Fluxo de trabalho educacional
Cartas para Pais
Transforme uma lista de turma no Google Sheets em uma carta personalizada para cada família usando um único modelo no Google Docs. O recurso de mala direta do Portant cria, nomeia e organiza cada carta para que você possa enviar por e-mail ou imprimir sem redigitar nada.
~5 min de configuração · Usado por mais de 100 equipes
Confiado por mais de 40.000 equipes
Visão geral
Envie cartas personalizadas para pais a partir de um único modelo no Google Docs
As secretarias escolares passam as tardes de sexta-feira redigitando a mesma carta para os pais, trocando o nome de cada família, a turma correta e a data do passeio. Um erro de digitação na linha 17 e dois responsáveis ligam para a secretaria na manhã de segunda-feira.
Este modelo deixa a digitação por conta dos dados. O Portant usa amala diretapara transformar cada linha da sua lista no Google Sheets em uma carta no Google Docs, depois nomeia cada arquivo pelo nome do aluno e salva o lote na pasta da turma. Adicione o Portant AI para traduzir a carta para famílias multilíngues antes do envio.
Foi desenvolvido para professores, secretários escolares, coordenadores de ano e responsáveis pela comunicação com os pais que lidam com a comunicação da turma toda semana. O mesmo fluxo de trabalho cobre boletins do bimestre, autorizações de saída, lembretes de frequência, convites para reuniões de pais e mestres e campanhas de arrecadação de fundos.
Para quem é
Este modelo é ideal para você?
Equipes que geram documentos a partir de dados estruturados.
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Um conjunto de cartas para toda a turma em menos de cinco minutos.A mala direta do Portant transforma cada linha do Google Sheets em uma carta personalizada no Google Docs em uma única execução, para que a secretaria pare de redigitar a mesma carta para cada família.
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Confirmação de quais famílias abriram a carta.O rastreamento de e-mail do Portant indica quais responsáveis leram a mensagem, para que a secretaria faça o acompanhamento apenas com as famílias que não a viram, em vez de ligar para toda a turma.
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Cartas que cada família pode ler no seu idioma.O Portant AI traduz a carta aprovada para o idioma indicado em cada linha, para que comunidades escolares multilíngues recebam a mesma mensagem ao mesmo tempo.
Configuração
Como configurar o fluxo de trabalho de cartas para pais
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01
Etapa 1: Conecte o Google Sheets e o Google Docs
Faça login no Portant com sua conta do Google Workspace, depois selecione a planilha com a lista da turma e o modelo de carta para pais que você já criou no Google Docs.
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02
Etapa 2: Mapeie as colunas para as tags de mesclagem
Insira tags como {{Parent Name}}, {{Student Name}}, {{Class}} e {{Trip Date}} no modelo e associe cada uma à coluna correspondente na sua lista.
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03
Etapa 3: Defina as regras de gerenciamento de saída
Nas configurações de saída do Portant, nomeie cada arquivo pelo nome do aluno, salve o lote em uma pasta da turma no Drive e escolha PDF ou Doc como formato de exportação.
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04
Etapa 4: Envie com rastreamento de e-mail ou traduza primeiro
Ative o rastreamento de e-mail do Portant para visualizar as aberturas, ou use o Portant AI para traduzir a carta para o idioma preferido de cada família antes de enviar o lote.
Perguntas frequentes
Liste uma família por linha no Google Sheets com o nome do responsável, e-mail, nome do aluno e turma, depois conecte essa planilha a um modelo de carta no Google Docs dentro do Portant. A mala direta do Portant substitui as tags do modelo pelos dados de cada linha e gera uma carta por família em uma única execução.
Mantenha a lista da turma no Google Sheets, mantenha o papel timbrado da escola em um único modelo no Google Docs e deixe o Portant gerar um arquivo por família. Todo o lote é processado em minutos, cada carta mantém a aparência oficial da escola e os arquivos são salvos em uma única pasta no Drive para que a secretaria possa encontrar qualquer uma delas depois.
Sim. Adicione uma coluna à planilha do Google Sheets indicando o idioma preferido de cada família, depois ative o Portant AI no fluxo de trabalho para traduzir o corpo da carta linha por linha. A carta em inglês da escola e a versão traduzida saem do mesmo modelo, portanto a formatação e o papel timbrado permanecem idênticos.
Um conjunto de cerca de 30 cartas é gerado em menos de um minuto após a configuração do fluxo de trabalho. Um lote com 500 famílias de toda a escola leva alguns minutos, pois o Portant gera cada arquivo do Google Docs em paralelo e os salva todos em uma única pasta de turma ou ano letivo no Drive.
Sim. Conecte uma planilha de inscrições doGoogle Formscomo fonte de dados no lugar de uma lista estática, e o Portant gera uma carta para os pais no momento em que uma família preenche o formulário. Isso funciona bem para autorização de passeios, atividades extracurriculares e agendamento de reuniões de pais e mestres.
Envie o lote pelo Portant com o rastreamento de e-mail ativado. A linha de cada família no registro do fluxo de trabalho indica se a carta foi aberta e quando, para que a secretaria possa ligar ou reenviar apenas para os responsáveis que ainda não leram. Isso elimina a dúvida sobre se o e-mail foi recebido.
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