Een proforma-factuur is een voorlopige factuur die je verstuurt voordat je goederen of diensten levert. Die vermeldt dezelfde artikelen, hoeveelheden en prijzen als een echte factuur, maar er is nog niets verzonden en er is nog geen betaling verschuldigd. Verkopers sturen er een zodat de koper eerst akkoord kan gaan met de prijs en de voorwaarden, meestal bij grote bestellingen, internationale zendingen, of wanneer de koper het document nodig heeft voor financiering of douane.
Een factuur maken?
Voeg je logo en regelitems toe, stel btw en valuta in, en download een nette PDF. Gratis, geen aanmelding, geen watermerk.
Wat is een proforma-factuur?
Een proforma-factuur ziet eruit als een definitieve factuur, met gespecificeerde goederen of diensten, hoeveelheden, prijzen, belastingen en verzendkosten, maar dat is het nog niet. Er is nog niets verzonden, en de bedragen kunnen nog enigszins verschuiven voordat de verkoper de echte factuur.
uitgeeft. verkoopfactuur waarmee daadwerkelijk betaling wordt geïnd.
Hoe ziet een proforma-factuur eruit? (Voorbeeld)
Stel dat een huishoudelijke groothandel in Portland een grote bestelling keramische mokken naar een retailer in het VK verstuurt. Voordat de productie begint, stuurt de groothandel een proforma-factuur zodat de retailer de bestelling kan bevestigen en een aanbetaling kan regelen.
- Proforma-factuurnummer: PI-2031
- Uitgifte datum: July 21, 2026
- Geldig tot: August 20, 2026
- Verkoper: Northgate Home Goods, Portland, Oregon
- Koper: Foxglove Living, Manchester, UK
- Artikelen: 2.000 keramische mokken à $4,50 per stuk
- Subtotaal: $9,000.00
- Geschatte vrachtkosten (FOB Portland): $650.00
- Totale geschatte kosten: $9,650.00
- Betalingsvoorwaarden: 30% aanbetaling bij goedkeuring, restant verschuldigd vóór verzending
Die ziet er bijna identiek uit aan een gewone factuur, met gespecificeerde kosten, een totaalbedrag en betalingsvoorwaarden. De verschillen zijn het label "proforma" en een geldigheidsdatum in plaats van een vervaldatum, omdat de verkoper nog niets heeft verzonden en de definitieve bedragen nog iets kunnen verschuiven zodra de bestelling is bevestigd.
In plaats van er zelf een op te bouwen, gebruik je de gratis proforma-factuursjabloonvan Portant. Die heeft al de artikelen, hoeveelheden, prijzen en betalingsvoorwaarden ingevuld, zodat je alleen je eigen verkoper- en kopersgegevens invult en hij klaar is om te versturen.
Wanneer gebruik je een proforma-factuur?
Gebruik een proforma-factuur in deze situaties:
Vooruitbetaling of aanbetaling
Gebruik een proforma-factuur wanneer je een aanbetaling of vooruitbetaling vraagt voor een grote bestelling. Die geeft je de schriftelijke akkoordverklaring van de koper over de kosten, hoeveelheid en voorwaarden voordat je iets verzendt, wat beide partijen een referentie biedt als er later een geschil ontstaat.
Als je alleen een deel van het totaalbedrag vooraf hoeft te innen, is een aanbetalingsfactuur de betere keuze.
Verzending en douaneafhandeling
Voordat een zending het land verlaat, stuur je de koper een proforma-factuur. Douaneagenten en expediteurs gebruiken die om de goederen te classificeren en invoerrechten te schatten voordat de echte factuur en de zending arriveren.
Financiering of krediet verkrijgen
Sommige leveranciers vragen om een proforma-factuur voordat ze kredietvoorwaarden verstrekken, omdat die exact beschrijft wat er wordt gekocht en bevestigt dat betaling wordt verwacht. Banken en geldverstrekkers accepteren die soms op dezelfde manier, als bewijs van een bestelling, bij het regelen van financiering.
Factureren aan buitenlandse klanten
Wanneer je verkoopt aan klanten in het buitenland, stuur je een gedetailleerde proforma-factuur die voldoet aan de facturatievereisten van dat land. Als je een tool zoekt om deze documenten te genereren, vergelijkt ons overzicht van factuursoftware de opties.
Proforma-facturen spelen op deze manier een cruciale rol in de internationale handel en helpen ervoor te zorgen dat goederen worden betaald en geleverd zoals afgesproken.
Waarom gebruiken bedrijven proforma-facturen?
Een proforma-factuur vervult drie functies tegelijk:
- Die legt precies vast wat er wordt verkocht. Gespecificeerde goederen of diensten, hoeveelheden en prijzen, zodat beide partijen dezelfde levering verwachten.
- Het is een schriftelijk bewijs dat beide partijen hebben geaccepteerd. Zodra een koper akkoord gaat, zijn de prijs en voorwaarden veel moeilijker later te betwisten.
