Jeder Pipeline-Bericht, den ich überprüfe, weist dieselbe Schwäche auf. Die Bühnen sind abgestanden. Angebote bleiben zwei Tage nach der Vertragsunterzeichnung im Status „Angebot gesendet“, weil ein Vertreter vergessen hat, eine Karte über die Tafel zu ziehen. Es handelt sich um eine kleine Auslassung, die jedoch dazu führt, dass Ihre Prognose falsch ist, Ihre Geschwindigkeitszahlen unzuverlässig werden und Ihre Pipeline-Reviews zu einem Ratespiel werden.

Es gibt eine einfache Lösung. Anstatt sich bei der Aktualisierung der Geschäftsphasen auf Menschen zu verlassen, lassen Sie den Umzug durch das Dokument selbst auslösen. Wenn ein Angebot gesendet wird, wechselt der Deal zu „Angebot gesendet“. Wenn eine Signaturanfrage verschickt wird, wird sie in den Status „Vertrag gesendet“ verschoben. Wenn das Dokument unterzeichnet ist, wird der Deal auf „Geschlossen und gewonnen“ verschoben. Kein Speicher erforderlich.

Hier erfahren Sie, wie Sie in HubSpot mit der Eigenschaft „Dokumentstatus“ von Portant und Standard-HubSpot-Workflows den automatischen Fortschritt der Deal-Phase einrichten. Wenn Ihre Pipeline immer ein paar Tage hinter der Realität zurückbleibt, liegt das wahrscheinlich daran.

Warum manuelle Aktualisierungen der Deal-Phase fehlschlagen

Die Vertreter sind beschäftigt. Sie nehmen Anrufe entgegen, schreiben E-Mails und setzen sich mit Käufern in Verbindung. Das Aktualisieren einer Deal-Phase ist eine Aufgabe mit niedriger Priorität, die dem Verkauf selbst keinen Mehrwert verleiht. Daher wird es am Ende der Woche übersprungen, verzögert oder stapelweise erledigt.

Die Auswirkungen sind größer, als den meisten Führungskräften bewusst ist. Wenn jeder fünf Mitarbeiter vergisst, drei Deals pro Woche zu aktualisieren, befinden sich zu jedem Zeitpunkt fünfzehn Deals im falschen Stadium. Ihr Pipeline-Bericht erzählt der Führung eine Geschichte. Die Realität erzählt es einem anderen.

Die Prognose hängt von der Phase ab. Wenn Ihr Prognosemodell Deals nach Phasenwahrscheinlichkeit gewichtet, führen veraltete Phasen zu ungenauen Zahlen. Ein Deal, der tatsächlich abgeschlossen ist, aber immer noch als „Vertrag gesendet“ angezeigt wird, unterschätzt Ihren abgeschlossenen Umsatz. Ein Deal, bei dem das Angebot fehlerhaft ist, aber immer noch als „Angebot gesendet“ angezeigt wird, überbewertet Ihre Pipeline. Beides ist schlecht.

Die Lösung besteht nicht in mehr Disziplin oder einer weiteren Slack-Erinnerung. Sie werden Menschen niemals darin schulen, ein CRM-Feld jedes Mal zuverlässig zu aktualisieren, wenn ein externes Ereignis eintritt. Die Lösung besteht darin, den manuellen Schritt vollständig zu entfernen und das Ereignis selbst das Update auslösen zu lassen.

Der Dokumentlebenszyklus als Pipeline-Signal

Wenn Sie Portant mit HubSpot verwenden, speichert Portant jedes von Ihnen generierte Dokument als eigenen Datensatz (ein benutzerdefiniertes Objekt) für den Deal. Dieser Datensatz verfügt über eine Eigenschaft namens „Dokumentstatus“ und wird automatisch aktualisiert, während das Dokument seinen Lebenszyklus durchläuft.

