Una fattura proforma è una bozza di fattura che invii prima di consegnare beni o servizi. Elenca gli stessi articoli, quantità e prezzi di una fattura definitiva, ma nulla è stato ancora spedito e nessun pagamento è dovuto. I venditori la inviano affinché l'acquirente possa approvare prezzi e condizioni prima di procedere, il che avviene soprattutto per ordini di grandi dimensioni, spedizioni internazionali o quando l'acquirente ha bisogno del documento per ottenere finanziamenti o per la dogana.
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Che cos'è una fattura proforma?
Una fattura proforma assomiglia a una fattura definitiva, con beni o servizi dettagliati, quantità, prezzi, tasse e spese di spedizione, ma non lo è ancora. Nulla è stato spedito e i numeri possono ancora variare leggermente prima che il venditore emetta quella definitiva fattura.
Una volta che entrambe le parti si accordano sui termini e sui costi della fattura proforma, il venditore emette la fattura di vendita che richiede effettivamente il pagamento.
Come si presenta una fattura proforma? (Esempio)
Immagina che un grossista di articoli per la casa di Portland stia spedendo un ordine all'ingrosso di tazze in ceramica a un rivenditore nel Regno Unito. Prima che inizi la produzione, il grossista invia una fattura proforma affinché il rivenditore possa confermare l'ordine e organizzare un acconto.
- N. fattura proforma: PI-2031
- Data di emissione: July 21, 2026
- Valida fino al: August 20, 2026
- Venditore: Northgate Home Goods, Portland, Oregon
- Acquirente: Foxglove Living, Manchester, UK
- Articoli: 2.000 tazze in ceramica a $4,50 per unità
- Subtotale: $9,000.00
- Spese di trasporto stimate (FOB Portland): $650.00
- Costo totale stimato: $9,650.00
- Condizioni di pagamento: Acconto del 30% all'approvazione, saldo dovuto prima della spedizione
È quasi identica a una fattura ordinaria, con costi dettagliati, un totale e le condizioni di pagamento. Le differenze sono l'etichetta "proforma" e una data di validità al posto di una data di scadenza, poiché il venditore non ha ancora spedito nulla e i numeri finali potrebbero variare leggermente una volta confermato l'ordine.
Invece di crearne una da zero, usa il modello gratuito di fattura proforma di Portant proforma invoice template. Ha già articoli, quantità, prezzi e condizioni di pagamento predefiniti, così ti basta inserire i dati del venditore e dell'acquirente ed è pronta per essere inviata.
Quando usare una fattura proforma
Usa una fattura proforma in questi casi:
Pagamento anticipato o acconto
Usa una fattura proforma quando richiedi un acconto o un pagamento anticipato per un ordine importante. Ottieni il consenso scritto dell'acquirente su costo, quantità e condizioni prima di spedire qualsiasi cosa, il che fornisce a entrambe le parti un riferimento in caso di contestazioni future.
Se hai bisogno di riscuotere solo una parte del totale in anticipo, una deposit invoice è la scelta più adatta.
Spedizione e sdoganamento
Prima che una spedizione lasci il paese, invia all'acquirente una fattura proforma. Gli agenti doganali e gli spedizionieri la usano per classificare le merci e stimare i dazi prima che arrivino la fattura definitiva e la spedizione.
Ottenere finanziamenti o credito
Alcuni fornitori chiedono una fattura proforma prima di concedere condizioni di credito, poiché specifica esattamente cosa viene acquistato e conferma che il pagamento è previsto. Banche e finanziatori la accettano a volte nello stesso modo, come prova di un ordine, quando si organizza un finanziamento.
Fatturazione a clienti esteri
Quando vendi a clienti all'estero, invia una fattura proforma dettagliata che soddisfi i requisiti di fatturazione di quel paese. Se stai scegliendo uno strumento per generare questi documenti, la nostra raccolta di invoicing software confronta le opzioni disponibili.
Le fatture proforma svolgono un ruolo fondamentale nel commercio internazionale, contribuendo a garantire che i beni vengano pagati e consegnati come concordato.
Perché le aziende usano le fatture proforma?
Una fattura proforma svolge tre funzioni contemporaneamente:
- Specifica esattamente cosa viene venduto. Beni o servizi dettagliati, quantità e prezzi, così entrambe le parti si aspettano la stessa consegna.
- È una traccia scritta accettata da entrambe le parti. Una volta che l'acquirente ha dato il via libera, è molto più difficile contestare prezzi e condizioni in seguito.
