Bei Innovative Language Learning erstellen wir Sprachlernplattformen, die Lernenden durch praktische Audio- und Videolektionen beim Erlernen von über 30 Sprachen helfen. Unsere Websites, einschließlich JapanischPod101, dienen einer globalen Gemeinschaft von Sprachlernern.

Wir arbeiten mit vielen Auftragnehmern zusammen. Content-Ersteller, Lehrer, Talente vor der Kamera. Wir sind kein riesiges Unternehmen, aber wir haben jederzeit Hunderte von Verträgen in der Ausführung. Zweimal im Jahr versenden wir alle auf einmal.

Vor Portant bedeutete das ein Skript, das jemand intern erstellt hatte und das PDF-Verträge per E-Mail an jeden Freiberufler verschickte. Sie druckten das PDF aus, unterschrieben es, machten ein Foto und schickten es per E-Mail zurück. Dann reichten wir es ein, setzten uns mit den Personen in Verbindung, die nicht geantwortet hatten, und aktualisierten eine Tabelle manuell. Es hat funktioniert, aber es hat allen die Zeit gekostet.

250 Verträge in einer einzigen Charge, zweimal im Jahr

Unser Modell hat zwei Jahreszeiten.

Der erste ist der Erneuerungszyklus. Mit einem Freelancer verbringen wir zwischen den Projekten manchmal wochen- oder sogar monatelang Stille. Anstatt jedes Mal einen neuen Vertrag zu versenden, wenn wir sie wieder einbeziehen möchten, verwenden wir einen sechsmonatigen Rahmenvertrag, der die Art der Arbeit und den Preis festlegt, den wir zahlen würden, wenn wir sie kontaktieren. Auf diese Weise sind wir bereits auf einer Linie, wenn sich etwas ergibt.

Alle sechs Monate erneuern wir alle. Das können in der Spitze 250 Verträge sein, die zusammen ausgehen. Die zweite Saison ist die Einzelarbeit, immer wenn wir einen neuen Auftragnehmer oder ein Projekt haben, das nicht der Standardvereinbarung entspricht.

Die PDF-basierten Tools fühlten sich nicht richtig an

Als ich nach einem Tool suchte, um dies schneller zu machen, hatte ich einige Anforderungen. Das größte Problem war, dass ich weiterhin mit einem Google-Dokument arbeiten wollte.

Die meisten Tools, die ich gefunden habe, basieren auf PDFs. Sie nehmen eine PDF-Vorlage, legen Kästchen darauf ab und das Tool füllt sie aus. Für mich ist es ein kleines Detail, aber es ist wichtig. Sie können sehen, was Teil der Vorlage ist und was hinzugefügt wurde. Es ist nicht angenehm für das Auge. Ich wollte das Dokument bis zum allerletzten Moment optimieren können, so wie ich es in jedem normalen Google-Dokument tun würde.

Ich wollte das Ganze auch über ein Google Sheet steuern. Teilen Sie dem Tool mit, welche Vorlage verwendet und welche Daten zusammengeführt werden sollen, und sehen Sie den Status jedes Vertrags wieder an derselben Stelle. Einige der größeren Namen, die ich mir angesehen habe, konnten Teile davon übernehmen, aber nicht alles, und der Preis entsprach nicht dem, was wir zu zahlen bereit waren.

Portant hatte alles auf meiner Liste, zu einem funktionierenden Preis.

Ein Google Sheet, eine Vorlage, zwei Möglichkeiten zum Senden

Die Einrichtung ist ziemlich einfach. Ich habe ein Google Sheet mit allen Informationen zum Auftragnehmer. Ich habe für jede Vertragsart eine Google Doc-Vorlage. Portant zieht die Daten in die Vorlage und sendet sie aus.

