Flujo de trabajo educativo
Certificado de Graduación
Convierte un listado de Google Sheets en un certificado de graduación terminado por cada alumno, exportado como PDFs con nombre en tu carpeta de cohorte. La combinación de datos de Portant rellena tu diseño de Google Slides y la gestión de resultados se encarga de los nombres de archivo y los números de certificado secuenciales.
~5 min de configuración · Usado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40,000 equipos
Descripción general
Genera certificados de graduación en Google Slides a partir de una Google Sheet
La temporada de ceremonias implica cientos de certificados casi idénticos con un pequeño cambio por destinatario. Un administrador abre la presentación maestra, duplica la diapositiva una vez por alumno, vuelve a escribir el nombre y la línea de reconocimiento, luego exporta todo como PDF y renombra los archivos a mano. Una baja de último momento a las 9 de la noche y el ciclo comienza de nuevo.
Portant convierte cada fila de tu listado en Google Sheets en un certificado terminado en Google Slides.La combinación de datosrellena el nombre del destinatario, el curso, la fecha de finalización y el número de certificado desde la fila, mientras que la gestión de resultados nombra cada PDF y lo guarda en tu carpeta de cohorte en Drive. Añade un paso de correo electrónico y el seguimiento de correo confirma qué graduado abrió el mensaje.
Esta plantilla es ideal para administradores escolares que preparan paquetes de graduación, gestores de formación que dirigen cohortes corporativas, y creadores de cursos que emiten certificados de finalización para programas en línea. Combínala con tu configuración deGoogle Sheetspara que el listado que ya mantienes impulse cada certificado que emite el equipo.
Para quién es
¿Es esta plantilla la adecuada para ti?
Equipos que generan documentos a partir de datos estructurados.
-
200 certificados listos en menos de 10 minutos.La combinación de datos rellena cada nombre, curso y número de certificado desde la hoja de destinatarios en un solo lote, por lo que una cohorte de 200 personas termina más rápido que un descanso para tomar café.
-
Cada PDF nombrado y archivado sin esfuerzo.La gestión de resultados crea cada certificado con el nombre e ID del destinatario y lo deposita en una carpeta de cohorte, por lo que las reemisiones toman segundos la próxima vez que un graduado lo solicite.
-
Comprobación de que cada graduado recibió su certificado.El seguimiento de correo muestra cuándo cada destinatario abre el mensaje, para que puedas reenviar un certificado no recibido el mismo día en lugar de semanas después de la ceremonia.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo del certificado de graduación
-
01
Paso 1: Crea tu hoja de destinatarios
Abre Google Sheets y añade una fila por destinatario con columnas para nombre completo, curso o programa, fecha de finalización, instructor y un número de certificado opcional. Usa encabezados claros porque Portant los asignará a las etiquetas de tu presentación de Slides.
-
02
Paso 2: Fija el diseño maestro de Slides
Diseña el certificado una sola vez en Google Slides con escudos, firmas y bordes dorados fijos en su lugar. Inserta etiquetas de combinación como {{Name}}, {{Course}} y {{CertID}} donde debe aparecer el texto personalizado.
-
03
Paso 3: Conecta la hoja y la presentación en Portant
Abre Portant, vincula la hoja de destinatarios y el maestro de Slides, luego asigna cada etiqueta de combinación a su columna. Previsualiza algunas filas para comprobar que los nombres largos siguen cabiendo en la línea antes de la ejecución completa.
-
04
Paso 4: Define las reglas de salida y ejecuta el lote
En la gestión de resultados, nombra cada PDF por destinatario (por ejemplo {{Name}}_{{CertID}}.pdf), elige una carpeta de cohorte en Drive y añade un paso de correo electrónico si deseas que cada graduado reciba su certificado automáticamente.
Preguntas frecuentes
Abre Google Slides, diseña el certificado una sola vez con el escudo de tu institución, los bordes y las firmas fijos en su lugar, luego inserta etiquetas de combinación como {{Name}}, {{Course}} y {{Date}} donde corresponde el texto dinámico. Portant asigna cada etiqueta a una columna de tu listado en Google Sheets y rellena 200 certificados en una sola ejecución.
Un certificado de graduación debe incluir el nombre completo del destinatario, la institución que lo otorga, el programa o curso completado, la fecha de finalización, los nombres y firmas de las autoridades emisoras, y un número de certificado único. Portant extrae cada uno de esos campos de tu fila en Google Sheets y los combina en el diseño bloqueado de Slides.