Dies ist das Signal, das Ihre Pipeline benötigt. Anstatt die Mitarbeiter zu bitten, ihren Posteingang zu überwachen und dann HubSpot zu aktualisieren, ändert sich die Eigenschaft „Dokumentstatus“ von selbst, wenn etwas Wirkliches passiert. Ein Dokument wird gesendet. Eine Unterschrift wird erbeten. Das Dokument ist signiert. Etwas geht schief. Jede dieser Statusänderungen entspricht einem realen Moment im Verkaufsprozess, was bedeutet, dass jede einzelne direkt einer Geschäftsphase zugeordnet werden kann.

Ich habe einen verwandten Artikel über geschrieben So richten Sie Geschäftsphasen an Dokumenttypen aus das die konzeptionelle Zuordnung zwischen Phasen und Dokumenten abdeckt. Dieser Artikel geht noch einen Schritt weiter. Es automatisiert diese Ausrichtung, sodass sich die Pipeline selbst aktualisiert.

Portant-Dokumentstatuswerte

Das Dokumentobjekt von Portant verfolgt neun Statuswerte. Hier erfahren Sie, was jeder einzelne bedeutet und wann er zutrifft.

  • Ausstehend: Portant hat den Dokumentdatensatz erstellt, aber die Generierung hat noch nicht begonnen.
  • Entwurf: Portant hat das Dokument generiert, aber es befindet sich noch im Entwurf und ist noch nicht endgültig.
  • Genehmigt: Ihr Team hat das Dokument intern überprüft und genehmigt. Dies gilt, wenn Sie Portant verwenden Genehmigungsworkflows.
  • Gesendet: Portant hat das Dokument an den Empfänger übermittelt.
  • Unterschrift erbeten: Portant hat eine E-Signatur-Anfrage an den oder die Unterzeichner gesendet.
  • Teilweise signiert: Mindestens ein Unterzeichner hat seine Unterschrift abgeschlossen, andere bleiben jedoch bestehen.
  • Signiert: Alle Unterzeichner haben ihre Unterschriften abgeschlossen.
  • Abgeschlossen: Der Lebenszyklus des Dokuments ist abgeschlossen, einschließlich aller Schritte nach der Signatur.
  • Fehler: Beim Generieren, Senden oder Signieren ist ein Fehler aufgetreten.

Nicht jedes Geschäft durchläuft alle neun Status. Ein einfaches Angebot kann von „Ausstehend“ zu „Gesendet“ wechseln, ohne dass eine Unterschrift erforderlich ist. Ein Vertrag kann die Status „Gesendet“, „Unterschrift angefordert“, „Teilweise unterzeichnet“, „Unterzeichnet“ und „Abgeschlossen“ durchlaufen. Die von Ihnen erstellten Workflows sollten die Status berücksichtigen, die in Ihrem Prozess tatsächlich von Bedeutung sind.

Ausführliche Informationen zur Funktionsweise dieser Eigenschaften finden Sie im Portant-Dokumentation zum Auslösen von HubSpot-Workflows aufgrund von Dokumentstatusänderungen.

Aufbau der Arbeitsabläufe

Für die Einrichtung wird das Standard-Workflow-Tool von HubSpot verwendet. Sie erstellen geschäftsbasierte Workflows, die bei Änderungen an der Eigenschaft „Dokumentstatus“ des zugehörigen Portant-Dokumentobjekts ausgelöst werden.

Hier ist die Kernzuordnung, die ich für die meisten Vertriebsprozesse empfehle.

Workflow 1: Dokument gesendet → Zu „Angebot gesendet“ wechseln

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Automatisierung > Workflows.
  2. Erstellen Sie einen neuen geschäftsbasierten Workflow.
  3. Setzen Sie den Registrierungsauslöser auf: Zugehöriges Portant-Dokumentobjekt > Dokumentstatus ist „Gesendet“.
  4. Fügen Sie eine Aktion hinzu: Setzen Sie die Deal-Eigenschaft > Deal-Phase auf „Angebot gesendet“ (oder was auch immer Ihre entsprechende Phase ist).
  5. Speichern und einschalten.

Wenn Portant dem Käufer ein Angebot oder Kostenvoranschlag übermittelt, ändert sich der Dokumentstatus in „Gesendet“. Dieser Workflow erfasst diese Änderung und treibt den Deal automatisch voran.

