So verwenden Sie HubSpot-Werbebuchungen, damit Ihre Angebote tatsächlich korrekt sind

Sobald ein Käufer Ihr Angebot öffnet, entscheidet er, ob er Ihnen vertrauen möchte. Wenn die Zahlen nicht mit denen übereinstimmen, die Ihr Team besprochen hat, verschwindet dieses Vertrauen schnell. Nicht weil Ihr Produkt falsch ist, sondern weil das Dokument nachlässig aussieht.

Ich habe das öfter erlebt, als mir lieb war. Ein Vertreter bespricht die Preise in einem Anruf, sendet das Angebot eine Stunde später und die Einzelposten erzählen eine andere Geschichte. Falsche Mengen. Alte Preise. Ein Rabatt, der es nie aus dem E-Mail-Thread in HubSpot geschafft hat.

Der Fix ist keine bessere Vorlage. Es geht dir auf die Nerven HubSpot Werbebuchungen richtig, also Ihre Zitate sind jedes Mal korrekt, ohne dass jemand eine Tabelle noch einmal überprüfen muss.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Einzelposten, Produkte, Rabatte und Mengen einrichten, damit Ihre Angebote korrekt sind. Wenn Sie zunächst eine umfassendere Komplettlösung wünschen, besuchen Sie unsere Zitat Playbook ist ein guter Ausgangspunkt. Und wenn Ihre HubSpot-Daten bereinigt werden müssen, bevor Sie etwas automatisieren, Hier erfahren Sie, wie Sie es prüfen.

Warum Werbebuchungen wichtiger sind als der Deal-Betrag

HubSpot speichert Preisinformationen an mehreren Stellen. Der Deal hat einen Gesamtbetrag. Werbebuchungen enthalten Einzelheiten: welche Produkte, wie viele, zu welchem ​​Preis, mit welchem ​​Rabatt.

Das Problem beginnt, wenn diese beiden nicht einer Meinung sind.

Jemand aktualisiert den Deal-Betrag, um ihn an eine mündliche Vereinbarung anzupassen, vergisst jedoch, die Werbebuchungen zu ändern. Oder ein Mitarbeiter gibt Produktdetails in ein Textfeld ein, weil das schneller geht, als die Produktbibliothek zu reparieren. Wenn Sie aus diesen Daten ein Angebot erstellen, wird im Dokument alles gedruckt, was HubSpot sagt. Wenn HubSpot widersprüchlich ist, gilt das auch für Ihr Zitat.

Eine gute Faustregel: Wenn etwas im Angebot des Kunden als Zeile erscheint, sollte es eine Werbebuchung in HubSpot sein. Es gibt Ausnahmen (z. B. eine Pauschalgebühr für professionelle Dienstleistungen, die Sie im Geschäft hinterlegen), diese sollten jedoch bewusst und nicht zufällig sein.

Halten Sie Ihre Produktbibliothek sauber

Ihre HubSpot-Produkte sind nicht nur ein Dropdown-Menü. Sie sind das Vokabular, mit dem Ihr Team beschreibt, was Sie verkaufen. Wenn dieser Wortschatz unordentlich wird, werden auch Zitate unordentlich.

Doppelte Produkte sind ein stilles Problem. Zwei Namen für dasselbe bedeuten zwei Arten von Berichten und zwei Möglichkeiten für einen Mitarbeiter, an einem Freitag um 16 Uhr den falschen auszuwählen.

Wir empfehlen einmal im Quartal eine kurze Überprüfung der Produktbibliothek gemeinsam mit Vertrieb und Finanzen, auch wenn es nur 30 Minuten dauert. Alte Produkte aus dem Verkehr ziehen, statt sie zu verstecken. Behalten Sie einen Namen pro Artikel, den Sie verkaufen. Stellen Sie sicher, dass die Standardpreise mit den von der Finanzabteilung veröffentlichten Preisen übereinstimmen.

Wenn Sie Pakete verkaufen, modellieren Sie diese so, wie Sie sie tatsächlich abrechnen. Einige Teams erstellen ein Bundle-Produkt. Andere unterteilen Pakete in einzelne Einzelposten mit einer Namenskonvention, die sie gruppiert. Beide funktionieren. Was nicht funktioniert, ist, ein Paket in HubSpot als eine Sache und fünf Dinge im Vertrag zu behandeln.

