Uma fatura proforma é uma fatura preliminar enviada antes da entrega de mercadorias ou serviços. Ela lista os mesmos itens, quantidades e preços de uma fatura real, mas nada foi enviado e nenhum pagamento é devido ainda. Os vendedores a enviam para que o comprador possa aprovar o preço e as condições primeiro, com mais frequência em pedidos grandes, remessas internacionais ou quando o comprador precisa do documento para financiamento ou alfândega.
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O que é uma Fatura Proforma?
Uma fatura proforma tem a aparência de uma fatura finalizada, com mercadorias ou serviços detalhados, quantidades, preços, impostos e frete, mas ainda não é uma fatura definitiva. Nada foi enviado, e os valores ainda podem sofrer pequenos ajustes antes de o vendedor emitir a fatura real.
Quando ambas as partes concordam com os termos e custos da fatura proforma, o vendedor emite a fatura de venda que efetivamente cobra o pagamento.
Como é uma Fatura Proforma? (Exemplo)
Imagine um atacadista de artigos para casa em Portland que está enviando um pedido em grande quantidade de canecas de cerâmica para um varejista no Reino Unido. Antes de iniciar a produção, o atacadista envia uma fatura proforma para que o varejista possa confirmar o pedido e providenciar um depósito.
- Número da fatura proforma: PI-2031
- Data de emissão: July 21, 2026
- Válida até: August 20, 2026
- Vendedor: Northgate Home Goods, Portland, Oregon
- Comprador: Foxglove Living, Manchester, UK
- Itens: 2.000 canecas de cerâmica a $4,50 por unidade
- Subtotal: $9,000.00
- Frete estimado (FOB Portland): $650.00
- Custo total estimado: $9,650.00
- Condições de pagamento: 30% de depósito na aprovação, saldo devido antes do envio
Ela é quase idêntica a uma fatura comum, com custos detalhados, um total e condições de pagamento. As diferenças são o rótulo "proforma" e uma data de validade em vez de uma data de vencimento, pois o vendedor ainda não enviou nada e os valores finais podem mudar ligeiramente após a confirmação do pedido.
Em vez de criar uma do zero, use o modelo de fatura proformagratuito da Portant. Ele já traz os itens, quantidades, preços e condições de pagamento organizados, bastando substituir os dados do vendedor e do comprador para estar pronto para enviar.
Quando Usar uma Fatura Proforma
Use uma fatura proforma nestas situações:
Pagamento Antecipado ou Depósito
Use uma fatura proforma quando for solicitar um depósito ou pagamento antecipado em um pedido grande. Ela garante o acordo por escrito do comprador sobre custo, quantidade e condições antes de você enviar qualquer coisa, oferecendo a ambas as partes uma referência caso surja alguma disputa mais tarde.
Se você precisar apenas cobrar parte do total adiantado, uma fatura de depósito é a opção mais adequada.
Envio e Desembaraço Aduaneiro
Antes de uma remessa sair do país, envie ao comprador uma fatura proforma. Agentes aduaneiros e despachantes utilizam esse documento para classificar as mercadorias e estimar as taxas antes de a fatura real e a remessa chegarem.
Obtenção de Financiamento ou Crédito
Alguns fornecedores solicitam uma fatura proforma antes de conceder condições de crédito, pois ela especifica exatamente o que está sendo comprado e confirma que o pagamento é esperado. Bancos e credores às vezes a aceitam da mesma forma, como comprovante de pedido, na hora de arranjar financiamento.
Faturamento para Clientes no Exterior
Ao vender para clientes no exterior, envie uma fatura proforma detalhada que atenda aos requisitos de faturamento daquele país. Se você estiver escolhendo uma ferramenta para gerar esses documentos, nosso comparativo de softwares de faturamento apresenta as opções disponíveis.
As faturas proforma desempenham um papel fundamental nos negócios internacionais dessa forma, ajudando a garantir que as mercadorias sejam pagas e entregues conforme o acordado.
Por que as Empresas Usam Faturas Proforma?
Uma fatura proforma cumpre três funções ao mesmo tempo:
- Ela especifica exatamente o que está sendo vendido. Mercadorias ou serviços detalhados, quantidades e preços, para que ambas as partes esperem a mesma entrega.
- É um registro em papel que ambas as partes aprovaram. Depois que o comprador assina, o preço e as condições ficam muito mais difíceis de contestar depois.
