Flux de travail éducatif
Lettres aux parents
Transformez une liste de classe Google Sheets en une lettre personnalisée pour chaque famille à partir d'un seul modèle Google Docs. La fusion de données de Portant crée, nomme et classe chaque lettre afin que vous puissiez envoyer par e-mail ou imprimer sans ressaisir.
~5 min de configuration · Utilisé par plus de 100 équipes
Approuvé par plus de 40 000 équipes
Aperçu
Envoyez des lettres personnalisées aux parents à partir d'un seul modèle Google Docs
Les secrétariats scolaires passent leurs vendredis après-midi à ressaisir la même lettre aux parents, en remplaçant le nom de chaque famille, la classe concernée et la date de la sortie. Une seule faute de frappe à la ligne 17 et deux parents appellent l'accueil le lundi matin.
Ce modèle confie la saisie aux données. Portant utilise lafusion de donnéespour transformer chaque ligne de votre liste Google Sheets en une lettre Google Docs, puis nomme chaque fichier par élève et enregistre l'ensemble dans le dossier de la classe. Ajoutez Portant AI pour traduire la lettre à destination des familles multilingues avant l'envoi.
Ce modèle est conçu pour les enseignants, les secrétaires de direction, les responsables de niveau et les correspondants parents qui gèrent les communications de classe chaque semaine. Le même flux de travail couvre les newsletters trimestrielles, les formulaires d'autorisation, les rappels d'assiduité, les invitations aux réunions parents-professeurs et les appels aux dons.
Pour qui
Ce modèle est-il fait pour vous ?
Les équipes qui génèrent des documents à partir de données structurées.
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Un lot de lettres pour toute la classe prêt en moins de cinq minutes.La fusion de données de Portant transforme chaque ligne Google Sheets en une lettre Google Docs personnalisée en une seule opération, ce qui évite au secrétariat de ressaisir la même lettre pour chaque famille.
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La preuve que chaque famille a bien ouvert la lettre.Le suivi des e-mails de Portant indique quels parents ont lu le message, ce qui permet au secrétariat de relancer uniquement les familles qui ne l'ont pas ouvert, plutôt que d'appeler toute la classe.
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Des lettres que chaque famille peut lire dans sa langue.Portant AI traduit la lettre approuvée dans la langue indiquée sur chaque ligne, afin que les communautés scolaires multilingues reçoivent le même message au même moment.
Configuration
Comment configurer le flux de travail pour les lettres aux parents
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01
Étape 1 : Connecter Google Sheets et Google Docs
Connectez-vous à Portant avec votre compte Google Workspace, puis sélectionnez la liste de classe et le modèle de lettre aux parents que vous avez déjà créé dans Google Docs.
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Étape 2 : Associer les colonnes aux balises de fusion
Insérez des balises telles que {{Parent Name}}, {{Student Name}}, {{Class}} et {{Trip Date}} dans le modèle, puis faites correspondre chacune d'elles à la colonne correspondante de votre liste.
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03
Étape 3 : Définir les règles de gestion des fichiers de sortie
Dans les paramètres de sortie de Portant, nommez chaque fichier par élève, enregistrez le lot dans un dossier de classe sur Drive et choisissez le format d'export PDF ou Doc.
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Étape 4 : Envoyer avec le suivi des e-mails ou traduire au préalable
Activez le suivi des e-mails de Portant pour visualiser les ouvertures, ou utilisez Portant AI pour traduire la lettre dans la langue préférée de chaque famille avant l'envoi du lot.
Questions fréquentes
Répertoriez une famille par ligne dans Google Sheets avec le nom du parent, l'adresse e-mail, le nom de l'élève et la classe, puis connectez cette feuille à un modèle de lettre Google Docs dans Portant. La fusion de données de Portant remplace les balises du modèle par les données de chaque ligne et génère une lettre par famille en une seule opération.
Conservez votre liste de classe dans Google Sheets, gardez l'en-tête officiel de l'école dans un seul modèle Google Docs, et laissez Portant générer un fichier par famille. L'ensemble du lot est prêt en quelques minutes, chaque lettre reprend la charte officielle de l'école, et les fichiers sont enregistrés dans un seul dossier Drive afin que le secrétariat puisse retrouver n'importe laquelle ultérieurement.
Oui. Ajoutez une colonne à la feuille Google Sheets indiquant la langue préférée de chaque famille, puis activez Portant AI dans le flux de travail pour traduire le corps de la lettre ligne par ligne. La lettre en anglais de l'école et la version traduite proviennent toutes deux du même modèle, de sorte que la mise en forme et l'en-tête restent identiques.
Un lot d'environ 30 lettres s'exécute en moins d'une minute une fois le flux de travail configuré. Un lot pour l'ensemble de l'école regroupant 500 familles prend quelques minutes, car Portant génère chaque fichier Google Docs en parallèle et les enregistre tous dans un seul dossier de classe ou de niveau dans Drive.
Oui. Connectez une feuille d'inscriptionGoogle Formscomme source de données à la place d'une liste statique, et Portant génère une lettre aux parents dès qu'une famille complète le formulaire. Cela fonctionne très bien pour les autorisations de sortie, les activités périscolaires et les réservations de réunions parents-professeurs.
Envoyez le lot via Portant avec le suivi des e-mails activé. La ligne de chaque famille dans le journal du flux de travail indique si la lettre a été ouverte et à quel moment, ce qui permet au secrétariat d'appeler ou de renvoyer uniquement aux parents qui ne l'ont pas lue. Cela remplace les suppositions quant à la bonne réception de l'e-mail.
Modèles associés
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