Workflow 2: Unterschrift angefordert → Wechsel zu „Vertrag gesendet“

Gleiche Struktur, anderer Auslöser.

  1. Registrierungsauslöser: Der Dokumentstatus lautet „Unterschrift angefordert“.
  2. Aktion: Stellen Sie die Deal-Phase auf „Vertrag gesendet“ ein.

Dies umfasst den Moment, in dem der Signiervorgang beginnt. Der Käufer hat das Dokument mit einer E-Signatur-Anfrage erhalten, und die Vertragsphase sollte dies widerspiegeln.

Workflow 3: Unterzeichnet oder abgeschlossen → Zu „Geschlossen und gewonnen“ wechseln

  1. Registrierungsauslöser: Der Dokumentstatus ist „Unterzeichnet“ ODER „Abgeschlossen“.
  2. Aktion: Stellen Sie die Deal-Phase auf „Geschlossen und gewonnen“ ein.

Je nachdem, wie Ihr Prozess funktioniert, können Sie entweder „Signiert“ oder „Abgeschlossen“ verwenden. Wenn Sie alle Schritte nach der Signatur abschließen müssen, bevor Sie das Geschäft abschließen, klicken Sie auf „Abgeschlossen“. Wenn die endgültige Signatur Ihr Abschlussereignis ist, lösen Sie „Signiert“ aus.

Workflow 4: Fehler → Deal-Inhaber benachrichtigen

  1. Registrierungsauslöser: Der Dokumentstatus ist „Fehler“.
  2. Aktion: Senden Sie eine interne Benachrichtigung an den Deal-Inhaber mit einer Nachricht wie: „Ein Dokument zu [Deal-Name] weist einen Fehler auf. Bitte überprüfen Sie das Dokument und senden Sie es bei Bedarf erneut.“

Dies ist wichtig, da Fehlerzustände ohne Warnung unsichtbar sind. Ein Mitarbeiter bemerkt möglicherweise nicht, dass ein Vertrag nicht generiert werden konnte oder dass eine Signaturanforderung zurückgewiesen wurde. Eine sofortige Benachrichtigung verhindert, dass Geschäfte stillschweigend ins Stocken geraten.

Alternative: ein Workflow mit Verzweigungen

Wenn Sie lieber weniger Arbeitsabläufe verwalten möchten, können Sie einen einzelnen geschäftsbasierten Arbeitsablauf mit einem Wenn/Dann-Zweig erstellen, der den Dokumentstatuswert prüft und zur entsprechenden Aktion weiterleitet. Die Logik ist identisch, die Organisation ist nur anders. Normalerweise beginne ich mit separaten Arbeitsabläufen, weil sie einfacher zu debuggen sind, und konsolidiere sie später, wenn das Team eine übersichtlichere Ansicht wünscht.

Hinzufügen von Deal-Tags für die Sichtbarkeit der Pipeline

Deal-Tags sind farbcodierte Etiketten, die auf Deal-Karten in der Board-Ansicht von HubSpot angezeigt werden. Sie geben Vertriebsmitarbeitern und Managern einen schnellen visuellen Hinweis beim Scannen der Pipeline, ohne jedes einzelne Geschäft eröffnen zu müssen.

Mit Portant können Sie Deal-Tags basierend auf dem Dokumentstatus hinzufügen, sodass Ihr Pipeline-Board auf einen Blick zeigt, wo sich jedes Geschäft im Dokumentlebenszyklus befindet. Zum Beispiel:

  • Ein grünes Tag für „Unterzeichnete“ Angebote
  • Ein gelbes Etikett für „Signature Requested“-Angebote
  • Ein rotes Tag für „Fehler“-Deals
  • Ein blaues Tag für „Gesendet“-Angebote

Dies ist besonders nützlich bei Pipeline-Überprüfungen. Anstatt auf jeden Deal zu klicken, um den Dokumentfortschritt zu überprüfen, können Manager das Board scannen und sofort Deals erkennen, die Aufmerksamkeit erfordern, sei es eine hängengebliebene Unterschrift oder ein durchgeschlüpfter Fehler.