- Accelera le pratiche doganali. Gli agenti doganali e gli spedizionieri la usano per classificare e valutare una spedizione prima che arrivino le merci e la fattura definitiva.
Quali informazioni contiene una fattura proforma?
Una fattura proforma contiene le stesse informazioni di una normale fattura commerciale. In genere include:
- Nome e recapiti del venditore e dell'acquirente
- Descrizione dei beni o servizi venduti
- Quantità e prezzo unitario dei beni o servizi
- Conti da pagare
- Termini e condizioni di pagamento
- Spese di spedizione
- Incoterms (come FOB, CIF, ecc.)
- Eventuali tasse o dazi applicabili
- La data della fattura e il periodo di validità dell'offerta.
- Il invoice number/numero di fattura proforma
In che cosa si differenzia una fattura proforma da una fattura?
Una fattura proforma contiene le stesse informazioni di una fattura, ma non è necessariamente la registrazione di una vendita completata. Si tratta invece di una stima per beni o servizi non ancora forniti. La difference between a quotation and an invoice funziona allo stesso modo: il preventivo propone la vendita, la fattura ne richiede il pagamento.
| Fattura proforma | Fattura | |
|---|---|---|
| Inviata | Prima che la vendita sia finalizzata | Dopo la consegna di beni o servizi |
| Pagamento dovuto | Non ancora, è una stima | Sì, secondo i termini indicati |
| Importi | Possono ancora variare | Definitivi |
| Utilizzata per | Approvazione dell'acquirente, dogana, finanziamenti | Riscossione del pagamento, registrazioni contabili |
Il modello gratuito di Portant per Google Sheets invoice template compila i campi del venditore, dell'acquirente, degli articoli e del totale direttamente dal tuo foglio di calcolo, sia che tu stia inviando una fattura proforma per l'approvazione sia che tu stia inviando la fattura definitiva una volta spedito l'ordine. Collega un foglio e send invoices in batches invece di creare ogni fattura a mano.
FAQ
D. Una fattura proforma è legalmente vincolante?
R. No. Una fattura proforma indica i costi e le condizioni previsti senza costituire una richiesta formale di pagamento, quindi non è di per sé un contratto di vendita vincolante. Tuttavia, una volta che l'acquirente la esamina e la approva, è molto più difficile contestare il prezzo e le condizioni concordate.
D. Si può pagare in base a una fattura proforma?
R. Sì, e i venditori a volte richiedono un acconto sulla base di essa, specialmente per ordini personalizzati o spedizioni internazionali. L'obbligo formale di pagamento scatta solo quando il venditore emette la fattura definitiva, quindi considera la fattura proforma come una conferma delle condizioni, non come la fattura vera e propria.
D. Qual è la differenza tra una fattura proforma e un preventivo?
R. Un preventivo è una stima iniziale, spesso informale, pensata per avviare una trattativa, mentre una fattura proforma viene emessa dopo che entrambe le parti hanno concordato prezzi e condizioni, ed è formattata come una vera fattura con i costi dettagliati. Invia un preventivo se i numeri possono ancora cambiare, e una fattura proforma quando sono definitivi.
D. È necessaria una fattura proforma per la dogana?
R. Sì, spesso, per le spedizioni che attraversano un confine internazionale. Le autorità doganali e gli spedizionieri lo utilizzano per stimare i dazi e verificare il valore della spedizione prima che le merci e la fattura definitiva arrivino, ed è per questo che gli esportatori lo inviano insieme alla documentazione di spedizione.
Q. Come si crea una fattura proforma?
A. Elenca gli stessi dettagli di una fattura normale: informazioni su venditore e acquirente, beni o servizi dettagliati, quantità, prezzi unitari, tasse, spedizione e un periodo di validità, quindi indicala chiaramente come fattura proforma. Il modello di fattura proforma gratuito di Portant include già questo layout, così puoi inserire i dati e inviarlo in pochi minuti.
Conclusione
Una fattura proforma conferma cosa viene venduto e il relativo prezzo prima che qualsiasi cosa venga spedita, e può fungere anche da documentazione richiesta da dogana, spedizionieri e istituti di credito lungo il percorso. Non è la fattura definitiva, quindi non utilizzarla per riscuotere il pagamento.
Collega Portant il modello di fattura Google Sheets al tuo foglio di calcolo e potrai generare una fattura proforma, o la fattura definitiva una volta spedito l'ordine, in pochi clic.