- Ela agiliza o desembaraço aduaneiro. Agentes aduaneiros e despachantes a utilizam para classificar e avaliar uma remessa antes de as mercadorias e a fatura final chegarem.
Quais Informações uma Fatura Proforma Contém?
Uma fatura proforma contém as mesmas informações de uma fatura comercial comum. Ela normalmente inclui:
- Nome e informações de contato do vendedor e do comprador
- Descrição das mercadorias ou serviços sendo vendidos
- Quantidade e preço unitário das mercadorias ou serviços
- Contas a pagar
- Condições e termos de pagamento
- Custos de frete
- Incoterms (como FOB, CIF, etc.)
- Quaisquer impostos ou taxas aplicáveis
- A data da fatura e o período de validade da oferta.
- O número da fatura/número da fatura proforma
Como uma Fatura Proforma Difere de uma Fatura?
Uma fatura proforma contém as mesmas informações de uma fatura, mas não é necessariamente um registro de uma venda concluída. Em vez disso, é uma estimativa para mercadorias ou serviços que ainda não foram fornecidos. A diferença entre uma cotação e uma fatura funciona da mesma forma: a cotação propõe a venda, e a fatura cobra o pagamento por ela.
| Fatura proforma | Fatura | |
|---|---|---|
| Enviada | Antes da venda ser finalizada | Após a entrega das mercadorias ou serviços |
| Pagamento devido | Ainda não, é uma estimativa | Sim, nos termos indicados |
| Valores | Podem ainda mudar | Definitivos |
| Usado para | Aprovação do comprador, alfândega, financiamento | Cobrança de pagamento, registros contábeis |
O modelo de fatura em Google Sheets gratuito da Portant preenche os campos de vendedor, comprador, item e total diretamente da sua planilha, seja para enviar uma fatura proforma para aprovação ou a fatura final quando o pedido for enviado. Conecte uma planilha e envie faturas em lote em vez de criar cada uma manualmente.
Perguntas Frequentes
P. Uma fatura proforma tem validade legal?
R. Não. Uma fatura proforma indica custos e condições esperados, em vez de emitir uma cobrança formal de pagamento, portanto não é um contrato de venda vinculante por si só. No entanto, depois que o comprador a analisa e aprova, o preço e as condições acordados ficam muito mais difíceis de contestar.
P. É possível pagar com base em uma fatura proforma?
R. Sim, e os vendedores às vezes solicitam um depósito com base nela, especialmente para pedidos personalizados ou remessas internacionais. A obrigação formal de pagamento só entra em vigor quando o vendedor emite a fatura final, portanto trate a fatura proforma como uma confirmação das condições, não como a cobrança em si.
P. Qual é a diferença entre uma fatura proforma e uma cotação?
R. Uma cotação é uma estimativa inicial, muitas vezes informal, destinada a abrir negociação, enquanto uma fatura proforma é emitida depois que ambas as partes concordaram com o preço e as condições, formatada como uma fatura real com custos detalhados. Envie uma cotação se os valores ainda puderem mudar, e uma fatura proforma quando estiverem definidos.
P. É necessária uma fatura proforma para a alfândega?
R. Sim, frequentemente, para remessas que cruzam fronteiras internacionais. As autoridades alfandegárias e os despachantes aduaneiros a utilizam para estimar tarifas e verificar o valor da remessa antes que as mercadorias e a fatura final cheguem, razão pela qual os exportadores a enviam junto com a documentação de embarque.
Q. Como você cria uma fatura proforma?
A. Liste os mesmos detalhes de uma fatura comum: informações do vendedor e do comprador, mercadorias ou serviços detalhados, quantidades, preços unitários, impostos, frete e um período de validade, e identifique-a claramente como fatura proforma. O modelo gratuito de fatura proforma da Portant já conta com esse layout pronto, para que você preencha os dados e a envie em minutos.
Conclusão
Uma fatura proforma confirma o que está sendo vendido e o seu preço antes de qualquer embarque, e pode servir também como a documentação solicitada pela alfândega, pelos despachantes aduaneiros e pelos credores ao longo do processo. Ela não é a fatura final, portanto não a utilize para cobrar pagamentos.
Conecte o Google Sheets invoice template da Portant à sua planilha e você poderá gerar uma fatura proforma, ou a fatura final assim que o pedido for despachado, com os mesmos poucos cliques.
