Você provavelmente já ouviu falar sobre automação e a forma como ela está começando a substituir muitas tarefas que antes só podiam ser realizadas manualmente. Como o próprio termo sugere, a automação de documentos consiste em criar documentos novos e precisos inserindo novos dados remotamente. Como resultado, você obtém documentos corretamente formatados e organizados, evitando as inúmeras etapas de edição de arquivos e possíveis erros de digitação. Gostamos de pensar na automação de documentos como muito mais do que uma ferramenta para concluir documentos rapidamente, mas como parte de como as organizações estão sistematizando grandes processos.
Neste blog, vamos destacar as diferentes situações e tarefas em que profissionais e empresas podem achar a automação útil, além de analisar quais documentos você pode automatizar e como fazer isso. Por fim, vamos avaliar as ferramentas disponíveis para automação de documentos e o que esperar delas.
Sinais de que a automação de documentos pode ser para você
Embora seja verdade que a automação de documentos pode ser aplicada a todos os setores , o fato de todos estarem aderindo à tendência da automação não significa que ela será uma boa opção para você.
Historicamente, os setores que mais se beneficiaram da automação de documentos incluem direito, contabilidade, finanças e seguros, porém, esse grupo de setores está se expandindo à medida que a tecnologia se torna mais capaz. Com isso em mente, você pode ter alguns tipos de documentos que se encaixam bem. Há alguns indicadores que você pode usar para identificar se deve considerar essa tecnologia:
- Você gerencia um grande número de documentos
- Esses documentos precisam ser precisos
- Você copia e cola (ou transcreve) informações de várias fontes em documentos com frequência
- Você precisa se lembrar de quando obter informações e lembrar as pessoas de fornecê-las a você
- Você altera periodicamente certas partes dos documentos mantendo o restante intacto (por exemplo, relatórios, atualizações)
- Você frequentemente depende de aplicativos de terceiros para atualizar informações em seus documentos
- Você depende de várias pessoas para fornecer informações para os documentos pelos quais é responsável
Os benefícios da automação de documentos
Se algum dos pontos acima soa familiar, você deve conhecer alguns dos benefícios da automação de documentos. De forma geral, a automação de documentos faz três coisas:
- Garante resultados sem erros
Como a automação substitui nossa ação direta nos documentos, ela pode funcionar como uma forma de evitar erros de digitação e outros erros de formatação.
- Economiza tempo
A automação economiza tempo eliminando tarefas monótonas, e todos sabemos que, no mundo dos negócios, tempo é dinheiro (e dinheiro é poder, e poder é pizza, e pizza é conhecimento).
- Consistência estética
Os documentos precisam ser impecáveis. Formatar os documentos corretamente não só os tornará mais fáceis de entender, como também melhorará a impressão da sua empresa e a sua impressão pessoal perante o leitor.
Que tipo de documentos você pode automatizar?
Aqui está uma lista de alguns dos diferentes tipos de documentos que você pode automatizar e economizar tempo:
- Todo tipo de relatório
- Reuniões de equipe, perguntas e apresentações
- Contratos
- Orçamentos e faturas
- Pesquisas
- Formulários
- Pitches e propostas comerciais
- Briefings
- Documentos de especificação e testes
Entre muitos outros...
Que tipos de informações você pode automatizar?
A automação pode receber dados de mais de uma fonte. Uma fonte de dados é uma pessoa ou sistema de onde essas informações se originam. Os tipos de informações incluem:
- Texto
- Listas (numeradas ou com marcadores)
- Números/valores/quantias
- Datas/Horários
- Informações do usuário, como nome de usuário e e-mail
- Informações pessoais, como nomes, endereços e números de telefone
- Informações de aplicativos
Como automatizar
Se você decidiu que a automação pode ser para você, veja como podemos transformar um documento comum em um documento automatizado. Em primeiro lugar, independentemente do processador de texto que você usa (Office 365 ou Google Docs), a automação de documentos segue alguns princípios:
- Identifique as partes que são atualizadas regularmente em cada versão (em alguns modelos, essas são seções destacadas que você substitui por texto personalizado). Procure identificar e automatizar cada variável do documento.
- Identifique as fontes de dados primárias, ou seja, como as informações chegaram até o documento. Por exemplo, se você preencheu o arquivo após conversar com um cliente, então o cliente é a sua fonte de dados.
- Para todas as fontes de dados que são pessoas (incluindo você mesmo), elabore perguntas que ajudem essas pessoas a preencher as informações necessárias.
Softwares & ferramentas de automação: quais são as suas opções?
Tradicionalmente, a automação de documentos era algo que precisava ser desenvolvido como uma solução personalizada, o que exigia programação. Mas ao longo dos anos, soluções melhores foram desenvolvidas para automatizar documentos, por isso você pode esperar encontrar algumas ferramentas diferentes por aí. Muitos desses fluxos de trabalho agora contam com inteligência artificial para redigir o texto, e ferramentas como Undetectable AI ajudam a tornar esse texto gerado por máquina mais natural, para que os documentos finais não pareçam rígidos ou obviamente automatizados. Para dar uma ideia do que esperar, estes são os principais recursos a observar ao escolher uma ferramenta:
Integração
Faça uma lista de todas as ferramentas que você usa como fontes de dados primárias para documentos ao longo do mês. O ideal é ter uma plataforma que se integre a todas essas ferramentas. Porém, se você utiliza algumas plataformas internas, isso pode não ser possível.
Além disso, verifique os formatos de documentos que essas ferramentas exportam e certifique-se de que são os formatos que suas partes interessadas desejam receber. Se elas precisarem baixar um software diferente ou acessar outra plataforma, isso criará dificuldades para a adoção da nova ferramenta.
Plataformas/tipos de ferramentas
Existem opções independentes para desktop e web, ou você pode usar uma ferramenta que se integra aos seus editores de documentos ou processadores de texto. Os complementos são ótimos quando você já tem muitos usuários em um determinado conjunto de aplicativos. Essas soluções também costumam ser mais baratas, o que não é pouca coisa quando os orçamentos e os gastos estão sendo monitorados de perto.
Agendamento
Uma opção de agendamento para automatizar o processo de solicitação de dados às pessoas é indispensável. Muitas vezes, isso é combinado com sistemas de notificação que permitem evitar a tarefa desconfortável de lembrar as pessoas de fornecer informações a você. Isso também economiza muito tempo e energia mental durante a sua semana de trabalho.
Gestão de documentos e banco de dados
Ao ativar a automação de documentos, você precisa garantir que o sistema esteja arquivando os documentos criados de uma forma que economize seu tempo. Algumas opções permitem compartilhar o documento criado com uma lista de pessoas (ou com quem respondeu ao formulário) assim que o documento for gerado, economizando ainda mais tempo.
Conclusão
Trabalhar com mais eficiência tornou-se uma habilidade necessária diante das demandas constantes de tempo no ambiente de trabalho moderno. Além disso, acreditamos que essa prática tem o potencial de contribuir para o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e para a satisfação no trabalho. É por isso que estamos determinados a levar o poder da automação a todos. Nosso complemento para Google é o nosso primeiro passo nessa direção, permitindo que cada usuário automatize partes do seu fluxo de trabalho com documentos para economizar tempo, manter a organização e fazer mais.
Se você quiser fazer parte dessa jornada, entre em contato conosco pelo e-mail contact@portant.co ou baixe nosso Google Workspace Add-on.
