Comment Innovative Language renouvelle 250 contrats d'entrepreneurs en quelques clics

Chez Innovative Language Learning, nous créons des plateformes d'apprentissage des langues qui aident les apprenants à étudier plus de 30 langues grâce à des cours pratiques audio et vidéo. Nos sites, y compris JaponaisPod101, servir une communauté mondiale d’apprenants en langues.

Nous travaillons avec de nombreux entrepreneurs. Créateurs de contenu, enseignants, talents devant la caméra. Nous ne sommes pas une grande entreprise, mais nous avons à tout moment des centaines de contrats en cours. Deux fois par an, nous les envoyons tous en même temps.

Avant Portant, cela signifiait un script créé en interne qui envoyait par courrier électronique des contrats PDF à chaque pigiste. Ils imprimaient le PDF, le signaient, prenaient une photo et le renvoyaient par courrier électronique. Ensuite, nous le classions, faisions un suivi auprès des personnes qui n'avaient pas répondu et mettions à jour une feuille de calcul à la main. Cela a fonctionné, mais cela a pris le temps de tout le monde.

250 contrats en un seul lot, deux fois par an

Notre modèle a deux saisons.

Le premier est le cycle de renouvellement. Nous restons parfois tranquilles avec un freelance pendant des semaines, voire des mois, entre deux projets. Plutôt que d'envoyer un nouveau contrat à chaque fois que nous souhaitons les faire revenir, nous utilisons un accord-cadre de six mois qui définit le type de travail et le tarif que nous paierions si nous les contactions. De cette façon, quand quelque chose arrive, nous sommes déjà alignés.

Tous les six mois, nous renouvelons tout le monde. Cela peut représenter 250 contrats conclus ensemble au plus fort. La deuxième saison est le travail un par un, chaque fois que nous avons un nouvel entrepreneur ou un projet qui ne correspond pas à l'accord standard.

Les outils basés sur PDF ne semblaient pas adaptés

Lorsque je cherchais un outil pour rendre cela plus rapide, j'avais quelques exigences. Le plus important était que je voulais continuer à travailler à partir d'un Google Doc.

La plupart des outils que j'ai trouvés étaient construits autour de fichiers PDF. Vous prenez un modèle PDF, vous y déposez des cases et l'outil les remplit. Pour moi, c'est un petit détail, mais c'est important. Vous pouvez voir ce qui fait partie du modèle et ce qui a été ajouté. Ce n'est pas agréable à l'oeil. Je voulais pouvoir modifier le document jusqu'au tout dernier moment, comme je le ferais dans n'importe quel document Google normal.

Je voulais aussi piloter le tout à partir d'une feuille Google. Indiquez à l'outil quel modèle utiliser, dans quelles données fusionner et consultez le statut de chaque contrat au même endroit. Certains des plus grands noms que j'ai consultés pouvaient en faire une partie, mais pas la totalité, et le prix ne correspondait pas à ce que nous étions prêts à payer.

Portant avait tout sur ma liste, à un prix qui fonctionnait.

Une feuille Google, un modèle, deux façons d'envoyer

La configuration est assez simple. J'ai une feuille Google avec toutes les informations sur l'entrepreneur. J'ai un modèle Google Doc pour chaque type de contrat. Portant extrait les données dans le modèle et les envoie.

Pour les renouvellements, je l’exécute en un seul lot. Je vérifie d'abord soigneusement un contrat pour m'assurer que tout semble correct, puis je désactive l'étape d'intervention humaine car je sais que rien n'a besoin d'être personnalisé. De là, des centaines de contrats sont passés en quelques clics.

Pour les cas un par un, je garde l’étape humaine dans la boucle. Cela me donne la possibilité d'ajouter ou de supprimer une ligne, ou de réécrire entièrement quelque chose si le projet est inhabituel. Le fait est que j'ai le choix.

Portant me permet également de définir le dossier dans lequel atterrit chaque contrat signé, afin que le fichier se retrouve automatiquement au bon endroit. Plus besoin de déplacer des documents après coup.

De 1,5 minutes par contrat à quelques secondes par lot

Faire cela manuellement prenait environ une minute et demie par contrat, juste pour préparer et envoyer. Avec Portant sur un contrat un par un, il me reste environ 30 secondes. En mode batch pour les renouvellements, le temps par contrat est pratiquement nul. Le seul temps réel que je passe est dans la feuille de calcul.

Pour un renouvellement de 250 contrats, c'est un gain de temps colossal si l'on prend également en compte les suivis. Avant, beaucoup de contrats n'étaient pas signés parce que nous n'avions tout simplement pas le temps de courir après. Nous n’avons désormais aucune excuse pour ne pas nous conformer. Les contrats sortent, ceux signés reviennent et le reste est facile à repérer.

L'équipe peut vérifier le statut sans me le demander

L’autre changement est la charge mentale.

La feuille Google que j'utilise pour l'envoi est la même que celle vérifiée par le reste de l'équipe. J'ai mis en place une mise en forme conditionnelle dessus. Si un contrat est envoyé et signé, la ligne devient verte. S'il est envoyé mais en attente, il est jaune. S'il est blanc, je ne l'ai pas encore envoyé.

Ainsi, lorsqu’un membre de l’équipe veut savoir si un freelance a signé, il n’est pas obligé de me le demander. Ils ouvrent la feuille, regardent la couleur et décident s'ils doivent commencer à travailler avec cette personne. Si je suis absent du bureau, le travail ne s'arrête pas.

Tout est au même endroit et personne n'a besoin de rechercher une mise à jour du statut.

Ce que j'ajouterais ensuite

Si je devais donner une note à Portant aujourd'hui, je lui donnerais une note de neuf sur dix. La seule chose que j'ajouterais, ce sont les rappels automatiques. Lorsqu'un contrat a été envoyé et est toujours en attente après une semaine, j'aimerais que Portant envoie un rappel tout seul, avec la possibilité de définir le nombre de rappels, le moment où ils sortent et ce qu'ils disent.

En ce moment, je fais cela manuellement à partir de Google Sheet. Cela fonctionne, mais je préfère ne pas avoir à y penser. Avec cette fonctionnalité ajoutée, je ne sais vraiment pas quoi demander d’autre.

Pour notre cas d'utilisation, Portant est l'un de ces outils où vous le configurez une fois, puis l'oubliez. C'est exactement ce que je voulais.

Si vous envoyez beaucoup de contrats et que les allers-retours vous font perdre du temps, commencez gratuitement sur portant.co.