- Die versnelt de douaneafhandeling. Douaneambtenaren en expediteurs gebruiken die om een zending te classificeren en te waarderen voordat de goederen en de definitieve factuur aankomen.
Welke informatie bevat een proforma-factuur?
Een proforma-factuur bevat dezelfde informatie als een gewone handelsfactuur. Die omvat doorgaans:
- Naam en contactgegevens van de verkoper en de koper
- Omschrijving van de te verkopen goederen of diensten
- Hoeveelheid en eenheidsprijs van de goederen of diensten
- Te betalen bedragen
- Betalingsvoorwaarden en -condities
- Verzendkosten
- Incoterms (zoals FOB, CIF, enz.)
- Eventuele belastingen of heffingen
- De datum van de factuur en de geldigheidsperiode van het aanbod.
- Het factuurnummer/proforma-factuurnummer
Hoe verschilt een proforma-factuur van een factuur?
Een proforma-factuur bevat dezelfde informatie als een factuur, maar is niet per se een bewijs van een voltooide verkoop. In plaats daarvan is het een schatting voor goederen of diensten die nog niet zijn geleverd. Het verschil tussen een offerte en een factuur werkt op dezelfde manier: de offerte stelt de verkoop voor, de factuur int de betaling daarvoor.
| Proforma-factuur | Factuur | |
|---|---|---|
| Verzonden | Voordat de verkoop is afgerond | Nadat goederen of diensten zijn geleverd |
| Betaling verschuldigd | Nog niet, het is een schatting | Ja, op de vermelde voorwaarden |
| Bedragen | Kunnen nog wijzigen | Definitief |
| Gebruikt voor | Akkoord koper, douane, financiering | Betaling innen, boekhoudkundige administratie |
Het gratis Google Sheets factuursjabloon van Portant vult de verkoper-, koper-, artikel- en totaalvelden rechtstreeks vanuit je spreadsheet in, of je nu een proforma-factuur verstuurt ter goedkeuring of de definitieve factuur zodra de bestelling wordt verzonden. Koppel een sheet en verstuur facturen in batches in plaats van elke factuur handmatig op te stellen.
Veelgestelde vragen
V. Is een proforma-factuur juridisch bindend?
A. Nee. Een proforma-factuur vermeldt verwachte kosten en voorwaarden in plaats van een formele betalingseis te stellen, dus die is op zichzelf geen bindend verkoopcontract. Zodra een koper er echter akkoord mee gaat, zijn de overeengekomen prijs en voorwaarden veel moeilijker later te betwisten.
V. Kun je betalen op basis van een proforma-factuur?
A. Dat kan, en verkopers vragen soms om een aanbetaling op basis van een proforma-factuur, vooral bij maatwerk bestellingen of internationale zendingen. De formele betalingsverplichting ontstaat pas zodra de verkoper de definitieve factuur uitgeeft, dus behandel een proforma-factuur als bevestiging van de voorwaarden en niet als de factuur zelf.
V. Wat is het verschil tussen een proforma-factuur en een offerte?
A. Een offerte is een vroege, vaak informele schatting bedoeld om onderhandelingen te openen, terwijl een proforma-factuur wordt opgesteld nadat beide partijen het eens zijn over prijs en voorwaarden, opgemaakt als een echte factuur met gespecificeerde kosten. Stuur een offerte als de bedragen nog kunnen veranderen, en een proforma-factuur zodra die vaststaan.
V. Heb je een proforma-factuur nodig voor de douane?
A. Ja, vaak wel, voor zendingen die een internationale grens oversteken. Douaneautoriteiten en expediteurs gebruiken het om heffingen te schatten en de waarde van de zending te controleren voordat de goederen en de definitieve factuur arriveren, en daarom sturen exporteurs het mee met de verzenddocumenten.
Q. Hoe maak je een pro-formafactuur aan?
A. Vermeld dezelfde gegevens als op een gewone factuur: informatie over verkoper en koper, gespecificeerde goederen of diensten, hoeveelheden, eenheidsprijzen, belastingen, verzendkosten en een geldigheidsduur, en label het duidelijk als pro-formafactuur. Het gratis pro-formafactuursjabloon van Portant heeft deze indeling al ingebouwd, zodat je de gegevens kunt invullen en het binnen enkele minuten kunt verzenden.
Conclusie
Een pro-formafactuur bevestigt wat er wordt verkocht en tegen welke prijs, voordat er iets wordt verzonden, en kan ook dienen als het document dat douane, expediteurs en kredietverstrekkers onderweg nodig hebben. Het is geen definitieve factuur, dus gebruik het niet om betaling te innen.
Koppel het Google Sheets-factuursjabloon van Portant aan je spreadsheet en je kunt een pro-formafactuur, of de definitieve factuur zodra de bestelling is verzonden, genereren met dezelfde paar klikken.
