Vous avez probablement entendu parler de l'automatisation et de la façon dont elle commence à remplacer de nombreuses tâches qui ne pouvaient autrefois être effectuées que manuellement. Comme le terme l'indique, L'automatisation des documents consiste à créer des documents nouveaux et précis en saisissant à distance de nouvelles données. En conséquence, vous disposez de documents correctement formatés et organisés tout en évitant les nombreuses étapes d’édition de fichiers et les fautes de frappe potentielles. Nous aimons considérer l’automatisation des documents comme bien plus qu’un simple outil permettant de compléter rapidement des documents, mais comme un élément de la façon dont les organisations systématisent les processus volumineux.
Dans ce blog, nous évoquerons les différentes situations et tâches que les professionnels et les entreprises peuvent trouver utiles dans l'automatisation et examinerons quels documents vous pouvez automatiser et comment. Enfin, nous passerons en revue les outils disponibles pour l’automatisation des documents et ce que l’on peut en attendre.
Signes que l’automatisation des documents pourrait être pour vous
Même s'il est vrai que l’automatisation des documents peut être appliquée à tous les secteurs et le fait que tout le monde saute dans le train de l'automatisation ne signifie pas que cela vous conviendra parfaitement.
Historiquement, les secteurs qui ont le plus bénéficié de l'automatisation des documents sont le droit, la comptabilité, la finance et les assurances.Cependant, ce groupe d'industries se développe à mesure que la technologie devient plus performante. En gardant cela à l’esprit, vous pourriez disposer de quelques types de documents qui vous conviennent. Il existe quelques indicateurs que vous pouvez utiliser pour déterminer si vous devriez envisager cette technologie :
- Vous gérez un grand nombre de documents
- Ces documents doivent être précis
- Vous copiez et collez (ou transcrivez) fréquemment des informations dans des documents provenant de plusieurs sources.
- Vous devez vous rappeler quand obtenir des informations et rappeler aux gens de vous les fournir.
- Vous modifiez périodiquement certaines parties des documents tout en gardant le reste intact (par exemple, rapports, mises à jour)
- Vous comptez souvent sur des applications tierces pour mettre à jour les informations contenues dans vos documents
- Vous comptez sur plusieurs personnes pour fournir des informations sur les documents dont vous êtes responsable
Les avantages de l’automatisation des documents
Maintenant, si l'un des points ci-dessus vous semble familier, vous devriez découvrir certains des avantages de l'automatisation des documents. D'une manière générale, l'automatisation des documents fait trois choses :
- Garantit des résultats sans erreur
Étant donné que l’automatisation remplace notre action directe sur les documents, elle peut permettre d’éviter les fautes de frappe et autres erreurs de formatage.
- Gain de temps
L'automatisation permet de gagner du temps au détriment des tâches banales, et nous savons tous que, dans le monde des affaires, le temps, c'est de l'argent (et l'argent, c'est le pouvoir, et le pouvoir, c'est la pizza, et la pizza, c'est la connaissance).
- Cohérence esthétique
Les documents doivent être beaux. Un formatage correct des documents les rendra non seulement plus faciles à comprendre, mais améliorera également l'impression de votre entreprise et personnelle auprès du lecteur.
Quels types de documents pouvez-vous automatiser ?
Voici une liste de quelques-uns des différents types de documents que vous pouvez automatiser et gagner du temps :
- Toutes sortes de rapports
- Réunions d'équipe, questions et présentations
- Contrats
- Devis et factures
- Enquêtes
- Formulaires
- pitchs et propositions commerciales
- Mémoires
- Documents de spécifications et de tests
Parmi tant d'autres...
Quels types d’informations pouvez-vous automatiser ?
