Cos'è un pagamento su fattura e come funziona

Il pagamento di una fattura è la transazione che salda una fattura: l'acquirente invia al venditore l'importo dovuto, utilizzando il metodo e le condizioni di pagamento specificati nella fattura, come un bonifico bancario con termini Net 30 o un pagamento con carta dovuto alla ricezione. La fattura è la richiesta; il pagamento è ciò che la chiude.

I pagamenti di fatture in ritardo o non corrispondenti sono il motivo per cui i team di contabilità fornitori inseguono i fornitori e i fornitori inseguono i clienti. Questa guida tratta i metodi di pagamento più comuni, le condizioni standard che troverai su una fattura, i problemi specifici (fatture mancanti, numeri d'ordine non corrispondenti, solleciti manuali) che ostacolano il pagamento delle fatture nella pratica, e come mantenere i tuoi pagamenti puntuali.

Quali sono i metodi di pagamento fattura più comuni

Il metodo più adatto dipende principalmente dall'importo della fattura e dal fatto che il pagamento attraversi un confine:

Metodo	Utilizzo tipico	Velocità	Costo per il venditore
Bonifico bancario	Fatture di importo elevato, B2B	1 a 3 giorni lavorativi	Basso
Carta di credito o di debito	Fatture di importo ridotto o ricorrenti	Istantaneo a 1 giorno lavorativo	Commissione di elaborazione, tipicamente dall'1,5% al 3%
Portafoglio digitale (PayPal, Google Pay, Apple Pay)	Attività online, fatture una tantum	Istantaneo	Commissione di elaborazione, simile alla carta
Bonifico internazionale	Fatture internazionali	In giornata a 2 giorni lavorativi	La più alta, più conversione valutaria
Contanti	Transazioni locali, di persona	Istantaneo	Nessuno

• Il bonifico bancario è la scelta predefinita per le fatture di importo elevato: un bonifico bancario prevede una commissione fissa e ridotta indipendentemente dall'importo della fattura, mentre un pagamento con carta costa al venditore una percentuale dell'importo, tipicamente dall'1,5% al 3%.
• I pagamenti con carta offrono velocità e una traccia documentale che il tuo software di contabilità può riconciliare automaticamente, in cambio di una commissione più alta.
• I portafogli digitali aggiungono protezione per l'acquirente e una conferma quasi istantanea, il che conta soprattutto per le fatture una tantum da un nuovo cliente.
• I bonifici internazionali sono lo standard per le fatture transfrontaliere nonostante il costo, perché i circuiti di bonifico bancario non garantiscono liquidazione affidabile tra paesi diversi.
• I contanti vengono ancora utilizzati per lavori locali e di persona, ma non lasciano alcuna registrazione automatica, quindi richiedono un'inserimento manuale nei tuoi libri contabili.

Quali sono le condizioni di pagamento in un pagamento fattura

Net 30

Le condizioni Net 30 indicano che il pagamento è dovuto entro 30 giorni dalla data della fattura. Questa condizione di pagamento standard offre all'acquirente un periodo ragionevole per elaborare e pagare la fattura.

Dovuto alla ricezione

Le fatture contrassegnate come "Dovuto alla ricezione" richiedono il pagamento immediato alla ricezione della fattura. Questa condizione è spesso utilizzata da freelance e piccole imprese per garantire un pagamento rapido e mantenere il flusso di cassa.

Fine mese (EOM)

Le condizioni EOM specificano che il pagamento è dovuto alla fine del mese in cui la fattura è stata emessa. Questa condizione aiuta ad allineare i pagamenti delle fatture con i cicli contabili mensili.

Quali sono le sfide più comuni nel pagamento delle fatture

1. Fatture mancanti: le fatture perse o smarrite ritardano il pagamento e costringono a un nuovo invio.
2. Fatture duplicate: un cliente che riceve la stessa fattura due volte rischia di pagarla due volte.
3. Dati mancanti: una fattura incompleta, un campo vuoto dove dovrebbe esserci un totale o un numero d'ordine, si blocca alla scrivania della contabilità fornitori del cliente prima ancora che qualcuno guardi la data di scadenza.
4. Errori nella fattura: un importo errato o un nome cliente scritto male fa tornare indietro la fattura, e il conteggio dei giorni per il pagamento ricomincia da capo.
5. Corrispondenza tra fatture, ordini d'acquisto e ricevute: senza un numero d'ordine sulla fattura stessa, il team di contabilità fornitori deve cercarlo prima di poter approvare il pagamento.
6. Pagamenti puntuali: pagare puntualmente in modo costante è difficile senza un sistema che segnali le scadenze prima che passino.
7. Informazioni di contatto errate o mancanti: un cliente che non riesce a contattarti con una domanda mette da parte la fattura invece di procedere.
8. Numerose richieste da parte dei fornitori: ogni fattura poco chiara diventa un ticket di assistenza che qualcuno del tuo team deve gestire.

Questi problemi si sommano l'uno all'altro: un numero d'ordine mancante blocca la fattura esattamente nel momento in cui dovrebbe partire un promemoria per il ritardo. Consulta problemi comuni delle fatture e relative soluzioni per un'analisi più dettagliata di ciascuno, oppure i nostri modelli di email per fatture scadute se un promemoria è ciò di cui hai bisogno.

