Onderwijs workflow
Afstudeergetuigschrift
Zet één Google Sheets-roster om in een afgerond afstudeergetuigschrift per deelnemer, geëxporteerd als benoemde pdf's in je cohortmap. Portant data merge vult je Google Slides-ontwerp in en outputbeheer regelt de bestandsnamen en opeenvolgende certificaatnummers.
~5 min instellen · Gebruikt door 100+ teams
Vertrouwd door 40.000+ teams
Overzicht
Genereer afstudeergetuigschriften in Google Slides vanuit een Google Sheet
Ceremoniesesizoen betekent honderden vrijwel identieke getuigschriften met één kleine wijziging per ontvanger. Een beheerder opent het hoofddeck, dupliceert de slide voor elke deelnemer, typt de naam en de awardtekst opnieuw in, exporteert vervolgens alles als pdf en hernoemt de bestanden handmatig. Één late afmelding om 21:00 uur de avond ervoor en de cyclus begint opnieuw.
Portant zet elke rij in je Google Sheets-roster om in een afgerond Google Slides-getuigschrift.Data mergevult de naam van de ontvanger, het vak, de afrondingsdatum en het certificaatnummer vanuit de rij in, terwijl outputbeheer elke pdf een naam geeft en opslaat in je cohortmap in Drive. Voeg een e-mailstap toe en e-mailtracking bevestigt welke afgestudeerde het bericht heeft geopend.
Dit is geschikt voor schoolbeheerders die afstudeerpakketten voorbereiden, trainingsmanagers die bedrijfscohorten begeleiden en cursusmakers die certificaten van voltooiing uitgeven voor online programma's. Combineer dezelfde rij met jeGoogle Sheets-instellingen zodat het roster dat je al bijhoudt elk certificaat aanstuurt dat het team uitgeeft.
Voor wie is dit bedoeld
Is dit sjabloon geschikt voor jou?
Teams die documenten genereren vanuit gestructureerde data.
-
200 getuigschriften klaar in minder dan 10 minuten.Data merge vult elke naam, elk vak en elk certificaatnummer vanuit het ontvangersblad in één batch in, zodat een cohort van 200 sneller klaar is dan een koffiepauze.
-
Elke pdf automatisch benoemd en opgeslagen.Outputbeheer schrijft elk getuigschrift met de naam en het id van de ontvanger en plaatst het in een cohortmap, zodat heruitgiftes slechts seconden kosten de volgende keer dat een afgestudeerde erom vraagt.
-
Bewijs dat elke afgestudeerde zijn getuigschrift heeft ontvangen.E-mailtracking laat zien wanneer elke ontvanger het bericht opent, zodat je een ontbrekend getuigschrift nog dezelfde dag opnieuw kunt versturen in plaats van weken na de ceremonie.
Instellen
Hoe je de workflow voor afstudeergetuigschriften instelt
-
01
Stap 1: Maak je ontvangersblad aan
Open Google Sheets en voeg één rij per ontvanger toe met kolommen voor volledige naam, vak of programma, afrondingsdatum, instructeur en een optioneel certificaatnummer. Gebruik duidelijke kopteksten, want Portant koppelt deze aan de tags in je Slides.
-
02
Stap 2: Vergrendel het Slides-masterontwerp
Ontwerp het getuigschrift eenmalig in Google Slides met wapenschilden, handtekeningen en gouden randen op vaste posities. Voeg mergetags toe zoals {{Name}}, {{Course}} en {{CertID}} op de plekken waar de gepersonaliseerde tekst moet verschijnen.
-
03
Stap 3: Verbind het blad en het deck in Portant
Open Portant, koppel het ontvangersblad en de Slides-master en wijs elke mergetag toe aan de bijbehorende kolom. Bekijk een aantal rijen als voorbeeld om te controleren of lange namen nog steeds op de regel passen voordat je de volledige run start.
-
04
Stap 4: Stel outputregels in en voer de batch uit
Geef in outputbeheer elke pdf een naam op basis van de ontvanger (bijvoorbeeld {{Name}}_{{CertID}}.pdf), kies een cohortmap in Drive en voeg een e-mailstap toe als je wilt dat elke afgestudeerde zijn getuigschrift automatisch ontvangt.
Veelgestelde vragen
Open Google Slides, ontwerp het getuigschrift eenmalig met het schoolwapenschild, randen en handtekeningen op vaste posities, en voeg mergetags toe zoals {{Name}}, {{Course}} en {{Date}} op de plekken waar de dynamische tekst moet verschijnen. Portant koppelt elke tag aan een kolom in je Google Sheets-roster en vult 200 getuigschriften in één run in.
Een afstudeergetuigschrift moet de volledige naam van de ontvanger bevatten, de uitreikende instelling, het afgeronde programma of vak, de afrondingsdatum, de namen en handtekeningen van de bevoegde autoriteiten en een uniek certificaatnummer. Portant haalt al deze velden op uit je Google Sheets-rij en verwerkt ze in het vergrendelde Slides-ontwerp.