Wo Mengen und Rabatte schiefgehen

Menge mal Stückpreis klingt einfach. Kompliziert wird es, wenn Sie gestaffelte Rabatte, Ramp-Deals oder Teilabrechnungszeiträume hinzufügen.

HubSpot-Werbebuchungen verfügen über spezielle Felder für Menge, Preis und Rabatte. Der wahre Wert ist nicht die Arithmetik. Es ist so, dass dieselben Felder in Ihre Berichte, Prognosen und Angebotstabellen einfließen. Eine Quelle der Wahrheit statt drei.

Achten Sie auf Rabatte, die außerhalb von HubSpot gelten. Wenn der vereinbarte Preis in einem E-Mail-Thread steht, HubSpot jedoch weiterhin den Listenpreis anzeigt, druckt Ihr automatisiertes Angebot den Listenpreis aus. Auf diese Weise senden Sie ein Dokument, das der bereits von Ihrem Vertreter erhaltenen Genehmigung widerspricht.

Steuerlinien erfordern die gleiche Aufmerksamkeit. Wenn Sie Steuern auf Kundendokumenten ausweisen, entscheiden Sie, ob es sich um eine separate Position handelt oder ob sie in der Vorlage berechnet wird. Eine Halbmodellierung (Steuervisualisierung, aber keine strukturierte Speicherung) führt dazu, dass Erneuerungen und Prüfungen nicht mit dem übereinstimmen, was der Käufer ursprünglich gesehen hat.

Überprüfen Sie den Deal-Betrag anhand der Werbebuchungen, bevor Sie die Automatisierung durchführen

Bevor Sie der Automatisierung in großem Maßstab vertrauen, überprüfen Sie einfach Ihre Deals in der Spätphase: Stimmt der Deal-Betrag mit der Summe der Werbebuchungen nach Rabatten überein?

Wenn sie nicht übereinstimmen, lautet die Frage nicht: „Welches Tool ist falsch?“ Es ist „Welche Zahl ist richtig?“ Wenn der Deal-Betrag korrekt ist, aktualisieren Sie die Zeilen. Wenn die Zeilen korrekt sind, aktualisieren Sie den Deal. Wenn man beides in verschiedene Richtungen falsch macht, erhält man am Ende ein signiertes PDF, das sechs Monate später niemand mehr mit dem CRM abgleichen kann.

Die Zahl, die zählt, ist nicht, wie viele Angebote Sie generiert haben. So viele hatten gleich beim ersten Mal Recht.

Hören Sie auf, Einzelposten manuell in Dokumente zu kopieren

Wenn Ihr Angebotsprozess darin besteht, dass jemand Zeilen aus HubSpot in eine Google-Dokument- oder Word-Vorlage kopiert, wissen Sie bereits, wie fragil das ist. Eine fehlende Zeile, eine falsche Nummer und schon ist das Dokument falsch, bevor es den Käufer erreicht.

Genau das ist das Problem Die Werbebuchungsfunktion von Portant löst. Ihre Vorlage enthält eine Tabelle. Portant füllt es automatisch aus den Einzelposten des Deals aus, sodass Produktnamen, Mengen, Preise und Rabatte in den rechten Spalten angezeigt werden, ohne dass jemand sie berührt.

Der Unterschied: ein Angebot, das aktualisiert wird, wenn das Angebot aktualisiert wird, im Gegensatz zu einem Angebot, das bereits veraltet ist, wenn es im Posteingang des Käufers landet.

Fünf Werbebuchungsfehler, auf die Sie achten sollten

1. Übrig gebliebene Zeilen aus alten Deal-Versionen. Wenn ein Deal geklont oder überarbeitet wird, gehen manchmal alte Werbebuchungen verloren. Stellen Sie sicher, dass die Zeilen im aktuellen Angebot mit dem übereinstimmen, was Sie tatsächlich verkaufen.

2. Produktbeschreibungen machen zu viel. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es in Ordnung, Beschreibungsfelder zu verwenden. Wenn jedoch für jedes Angebot ein eindeutiger rechtlicher Text in einer Produktbeschreibung enthalten ist, gehören diese Bedingungen in eine ordnungsgemäße Vertragsklausel und sind nicht in Ihrer Produktbibliothek verstreut.