Bei Verlängerungen führe ich es als einzelne Charge aus. Ich überprüfe zunächst einen Vertrag sorgfältig, um sicherzustellen, dass alles richtig aussieht, und schalte dann den Human-in-the-Loop-Schritt aus, weil ich weiß, dass nichts angepasst werden muss. Von dort aus werden mit wenigen Klicks Hunderte von Verträgen erstellt.

Für die einzelnen Fälle behalte ich den Schritt „Mensch auf dem Laufenden“ bei. Das gibt mir die Möglichkeit, eine Zeile hinzuzufügen oder zu entfernen oder etwas komplett neu zu schreiben, wenn das Projekt ungewöhnlich ist. Der Punkt ist, dass ich die Wahl habe.

Mit Portant kann ich außerdem den Ordner festlegen, in dem jeder unterzeichnete Vertrag landet, sodass die Datei automatisch am richtigen Ort landet. Kein nachträgliches Verschieben von Dokumenten mehr.

Von 1,5 Minuten pro Vertrag bis zu einigen Sekunden pro Charge

Früher dauerte die manuelle Durchführung allein für die Vorbereitung und den Versand etwa anderthalb Minuten pro Vertrag. Mit Portant mit einem Einzelvertrag komme ich auf etwa 30 Sekunden. Im Batch-Modus für Verlängerungen beträgt die Zeit pro Vertrag grundsätzlich Null. Die einzige echte Zeit, die ich verbringe, ist in der Tabellenkalkulation.

Bei einer Vertragsverlängerung um 250 ist das eine enorme Zeitersparnis, wenn man auch die Folgemaßnahmen berücksichtigt. Früher wurden viele Verträge nicht unterzeichnet, weil wir einfach keine Zeit hatten, sie zu verfolgen. Jetzt haben wir keine Entschuldigung mehr, uns nicht daran zu halten. Die Verträge gehen raus, die unterschriebenen kommen wieder rein und der Rest ist leicht zu erkennen.

Das Team kann den Status überprüfen, ohne mich zu fragen

Die andere Verschiebung ist die mentale Belastung.

Das Google Sheet, das ich zum Versenden verwende, ist dasselbe, das auch der Rest des Teams überprüft. Ich habe darauf eine bedingte Formatierung eingerichtet. Wenn ein Vertrag gesendet und unterzeichnet wird, wird die Zeile grün. Wenn es gesendet wurde, aber noch aussteht, ist es gelb. Wenn es weiß ist, habe ich es noch nicht gesendet.

Wenn also jemand im Team wissen möchte, ob ein Freelancer unterschrieben hat, muss er mich nicht fragen. Sie öffnen das Blatt, schauen sich die Farbe an und entscheiden, ob sie mit dieser Person arbeiten möchten. Wenn ich nicht im Büro bin, hört die Arbeit nicht auf.

Alles ist an einem Ort und niemand muss sich um Statusaktualisierungen kümmern.

Was ich als nächstes hinzufügen würde

Wenn ich Portant heute eine Bewertung geben müsste, würde ich ihm eine Neun von zehn geben. Das Einzige, was ich hinzufügen möchte, sind automatische Erinnerungen. Wenn ein Vertrag gesendet wurde und nach einer Woche immer noch aussteht, würde ich es begrüßen, wenn Portant selbst eine Erinnerung sendet, mit der Option festzulegen, wie viele Erinnerungen gesendet werden, wann sie ausgehen und was sie sagen.

Im Moment mache ich diesen Teil manuell über das Google Sheet. Es funktioniert, aber ich möchte lieber nicht darüber nachdenken müssen. Nachdem diese Funktion hinzugefügt wurde, weiß ich wirklich nicht, was ich sonst noch verlangen würde.

Für unseren Anwendungsfall ist Portant eines dieser Tools, bei denen man es einmal einrichtet und es dann vergisst. Genau das wollte ich.

Wenn Sie viele Verträge verschicken und das Hin und Her Ihre Zeit verschlingt, Starten Sie kostenlos bei portant.co.