Una factura proforma es una factura preliminar que se envía antes de entregar los bienes o servicios. Incluye los mismos artículos, cantidades y precios que una factura real, pero aún no se ha enviado nada ni hay ningún pago pendiente. Los vendedores la envían para que el comprador pueda dar su conformidad con el precio y las condiciones antes de proceder, algo muy habitual en pedidos de gran volumen, envíos internacionales o cuando el comprador necesita el documento para financiación o trámites aduaneros.
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¿Qué es una Factura Proforma?
Una factura proforma tiene el aspecto de una factura definitiva, con bienes o servicios detallados, cantidades, precios, impuestos y gastos de envío, pero aún no lo es. Nada ha sido enviado y las cifras todavía pueden variar un poco antes de que el vendedor emita la real factura.
Una vez que ambas partes acuerdan los términos y costos de la factura proforma, el vendedor redacta la factura de ventas que realmente recauda pagos.
¿Cómo es una factura proforma? (Ejemplo)
Supongamos que un mayorista de artículos para el hogar en Portland está enviando un pedido al por mayor de tazas de cerámica a un minorista en el Reino Unido. Antes de que comience la producción, el mayorista envía una factura proforma para que el minorista pueda confirmar el pedido y gestionar un depósito.
- Factura proforma #: PI-2031
- Fecha de emisión: 21 de julio de 2026
- Válido hasta: 20 de agosto de 2026
- Vendedor: Northgate Home Goods, Portland, Oregon
- Comprador: Foxglove Living, Manchester, Reino Unido
- It looks like your message contains only "Items:" with no actual text segments to translate. Please provide the English text you'd like me to translate into Spanish, and I'll be happy to help! 2.000 tazas de cerámica a $4,50 por unidad
- Subtotal: $9,000.00
- Flete estimado (FOB Portland): $650.00
- Costo total estimado: $9,650.00
- Condiciones de pago: 30% de depósito al momento de la aprobación, saldo pendiente antes del envío
Tiene un aspecto casi idéntico al de una factura normal, con costes detallados por partidas, un total y condiciones de pago. Las diferencias son la etiqueta "proforma" y una fecha de validez en lugar de una fecha de vencimiento, ya que el vendedor aún no ha enviado nada y los números finales podrían cambiar ligeramente una vez confirmado el pedido.
En lugar de construir uno desde cero, copia el gratuito de Portant plantilla de factura proforma. Ya incluye los artículos, cantidades, precios y condiciones de pago establecidos, así que solo tienes que añadir los datos de tu vendedor y comprador y estará listo para enviar.
Cuándo usar una factura proforma
Recurre a una factura proforma en estas situaciones:
Pago anticipado o depósito
Utiliza una factura proforma cuando solicites un depósito o pago anticipado por un pedido grande. Permite obtener el acuerdo por escrito del comprador sobre el costo, la cantidad y los términos antes de realizar cualquier envío, lo que proporciona a ambas partes un punto de referencia en caso de que surja alguna disputa más adelante.
Si solo necesitas cobrar una parte del total por adelantado, a factura de depósito es la mejor opción.
Envío y despacho de aduanas
Antes de que un envío salga del país, envíe al comprador una factura proforma. Los agentes de aduanas y los transitarios la utilizan para clasificar las mercancías y estimar los aranceles antes de que lleguen la factura real y el envío.
Obtención de financiamiento o crédito
Algunos proveedores solicitan una factura proforma antes de otorgar condiciones de crédito, ya que detalla con precisión lo que se está comprando y confirma que se espera el pago. Los bancos y prestamistas también pueden aceptarla de la misma manera, como comprobante de un pedido, al gestionar financiamiento.
Facturación a Clientes Internacionales
Cuando vendes a clientes en el extranjero, envía una factura proforma detallada que cumpla con los requisitos de facturación de ese país. Si estás eligiendo una herramienta para generar estos documentos, nuestra software de facturación el resumen compara las opciones.
Las facturas proforma desempeñan un papel fundamental en el comercio internacional de esta manera, ayudando a garantizar que los bienes sean pagados y entregados según lo acordado.
¿Por qué las empresas utilizan facturas proforma?
Una factura proforma hace tres trabajos a la vez:
- Especifica exactamente lo que se está vendiendo. Bienes o servicios detallados, cantidades y precios, para que ambas partes esperen la misma entrega.