Supera le sfide del pagamento fatture con Portant

Ogni sfida descritta sopra ha la stessa causa principale: la fattura è stata assemblata a mano, quindi manca un campo, è nella cartella dei download di qualcuno oppure è in attesa che qualcuno ricordi di inviarla. Portant elimina il passaggio manuale in ciascuno di questi punti:

• Fatture mancanti: Portant salva ogni fattura direttamente su Google Drive nel momento in cui viene generata, quindi non c'è nessun archivio separato da ricordare di aggiornare né una cartella dei download in cui cercare in seguito.
• Dati mancanti o soggetti a errori: i modelli di fattura di Portant includono già tutti i campi obbligatori. Punta un modello su una riga di un Google Sheet e compilerà automaticamente il nome del cliente, le voci e i totali, così nessun campo sarà mai vuoto perché qualcuno si è dimenticato di digitarlo.
• Corrispondenza tra fatture e ordini d'acquisto: un segnaposto per il numero d'ordine è già presente nel modello stesso, compilato dalla stessa riga del foglio come il resto della fattura. Il numero che il team di contabilità fornitori deve abbinare alla fattura è nel documento fin dall'inizio, non cercato dopo.
• Pagamenti puntuali: collega la tua email una volta sola e Portant invia la fattura completata nel momento in cui viene generata, senza passaggi separati da ricordare. Per i clienti abituali, ogni nuova riga nel foglio diventa automaticamente una nuova fattura, con la stessa cadenza ogni volta.

Come si pagano le fatture puntualmente

Pagare le fatture puntualmente è essenziale per mantenere operazioni aziendali fluide e costruire rapporti solidi con i fornitori. I pagamenti puntuali migliorano la credibilità aziendale, prevengono le more e garantiscono una fornitura costante di beni o servizi.

Controlla le tue fatture

Alla ricezione di una fattura, è fondamentale esaminarla subito. Verifica la data di scadenza, le condizioni di pagamento, il costo totale e il metodo di pagamento per assicurarti che tutto sia corretto. Questo aiuta a evitare discrepanze o ritardi nel processo di pagamento.

Imposta promemoria

Imposta promemoria tramite avvisi di calendario o software di fatturazione per evitare di perdere le scadenze di pagamento. Questo approccio proattivo ti aiuta a restare aggiornato sulle scadenze ed evitare ritardi nei pagamenti.

Crea un piano di pagamento

Avere un piano di pagamento dedicato può semplificare la gestione delle fatture. Organizza le fatture per data di scadenza e riserva momenti specifici settimanali o mensili per gestire i pagamenti. Questa regolarità aiuta a gestire efficacemente il flusso di cassa.

Risolvi i problemi di fatturazione tempestivamente

Se riscontri problemi con una fattura, affrontali immediatamente. Contatta il fornitore per risolvere gli errori e concordare l'importo corretto da pagare. Agire prontamente previene i ritardi e mantiene buoni rapporti con i fornitori.

Scegli il metodo di pagamento giusto

È fondamentale scegliere il metodo di pagamento più adatto alla tua attività. Confronta diversi metodi, come i bonifici bancari, le carte di credito e i pagamenti digitali, per determinare quale offre il miglior equilibrio tra costo, comodità e velocità.

Approfitta degli Sconti per Pagamento Anticipato

Sfruttare gli sconti per pagamento anticipato può far risparmiare denaro alla tua attività. Ad esempio, pagare una fattura entro 10 giorni potrebbe offrire uno sconto del 2%. Questi risparmi possono accumularsi in modo significativo nel tempo.

Organizza e Archivia le Fatture

Mantieni un approccio sistematico all'archiviazione e al monitoraggio delle fatture. Crea un sistema di archiviazione digitale o fisico per conservare le fatture per data, fornitore o progetto. Questa organizzazione ti garantisce di poter recuperare e consultare facilmente le fatture quando necessario.

FAQ

D. Cosa succede se il pagamento di una fattura è in ritardo?

R. Un pagamento in ritardo di solito comporta una penale se indicata nella fattura, e può compromettere il rapporto con il fornitore. Se un pagamento rimane non saldato oltre i termini concordati, il fornitore potrebbe ricorrere a email di sollecito, a una procedura di recupero crediti o, nei casi più gravi, ad azioni legali. Consulta tackling outstanding invoices per un approccio proattivo alla prevenzione di questa situazione.

D. È possibile contestare il pagamento di una fattura?

R. Sì. Se una fattura contiene un errore di fatturazione, riporta un importo errato o riguarda un servizio che non hai ricevuto, contatta il fornitore per iscritto prima della scadenza e spiega la discrepanza. Pagare solo la parte non contestata mentre il problema viene risolto è una pratica comune, ma verifica prima questo approccio con il fornitore.

D. Qual è la differenza tra il pagamento di una fattura e una ricevuta?

R. Il pagamento di una fattura è l'atto di corrispondere quanto richiesto dalla fattura. La ricevuta è la prova che il pagamento è stato ricevuto. Consulta invoice vs receipt per il confronto completo.

D. È possibile effettuare un pagamento parziale di una fattura?

R. Sì, se il fornitore è d'accordo. I pagamenti parziali sono comuni per ordini di grandi dimensioni o per lavori basati su milestone, e il saldo rimanente con la relativa scadenza deve essere documentato nella fattura o in un piano di pagamento separato.

D. Quanto tempo si ha per pagare una fattura?

R. Dipende dai termini di pagamento indicati nella fattura, comunemente Net 30, Due on Receipt o End of Month. Se una fattura non riporta alcun termine, 30 giorni è il criterio predefinito più comune negli US, ma verifica con il fornitore invece di dare per scontato.

Conclusione

I pagamenti delle fatture procedono senza intoppi quando la fattura stessa non presenta lacune: ogni campo compilato, il numero d'ordine nel punto in cui l'acquirente si aspetta di trovarlo e nessun passaggio manuale tra "generata" e "inviata". Controlla le fatture non appena arrivano, imposta dei promemoria per i pagamenti dovuti e approfitta degli sconti per pagamento anticipato quando vengono offerti. Dal lato dell'invio, una fattura automatizzata elimina la maggior parte dei problemi sopra descritti prima ancora che si verifichino.