Registra cada destinatario como una fila en Google Sheets con los campos que deseas en el certificado, luego conecta la hoja y tu maestro de Slides en Portant. Ejecuta el flujo de trabajo una vez y Portant genera un certificado personalizado por fila, exporta cada uno como un PDF con nombre y guarda el lote en una carpeta de cohorte en Drive.
Sí. Añade un paso de correo electrónico al flujo de trabajo con la dirección del destinatario extraída de una columna de Google Sheets, y Portant adjunta cada certificado PDF con nombre a su propio mensaje. El seguimiento de correo muestra cuándo cada graduado abre el mensaje, para que puedas reenviar un certificado no recibido sin esperar a que llegue una queja.
Almacena el número de certificado en su propia columna en tu listado de Google Sheets (por ejemplo, 2026-001, 2026-002), luego asigna esa columna a una etiqueta de combinación {{CertID}} en tu maestro de Google Slides. La gestión de resultados también puede reutilizar el mismo valor para nombrar cada PDF, de modo que el nombre del archivo y el número impreso en el certificado siempre coincidan.
Sí. El mismo patrón de Google Sheets y Slides gestiona certificados de finalización de cursos, formación, asistencia y reconocimientos, porque el flujo de trabajo está impulsado por tu listado, no por el tipo de certificado. Cambia el diseño maestro y los encabezados de columna para adaptarlos a cada programa, y Portant genera el lote de la misma forma para 50 participantes o 5,000.
Plantillas relacionadas
Informes de Progreso Estudiantil
Genera informes de progreso personalizados para toda una clase a partir de un listado en Google Sheets, con calificaciones, asistencia y notas de comportamiento ya incluidas. La combinación de datos y la IA de Portant generan un Doc personalizado por estudiante y archivan los PDFs por clase.
Ver plantilla
Cartas para Padres
Convierte un listado de clase en Google Sheets en una carta personalizada para cada familia usando una plantilla de Google Docs. La combinación de datos de Portant crea, nombra y archiva cada carta para que puedas enviarla por correo electrónico o imprimirla sin volver a escribir nada.
Ver plantilla
Plantilla de Informe de Incidentes
El personal registra el evento en un Google Form y Portant genera un Doc de informe de incidente formal a partir de la respuesta. La combinación de datos gestiona cada campo, y los flujos de trabajo de aprobación lo envían a tu responsable de HSE antes de que el informe llegue a seguridad, asesoría legal o seguros.
Ver plantillaÚnete a más de 40k equipos que usan Portant
Portant ha sido un cambio total para Clipboard. Ha ahorrado a nuestro equipo de ventas incontables horas cada semana al generar formularios de pedido, propuestas y contratos con información de HubSpot completada automáticamente.
Con Portant, gestiono documentos directamente desde HubSpot. Sin saltar entre plataformas. Sin copiar datos.
Portant reemplazó tres herramientas separadas para nosotros. Una sola plataforma gestiona documentos, firmas y seguimientos sin salir de HubSpot.
Cientos de contratos se envían en pocos clics. Los firmados regresan automáticamente y el resto es fácil de identificar.
En RepCard, Portant nos dio un flujo de trabajo automatizado de extremo a extremo dentro de HubSpot y reemplazamos la creación manual de acuerdos a escala.
Con Portant estamos viendo ingresos cerrados promedio más altos y cierres más rápidos, lo que nos muestra un impacto real en la velocidad de ventas.
Me encanta este producto. Lo uso desde hace más de un año y la integración con Google Workspace es fantástica. ¡Mucho mérito por escuchar a sus usuarios!
Cuando el equipo directivo solicita un documento de extensión, Portant se lo entrega en aproximadamente una hora y ha empoderado a todo mi equipo.
¡Un verdadero cambio de juego! Portant simplifica estas tareas y me permite concentrarme en lo que realmente requiere mi atención y capacidad de resolución de problemas.
Este software se encarga de forma brillante del tedioso proceso de crear y enviar facturas. Esto no solo ahorra tiempo, sino que reduce enormemente los errores de ingreso de datos.
Este producto es un cambio de juego para todas esas dolorosas fusiones manuales de documentos. ¡Me encanta lo que tú y el equipo han construido!
Nuestros representantes solían dedicar 30 minutos por propuesta. Ahora es menos de dos minutos y los documentos lucen mejor que nunca.