L'automatisation peut prendre en compte plusieurs sources de données. Une source de données est une personne ou un système d'où proviennent ces informations. Les types d'informations comprennent :
- Texte
- Listes (numérotées ou à puces)
- Nombres/montants/valeurs
- Dates/Heures
- Informations utilisateur telles que le nom d'utilisateur et l'e-mail
- Informations personnelles telles que noms, adresses et numéros de téléphone
- Informations sur l'application
Comment automatiser
Si vous avez décidé que l'automatisation pourrait être pour vous, voyons comment nous pouvons transformer un document ordinaire en un document automatisé. Tout d'abord, quel que soit le traitement de texte (Office 365 ou Google Docs) que vous utilisez, l'automatisation des documents suit quelques principes :
- Identifiez les parties qui sont régulièrement mises à jour dans chaque version (dans certains modèles, il s'agit de sections en surbrillance que vous remplacez par du texte personnalisé). Essayez d'identifier et d'automatiser chaque variable du document.
- Identifiez les sources de données principales ou la manière dont les informations ont été relayées pour figurer dans le document. Par exemple, si vous avez complété le fichier vous-même après avoir discuté avec un client, alors le client est votre source de données.
- Pour toutes les sources de données qui sont des personnes (y compris vous-même), rédigez des questions qui aideront ces personnes à compléter ces informations.
Logiciels et outils d'automatisation : quelles sont vos options ?
Traditionnellement, l’automatisation des documents était quelque chose qui devait être construit comme une solution sur mesure, ce qui impliquait l’écriture de code. Mais au fil des années, de meilleures solutions ont été développées pour automatiser les documents, vous pouvez donc vous attendre à trouver plusieurs outils différents. Pour vous donner une idée de ce à quoi vous attendre, voici les principales caractéristiques à prendre en compte lors du choix d’un outil :
Intégration
Faites une liste de tous les outils que vous utilisez comme sources de données principales pour les documents de mois en mois. Idéalement, vous souhaitez disposer d’une plateforme capable de s’intégrer à tous ces outils. Cependant, parfois, si vous disposez de quelques plates-formes internes, cela peut ne pas être possible.
Examinez également les formats de documents exportés par ces outils et assurez-vous qu’il s’agit des documents que vos parties prenantes souhaitent recevoir. Si vos parties prenantes doivent télécharger un autre logiciel ou se connecter à une autre plateforme, cela créera des difficultés pour l'adoption du nouvel outil.
Plateformes/types d'outils
Il existe des options de bureau et Web autonomes, ou vous pouvez utiliser un outil qui s'intègre à vos éditeurs de documents ou traitements de texte. Les modules complémentaires sont parfaits lorsque vous avez déjà de nombreux utilisateurs sur une certaine suite. Ces solutions sont également souvent moins chères, ce qui n'est pas négligeable lorsque les budgets et les dépenses sont étroitement surveillés.
Planification
Une option de planification pour automatiser le processus de demande de données auprès des personnes est indispensable. Ceux-ci sont parfois combinés à des systèmes de notification qui vous permettent d'éviter la tâche délicate de rappeler aux gens de vous fournir des informations. Cela vous fait également gagner beaucoup de temps et d’espace libre pendant votre semaine de travail.
Gestion documentaire et base de données
Lorsque vous activez l'automatisation des documents, vous devez vous assurer que le système classe les documents créés de manière à vous faire gagner du temps. Certaines options vous permettent de partager le document créé avec une liste de personnes (ou le répondant au formulaire) une fois le document créé, ce qui vous fait gagner encore plus de temps.
Conclusion
Travailler plus efficacement est devenu une compétence nécessaire compte tenu des contraintes de temps constantes sur le lieu de travail moderne. En plus de cela, nous pensons qu’il a le potentiel de contribuer à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à la satisfaction au travail. C’est pourquoi nous souhaitons offrir à tous le pouvoir de l’automatisation. Notre module complémentaire Google est notre première étape sur cette voie, permettant à chaque utilisateur d'automatiser des éléments de son flux de documentation pour gagner du temps, rester organisé et faire plus.
Si vous souhaitez faire partie de ce voyage, contactez-nous à contact@portant.co ou téléchargez notre Module complémentaire Google Workspace.