Voeg elke ontvanger als één rij toe aan Google Sheets met de velden die je op het getuigschrift wilt, en verbind vervolgens het blad en je Slides-master in Portant. Voer de workflow eenmalig uit en Portant genereert een gepersonaliseerd getuigschrift per rij, exporteert elk als een benoemde pdf en slaat de batch op in een cohortmap in Drive.
Ja. Voeg een e-mailstap toe aan de workflow met het e-mailadres van de ontvanger opgehaald uit een Google Sheets-kolom, en Portant voegt elke benoemde pdf als bijlage toe aan het bijbehorende bericht. E-mailtracking laat vervolgens zien wanneer elke afgestudeerde het bericht opent, zodat je een ontbrekend getuigschrift opnieuw kunt versturen zonder te hoeven wachten op een klacht.
Sla het certificaatnummer op in een eigen kolom in je Google Sheets-roster (bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002) en wijs die kolom vervolgens toe aan een {{CertID}}-mergetag in je Google Slides-master. Outputbeheer kan dezelfde waarde ook gebruiken om elke pdf een naam te geven, zodat de bestandsnaam en het nummer op het getuigschrift altijd overeenkomen.
Ja. Hetzelfde Google Sheets- en Slides-patroon is geschikt voor certificaten van cursusafsluiting, training, aanwezigheid en onderscheidingen, omdat de workflow wordt aangestuurd door je roster en niet door het type getuigschrift. Verwissel het masterontwerp en de kolomkoppen om bij elk programma te passen, en Portant genereert de batch op dezelfde manier voor 50 deelnemers of 5.000.
Gerelateerde sjablonen
Voortgangsrapporten voor leerlingen
Maak gepersonaliseerde voortgangsrapporten voor een hele klas vanuit één Google Sheet-roster, met cijfers, aanwezigheid en gedragsnotities al ingevuld. De data merge en AI van Portant genereren een op maat gemaakt Doc per leerling en slaan de pdf's op per klas.
Sjabloon bekijken
Ouderbrieven
Zet een Google Sheets-klassenlijst om in een gepersonaliseerde brief voor elk gezin met één Google Docs-sjabloon. De data merge van Portant bouwt, benoemt en archiveert elke brief zodat je ze kunt e-mailen of afdrukken zonder opnieuw te typen.
Sjabloon bekijken
Sjabloon voor incidentrapport
Medewerkers registreren het incident in een Google Form en Portant genereert op basis van de reactie een formeel incidentrapport als Doc. Data merge verwerkt elk veld en goedkeuringsworkflows sturen het door naar je HSE-manager voordat het rapport naar veiligheid, juridische zaken of verzekeringen gaat.
Sjabloon bekijkenSluit je aan bij meer dan 40.000+ teams die Portant gebruiken
Portant is een echte game-changer voor Clipboard! Het heeft ons salesteam wekelijks talloze uren bespaard door orderformulieren, voorstellen en contracten te genereren met informatie uit HubSpot die automatisch wordt ingevuld.
Met Portant verwerk ik documenten rechtstreeks vanuit HubSpot. Geen gespring tussen platforms. Geen data kopiëren.
Portant verving drie afzonderlijke tools voor ons. Eén platform regelt documenten, handtekeningen en follow-ups zonder HubSpot te verlaten.
Honderden contracten gaan met een paar klikken de deur uit. De ondertekende komen terug binnen, en de rest is eenvoudig te herkennen.
Bij RepCard gaf Portant ons een end-to-end geautomatiseerde workflow binnen HubSpot, waarmee we het handmatig aanmaken van overeenkomsten op schaal hebben vervangen.
We zien een hogere gemiddelde gesloten omzet met Portant en een kortere sluitingstijd. Het laat ons een tastbare impact op de salessnelheid zien.
Geweldig product. Ik gebruik het al meer dan een jaar en de integratie met Google Workspace is fantastisch. Veel lof voor het luisteren naar je gebruikers!
Als het managementteam om een verlengingsdocument vraagt, levert Portant dat in ongeveer een uur. Het heeft mijn hele team meer slagkracht gegeven.
Echt een game-changer! Portant stroomlijnt deze taken en stelt me in staat me te richten op de dingen die mijn aandacht en probleemoplossend vermogen vereisen!
Deze software neemt op briljante wijze het tijdrovende proces van het aanmaken en verzenden van facturen over. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten bij het invoeren van gegevens enorm.
Dit product is een game-changer voor iedereen die last heeft van die pijnlijke handmatige document-samenvoegingen. Geweldig wat jij en het team hebben gebouwd!
Onze vertegenwoordigers besteedden vroeger 30 minuten per voorstel. Nu is het minder dan twee minuten en zien de documenten er beter uit dan ooit.