オートメーション（自動化）とその活用により、かつては手作業でしか行えなかった多くのタスクが置き換えられつつあることは、すでにご存知の方も多いでしょう。その名が示すとおり、 ドキュメントオートメーションとは、新しいデータをリモートで入力することにより、正確な新しい文書を作成することを指します。 その結果、ファイル編集の繁雑な手順や入力ミスを避けながら、適切にフォーマットされ整理された文書を作成できます。私たちは、ドキュメントオートメーションを単に文書を素早く完成させるためのツールとしてではなく、組織が大規模なプロセスを体系化する手段の一部として捉えています。
このブログでは、専門家や企業がオートメーションを活用できるさまざまな場面やタスクを紹介し、自動化できる文書の種類とその方法についてご説明します。最後に、ドキュメントオートメーションに利用できるツールとその特徴についてもご紹介します。
ドキュメントオートメーションが自分に向いているかどうかのサイン
確かに、 ドキュメントオートメーションはあらゆる業界に適用できますが、 多くの企業がオートメーションの波に乗っているからといって、必ずしも自社に合っているとは限りません。
歴史的に、ドキュメントオートメーションから最も恩恵を受けてきた業界は、法律、会計、金融、保険です。しかし、テクノロジーの進化に伴い、対象となる業界はさらに広がっています。これを踏まえると、いくつかの種類の文書が適している可能性があります。この技術の導入を検討すべきかどうかを判断するための指標をご紹介します。
- 大量の文書を管理している
- これらの文書には正確性が求められる
- 複数のソースから文書に情報をコピー＆ペースト（または転記）することが多い
- 情報を取得するタイミングを覚えておき、関係者に提供を促す必要がある
- 文書の一部（例：レポート、更新情報）を定期的に変更しながら、残りの部分はそのまま維持している
- 文書内の情報更新にサードパーティアプリを頻繁に活用している
- 担当する文書の作成に複数の人から情報を提供してもらう必要がある
ドキュメントオートメーションのメリット
上記のいずれかに心当たりがある場合は、ドキュメントオートメーションのメリットをぜひご確認ください。大まかに言えば、ドキュメントオートメーションには3つの効果があります。
- エラーのない結果を保証する
オートメーションは文書への直接的な操作を代替するため、入力ミスやその他の書式エラーを防ぐ手段として機能します。
- 時間を節約する
オートメーションは単調な作業を省くことで時間を節約します。ビジネスの世界では、時間はお金であり、お金は力であり、力はピザであり、ピザは知識です。
- 見た目の一貫性を保つ
文書は美しくある必要があります。適切にフォーマットされた文書は、読みやすくなるだけでなく、読者に対するビジネスおよび個人の印象を向上させます。
自動化できる文書の種類は？
以下は、自動化して時間を節約できる文書の種類の一例です。
- あらゆる種類のレポート
- チームミーティング、質問票、プレゼンテーション
- 契約書
- 見積書・請求書
- アンケート
- フォーム
- 提案書・営業提案書
- ブリーフ
- 仕様書・テスト文書
その他多数...
自動化できる情報の種類は？
オートメーションは複数のデータソースからの入力を処理できます。データソースとは、情報の発生元となる人やシステムのことで、情報の種類には以下が含まれます。
- テキスト
- リスト（番号付きまたは箇条書き）
- 数値・金額・値
- 日付・時刻
- ユーザー名やメールアドレスなどのユーザー情報
- 氏名、住所、電話番号などの個人情報
- アプリ情報
自動化の方法
オートメーションの導入を検討されている場合は、通常の文書を自動化された文書に変換する方法をご紹介します。まず、使用しているワープロソフト（Office 365 または Google Docs）に関わらず、ドキュメントオートメーションにはいくつかの基本原則があります。
- 各バージョンで定期的に更新される箇所を特定します（テンプレートによっては、カスタムテキストに置き換えるべきハイライトされたセクションがあります）。文書内のすべての変数を特定し、自動化することを目指してください。
- 主要なデータソース、つまり文書に情報がどのように伝達されるかを特定します。例えば、クライアントと話した後にご自身でファイルを作成した場合、クライアントがデータソースとなります。
- 人（ご自身を含む）がデータソースである場合は、その情報を入力しやすくするための質問を作成してください。
オートメーションソフトウェア & ツール：どのような選択肢がありますか？
従来、ドキュメントオートメーションはコーディングを必要とするカスタムソリューションとして構築する必要がありました。しかし近年、文書を自動化するためのより優れたソリューションが開発され、さまざまなツールが利用できるようになっています。ツールを選ぶ際に注目すべき主要な機能をご紹介します。
インテグレーション
月々の文書作成における主要なデータソースとして使用しているすべてのツールをリストアップしてください。理想的には、これらすべてのツールと連携できるプラットフォームを選ぶことが望ましいです。ただし、社内プラットフォームが複数ある場合は、すべての連携が難しいこともあります。
また、これらのツールがエクスポートする文書フォーマットを確認し、ステークホルダーが希望する形式であることを確認してください。ステークホルダーが別のソフトウェアをダウンロードしたり、別のプラットフォームにログインしたりする必要が生じると、新ツールの導入に支障をきたす可能性があります。
プラットフォームとツールの種類
スタンドアロンのデスクトップ版やウェブ版のほか、文書エディタやワープロソフトと連携するツールも利用できます。特定のスイートのユーザーが多い場合、アドオンは非常に有効です。また、これらのソリューションは費用が低めであることが多く、予算や支出を厳密に管理している場合には見逃せない点です。
スケジューリング
関係者へのデータリクエストプロセスを自動化するスケジュール機能は必須です。これは通知システムと組み合わされることが多く、情報提供を催促する煩わしい作業を省くことができます。また、業務週における時間と手間を大幅に節約できます。
文書管理とデータベース
ドキュメントオートメーションを導入する際は、作成された文書が時間を節約できる方法で整理・保存されているかを確認することが重要です。ツールによっては、文書の作成後に指定した人（またはフォームの回答者）と自動的に共有する機能があり、さらなる時間の節約につながります。
まとめ
現代の職場では常に時間的なプレッシャーにさらされており、より効率的に働くことは必要不可欠なスキルとなっています。さらに、オートメーションはワークライフバランスや仕事への満足度向上にも貢献できると私たちは考えています。だからこそ、すべての人にオートメーションの力を届けることに取り組んでいます。Google Add-onはその第一歩であり、すべてのユーザーが文書作成ワークフローの一部を自動化し、時間を節約し、整理整頓を維持し、より多くの成果を上げられるよう支援します。
このプロジェクトに参加したい方は、ぜひ contact@portant.co までご連絡いただくか、 Google Workspace Add-onをダウンロードしてください。
