleiben und mehr zu erledigen.

Excited characters from The Office raising their hands in celebration, representing the joy and relief teams feel when adopting document automation to streamline processes

 Wenn Sie Teil dieser Reise sein möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter contact@portant.co oder laden Sie unsere herunter Google Workspace-Add-on. 

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