- Es un rastro documental acordado por ambas partes. Una vez que un comprador firma, el precio y las condiciones son mucho más difíciles de disputar posteriormente.
- Pasa la aduana más rápido. Los funcionarios de aduanas y los agentes de carga lo utilizan para clasificar y valorar un envío antes de que lleguen las mercancías y la factura final.
¿Qué información contiene una factura proforma?
Una factura proforma contiene la misma información que una factura comercial regular. Normalmente incluye:
- Nombre e información de contacto del vendedor y del comprador
- Descripción de los bienes o servicios que se venden
- Cantidad y precio unitario de bienes o servicios
- Cuentas por pagar
- Términos y condiciones de pago
- Costos de envío
- Incoterms (como FOB, CIF, etc.)
- Cualquier impuesto o arancel aplicable
- La fecha de la factura y el período de validez de la oferta.
- El número de factura/número de factura proforma
¿En qué se diferencia una factura proforma de una factura?
Una factura proforma contiene la misma información que una factura, pero no representa necesariamente el registro de una venta completada. En cambio, es una estimación de bienes o servicios que aún no han sido entregados. El diferencia entre una cotización y una factura funciona de la misma manera: el presupuesto propone la venta, la factura cobra el pago por ella.
| Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|
| Enviado | Antes de que se finalice la venta | Después de que se entregan los bienes o servicios |
| Pago pendiente | Todavía no, es una estimación | Sí, en los términos establecidos |
| Números | Aún se puede cambiar | Final |
| Utilizado para | Aprobación del comprador, aduanas, financiamiento | Cobro de pagos, registros contables |
Portant es gratis Plantilla de factura de Google Sheets rellena los campos del vendedor, comprador, artículo y total directamente desde tu hoja de cálculo, ya sea que envíes una factura proforma para aprobación o la factura final una vez que se envíe el pedido. Conecta una hoja de cálculo y enviar facturas en lotes en lugar de crearlos uno por uno manualmente.
Preguntas frecuentes
P. ¿Es una factura proforma legalmente vinculante?
A. No. Una factura proforma establece los costos y condiciones esperados en lugar de emitir una solicitud formal de pago, por lo que no constituye un contrato de venta vinculante por sí sola. Sin embargo, una vez que el comprador la revisa y la aprueba, el precio y las condiciones acordadas son mucho más difíciles de disputar posteriormente.
Q. ¿Se puede pagar con una factura proforma?
A. Puedes hacerlo, y los vendedores a veces solicitan un depósito como anticipo, especialmente en pedidos personalizados o envíos internacionales. La obligación formal de pago solo se activa una vez que el vendedor emite la factura definitiva, por lo que debes tratar una factura proforma como una confirmación de los términos acordados, no como la factura en sí.
Q. ¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
A. Un presupuesto es una estimación inicial, generalmente informal, destinada a abrir la negociación, mientras que una factura proforma se emite después de que ambas partes han acordado el precio y las condiciones, con un formato similar al de una factura real con costos detallados. Envía un presupuesto si los números pueden cambiar todavía, y una factura proforma una vez que estén definidos.
Q. ¿Necesita una factura proforma para la aduana?
A. Sí, con frecuencia, para envíos que cruzan una frontera internacional. Las autoridades aduaneras y los agentes de carga la utilizan para estimar los aranceles y verificar el valor del envío antes de que lleguen las mercancías y la factura definitiva, por eso los exportadores la envían junto con la documentación de embarque.
Q. ¿Cómo se crea una factura proforma?
A. Incluye los mismos datos que una factura ordinaria: información del vendedor y del comprador, desglose de bienes o servicios, cantidades, precios unitarios, impuestos, gastos de envío y un período de validez, y etiquétala claramente como factura proforma. La plantilla de factura proforma gratuita de Portant ya cuenta con este formato, así que puedes completar los datos y enviarla en minutos.
Conclusión
Una factura proforma confirma qué se vende y a qué precio antes de que se realice cualquier envío, y puede servir también como documentación que solicitan las aduanas, los agentes de carga y los prestamistas durante el proceso. No es la factura definitiva, por lo que no debe utilizarse para cobrar el pago.
Conecta la plantilla de factura en Google Sheets de Portant a tu hoja de cálculo y podrás generar una factura proforma, o la factura definitiva una vez despachado el pedido, en unos pocos clics.
