Flujo de trabajo educativo
Cartas para familias
Convierte una lista de clase en Google Sheets en una carta personalizada para cada familia usando una sola plantilla de Google Docs. La combinación de datos de Portant genera, nombra y archiva cada carta para que puedas enviarla por correo electrónico o imprimirla sin volver a escribir nada.
~5 min de configuración · Usado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
EnvÃa cartas personalizadas a las familias desde una sola plantilla de Google Docs
Las oficinas escolares pasan las tardes del viernes volviendo a escribir la misma carta para las familias, cambiando el nombre de cada una, la clase correcta y la fecha de la excursión. Un solo error tipográfico en la fila 17 y dos familias llaman a la recepción el lunes por la mañana.
Esta plantilla devuelve la escritura a los datos. Portant utiliza lacombinación de datospara convertir cada fila de tu lista en Google Sheets en una carta en Google Docs, nombra cada archivo por estudiante y guarda el lote en la carpeta de la clase. Añade Portant AI para traducir la carta para familias multilingües antes de enviarla.
Está diseñado para docentes, personal administrativo escolar, jefes de año y coordinadores de familias que gestionan la comunicación con las familias cada semana. El mismo flujo de trabajo sirve para boletines trimestrales, autorizaciones, recordatorios de asistencia, invitaciones a reuniones de padres y madres, y campañas de recaudación de fondos.
Para quién es
¿Es esta plantilla adecuada para ti?
Equipos que generan documentos a partir de datos estructurados.
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Un conjunto de cartas para toda la clase listo en menos de cinco minutos.La combinación de datos de Portant convierte cada fila de Google Sheets en una carta personalizada en Google Docs en una sola ejecución, para que la oficina deje de escribir la misma carta una vez por familia.
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Confirmación de qué familias abrieron la carta.El seguimiento de correo electrónico de Portant indica qué familias han leÃdo el mensaje, para que la oficina haga seguimiento solo con las que no lo vieron, en lugar de llamar a toda la clase.
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Cartas que cada familia puede leer en su idioma.Portant AI traduce la carta aprobada al idioma indicado en cada fila, para que las comunidades escolares multilingües reciban el mismo mensaje al mismo tiempo.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo de cartas para familias
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01
Paso 1: Conecta Google Sheets y Google Docs
Inicia sesión en Portant con tu cuenta de Google Workspace, luego selecciona la hoja con la lista de la clase y la plantilla de carta para familias que ya has creado en Google Docs.
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02
Paso 2: Asigna las columnas a las etiquetas de combinación
Añade etiquetas como {{Parent Name}}, {{Student Name}}, {{Class}} y {{Trip Date}} en la plantilla y, a continuación, asigna cada una a la columna correspondiente de tu lista.
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03
Paso 3: Configura las reglas de gestión de salida
En la configuración de salida de Portant, nombra cada archivo por estudiante, guarda el lote en una carpeta de clase en Drive y elige PDF o Doc como formato de exportación.
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04
Paso 4: EnvÃa con seguimiento de correo electrónico o traduce primero
Activa el seguimiento de correo electrónico de Portant para ver las aperturas, o usa Portant AI para traducir la carta al idioma preferido de cada familia antes de enviar el lote.
Preguntas frecuentes
Escribe una familia por fila en Google Sheets con el nombre de la madre o el padre, el correo electrónico, el nombre del estudiante y la clase, luego conecta esa hoja a una plantilla de carta en Google Docs dentro de Portant. La combinación de datos de Portant reemplaza las etiquetas de la plantilla con los datos de cada fila y genera una carta por familia en una sola ejecución.
Mantén la lista de tu clase en Google Sheets, conserva el membrete del centro en una sola plantilla de Google Docs y deja que Portant genere un archivo por familia. Todo el lote se procesa en minutos, cada carta tiene el aspecto de la carta oficial del centro y los archivos se guardan en una carpeta de Drive para que la oficina pueda encontrar cualquiera de ellos más adelante.
SÃ. Añade una columna a la hoja de Google Sheets que indique el idioma preferido de cada familia, luego activa Portant AI en el flujo de trabajo para traducir el cuerpo de la carta fila por fila. La carta en inglés del centro y la versión traducida se generan desde la misma plantilla, por lo que el formato y el membrete se mantienen idénticos.
Un conjunto de unas 30 cartas se procesa en menos de un minuto una vez que el flujo de trabajo está configurado. Un lote de todo el centro con 500 familias tarda unos pocos minutos, ya que Portant genera cada archivo de Google Docs en paralelo y los guarda todos en una sola carpeta de clase o nivel educativo en Drive.
SÃ. Conecta una hoja de registro deGoogle Formscomo fuente de datos en lugar de una lista estática, y Portant genera una carta para la familia en el momento en que completa el formulario. Esto funciona muy bien para autorizaciones de excursiones, actividades extraescolares y reservas de reuniones con familias.
EnvÃa el lote a través de Portant con el seguimiento de correo electrónico activado. La fila de cada familia en el registro del flujo de trabajo muestra si la carta fue abierta y cuándo, para que la oficina pueda llamar o reenviar solo a las familias que no la han leÃdo. Esto elimina la incertidumbre sobre si el correo electrónico llegó a su destino.
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