3. Inkonsistente Einheiten. Wenn „Menge“ Sitzplätze für ein Produkt und Monate für ein anderes bedeutet, muss dies in Ihrem Angebot deutlich angegeben werden. Sonst gehen Käufer vom Falschen aus.

4. Gemischte Währungen ohne Regel. Wenn Sie in mehreren Währungen verkaufen, stellen Sie sicher, dass die Währung der Werbebuchung mit der Währung des Deals übereinstimmt. Nichtübereinstimmungen führen zu Summen, die jeden überraschen.

5. Rabatte, die auf dem Papier anders aussehen. Einige Teams erwarten, dass ein prozentualer Rabatt auf die eine oder andere Weise in HubSpot und auf der anderen Seite im Angebot angezeigt wird. Passen Sie die Art und Weise, wie Ihr System Rabatte modelliert, an die Erwartungen Ihrer Kunden an.

Präzise Zitate schaffen Vertrauen

Werbebuchungen machen Ihr Angebot konkret und glaubwürdig. Produkte, Mengen, Stückpreise und Rabatte sollten in HubSpot auf eine Weise verfügbar sein, die zu Ihrer Rechnungsstellung, Ihrer Berichterstattung und Ihrer Kommunikation mit Käufern passt.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Dokumente den tatsächlichen Inhalt des CRM widerspiegeln, werfen Sie einen Blick auf unsere Werbebuchungsfunktion und unser Zitat-Lösungsseite. Sie zeigen, wie Portant diese Daten automatisch in Ihre Google Docs- und Word-Vorlagen überträgt.

Die beste Automatisierung fühlt sich am Tag der Markteinführung ereignislos an, da die Daten bereits korrekt waren.

Häufig gestellte Fragen

Sollten HubSpot-Werbebuchungen die Quelle der Wahrheit für Angebotssummen sein?

Ja, für den Einzelverkauf. Die Einzelposten enthalten die Menge, den Stückpreis und den Rabatt für jedes Produkt, sodass Ihre Zwischensumme den Erwartungen der Finanzabteilung entspricht. Der Deal-Betrag kann das Ergebnis zusammenfassen, sollte aber mit der Berechnung der Werbebuchung übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, senden Sie Angebote, die im Widerspruch zu Ihrem eigenen CRM stehen.

Wie wirken sich Rabatte auf Einzelposten auf die Angebotsgenauigkeit aus?

Bei jedem Einzelposten wird die Menge mit dem Stückpreis multipliziert, dann wird ein etwaiger Rabatt angewendet, bevor die Summe ermittelt wird. Wenn Mitarbeiter den Deal-Betrag überschreiben, ohne die Einzelposten zu aktualisieren, stimmt die Angebots-PDF nicht mit Ihren Berichten überein. Behalten Sie Rabatte für die Werbebuchung bei, damit alles konsistent bleibt.

Was ist der häufigste Fehler, den Teams bei HubSpot-Produkten in Angeboten machen?

Die Produktbibliothek veralten lassen. Zurückgezogene Produkte, falsche Standardpreise, doppelte Namen und Pakete, die nicht mit Ihrem tatsächlichen Verkauf übereinstimmen. Wenn Sie Angebote aus diesen Daten automatisieren, werden in den Dokumenten korrekt falsche Informationen gedruckt.

Wie füge ich Einzelpostentabellen automatisch in meine Angebote ein?

Portant ordnet Ihre HubSpot-Werbebuchungsfelder Tabellenzeilen in Ihrer Vorlage zu. Die Spalten „Produktname“, „Menge“, „Stückpreis“ und „Rabatt“ werden automatisch aus dem Angebot ausgefüllt. Kein Kopieren und Einfügen von HubSpot in Google Docs oder Word.

Wann sollte ich meine HubSpot-Daten überprüfen, bevor ich Angebote sende?

Jedes Mal, wenn Sie Preise, Pakete oder Steuerregeln ändern und bevor Sie die Automatisierung in großem Maßstab aktivieren. Eine schnelle Überprüfung aktueller Deals, bei der der Deal-Betrag mit der Summe der Werbebuchungen verglichen wird, erkennt Fehler, bevor sie zu peinlichen Dokumenten für den Kunden werden.