En Innovative Language Learning, creamos plataformas de aprendizaje de idiomas que ayudan a los estudiantes a estudiar más de 30 idiomas a través de lecciones prácticas en audio y video. Nuestros sitios, incluidos JaponésPod101, sirven a una comunidad global de estudiantes de idiomas.
Trabajamos con muchos contratistas. Creadores de contenido, profesores, talentos frente a la cámara. No somos una empresa enorme, pero en un momento dado tenemos cientos de contratos en marcha. Dos veces al año los enviamos todos a la vez.
Antes de Portant, eso significaba un script que alguien había creado internamente y que enviaba por correo electrónico contratos en PDF a todos los profesionales independientes. Imprimirían el PDF, lo firmarían, tomarían una fotografía y lo enviarían por correo electrónico. Luego lo archivábamos, dábamos seguimiento a las personas que no habían respondido y actualizamos una hoja de cálculo a mano. Funcionó, pero consumió el tiempo de todos.
250 contratos en un solo lote, dos veces al año
Nuestro modelo tiene dos temporadas.
El primero es el ciclo de renovación. A veces nos quedamos callados con un profesional independiente durante semanas o incluso meses entre proyectos. En lugar de enviar un nuevo contrato cada vez que queremos traerlos de regreso, utilizamos un acuerdo marco de seis meses que establece el tipo de trabajo y la tarifa que pagaríamos si contactamos con ellos. De esa manera, cuando surja algo, ya estaremos alineados.
Cada seis meses renovamos a todos. Pueden ser 250 contratos que se cerrarán juntos en el pico. La segunda temporada es el trabajo uno por uno, cada vez que tenemos un nuevo contratista o un proyecto que no se ajusta al acuerdo estándar.
Las herramientas basadas en PDF no parecían adecuadas
Cuando busqué una herramienta para hacer esto más rápido, tenía algunos requisitos. El más importante era que quería seguir trabajando desde un documento de Google.
La mayoría de las herramientas que encontré se crearon en torno a archivos PDF. Tomas una plantilla PDF, colocas cuadros en ella y la herramienta los completa. Para mí, es un pequeño detalle, pero importa. Puede ver qué forma parte de la plantilla y qué se ha agregado. No es agradable a la vista. Quería poder modificar el documento hasta el último momento, como lo haría en cualquier documento normal de Google.
También quería controlar todo desde una hoja de Google. Indique a la herramienta qué plantilla usar, qué datos fusionar y vea el estado de cada contrato en el mismo lugar. Algunos de los nombres más importantes que miré podían hacer partes del proyecto, pero no todo, y el precio no coincidía con lo que estábamos dispuestos a pagar.
Portant tenía todo lo que tenía en mi lista, a un precio que funcionaba.
Una hoja de Google, una plantilla, dos formas de enviar
La configuración es bastante simple. Tengo una hoja de Google con toda la información del contratista. Tengo una plantilla de Google Doc para cada tipo de contrato. Portant extrae los datos de la plantilla y los envía.
Para las renovaciones, lo ejecuto como un solo lote. Primero reviso un contrato cuidadosamente para asegurarme de que todo se ve bien, luego desactivo el paso de intervención humana porque sé que no es necesario personalizar nada. A partir de ahí, se firman cientos de contratos con unos pocos clics.
Para los casos uno por uno, mantengo el paso del ser humano al tanto. Eso me da la oportunidad de agregar o eliminar una línea, o reescribir algo por completo si el proyecto es inusual. El caso es que tengo la opción.
Portant también me permite configurar la carpeta donde termina cada contrato firmado, para que el archivo termine automáticamente en el lugar correcto. No más movimientos de documentos después del hecho.
Desde 1,5 minutos por contrato hasta unos segundos por lote
Hacer esto manualmente tomaba alrededor de un minuto y medio por contrato, solo para prepararlo y enviarlo. Con Portant en un contrato uno por uno, me quedan unos 30 segundos. En el modo por lotes para renovaciones, el tiempo por contrato es básicamente cero. El único tiempo real que dedico es a la hoja de cálculo.
Para una renovación de 250 contratos, se ahorra una enorme cantidad de tiempo si se tienen en cuenta también los seguimientos. Antes, muchos contratos terminaban sin firmar porque simplemente no teníamos tiempo para perseguirlos. Ahora no tenemos excusa para no cumplir. Los contratos salen, los firmados vuelven y el resto es fácil de detectar.
El equipo puede comprobar el estado sin preguntarme.
El otro cambio es la carga mental.
La hoja de Google que uso para enviar es la misma que verifica el resto del equipo. Le configuré el formato condicional. Si se envía y firma un contrato, la fila se vuelve verde. Si está enviado pero pendiente, es amarillo. Si es blanco aún no lo he enviado.
Así, cuando alguien del equipo quiera saber si un freelance ha fichado, no hace falta que me lo pregunte. Abren la hoja, miran el color y deciden si empiezan a trabajar con esa persona. Si estoy fuera del cargo, el trabajo no para.
Todo está en un solo lugar y nadie tiene que buscar una actualización de estado.
Lo que agregaría a continuación
Si tuviera que darle una puntuación a Portant hoy, le daría un nueve sobre diez. Lo único que agregaría son recordatorios automáticos. Cuando se envió un contrato y aún está pendiente después de una semana, me encantaría que Portant envíe un recordatorio por sí solo, con la opción de establecer cuántos recordatorios, cuándo salen y qué dicen.
Ahora mismo hago esa parte manualmente desde Google Sheet. Funciona, pero prefiero no tener que pensar en ello. Con esa característica agregada, realmente no sé qué más pediría.
Para nuestro caso de uso, Portant es una de esas herramientas en las que la configuras una vez y luego te olvidas. Eso es exactamente lo que quería.
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