Anweisungen zur Einrichtung finden Sie im Portant-Anleitung zum Hinzufügen von Deal-Tags mithilfe von Dokumentstatus.

Grenzfälle, die Sie einplanen sollten

Keine Automatisierung funktioniert vom ersten Tag an perfekt. Hier sind die Situationen, in denen ich Trip-Teams sehe, und wie man mit jeder einzelnen umgeht.

Mehrere Dokumente pro Deal

Ein einzelner Deal kann ein Angebot, ein Angebot und einen Vertrag haben, jeweils mit einem eigenen Dokumentstatus. Wenn das Angebot „Abgeschlossen“ lautet, der Vertrag jedoch „Ausstehend“, welcher Status sollte die Geschäftsphase steuern?

Meine Empfehlung: Verwenden Sie den Status des aktuellsten Dokuments als primäres Signal. In Ihrer Workflow-Registrierung können Sie nach der Dokumentvorlage oder dem Namen filtern, wenn Sie einheitliche Namenskonventionen verwenden. Das bedarf einiger Tests, aber wenn man es richtig macht, verhindert man, dass ein abgeschlossenes Angebot den Deal vorzeitig abschließt, wenn der Vertrag noch nicht einmal verschickt wurde.

Vorschläge erneut gesendet

Wenn ein Vertreter ein Angebot erneut sendet, weil der Käufer Änderungen angefordert hat, durchläuft der Dokumentstatus seine Werte erneut. Ihr Workflow sollte die erneute Registrierung abwickeln, sodass die Deal-Phase korrekt aktualisiert wird, wenn in einem anderen Dokument ein neuer Status „Gesendet“ angezeigt wird.

Beachten Sie, dass dies einen Deal in der Pipeline nach hinten verschieben kann. Wenn ein neues Angebot gesendet wird, nachdem ein Vertrag bereits in Bearbeitung war, wird der Deal möglicherweise auf „Angebot gesendet“ zurückgesetzt. Überlegen Sie, ob Ihre Arbeitsabläufe Phasen nur vorwärts und niemals rückwärts bewegen sollen. Für die meisten Teams empfehle ich eine Nur-Vorwärts-Logik mit einem separaten, bewussten Workflow für jede Rückwärtsbewegung.

Fehlerzustände

Ein Fehler bedeutet nicht, dass der Deal verloren geht. Dies bedeutet, dass ein technischer Fehler aufgetreten ist, beispielsweise ein Fehler bei der Vorlagenzusammenführung oder eine Zeitüberschreitung des Signaturdienstes. Der Benachrichtigungsworkflow in Workflow 4 ist hier Ihr Sicherheitsnetz. Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung genügend Kontext enthält, damit der Mitarbeiter handeln kann: den Geschäftsnamen, den Dokumentnamen und einen Zeiger zur Überprüfung des Status in Portant.

Teilweise signierte Dokumente

Bei Verträgen mit mehreren Unterzeichnern ist „Teilweise unterzeichnet“ ein nützlicher Zwischenstatus. Möglicherweise benötigen Sie dafür keine separate Vertragsphase, aber ein Vertragskennzeichen wie „Warten auf Unterschriften“ hilft Managern dabei, zu verfolgen, welche Verträge in Bearbeitung sind und welche auf einen bestimmten Unterzeichner warten.

Was dies für die Pipeline-Berichterstattung bedeutet

Wenn Deal-Phasen automatisch basierend auf echten Dokumentereignissen aktualisiert werden, verbessern sich drei Dinge.

Prognosegenauigkeit. Phasen spiegeln wider, was tatsächlich passiert ist, und nicht, was ein Mitarbeiter protokolliert hat. Wenn Ihr Prognosemodell Phasenwahrscheinlichkeiten verwendet, basieren diese Wahrscheinlichkeiten jetzt auf der Realität und nicht auf einer besten Schätzung aus der Datenbereinigung vom letzten Freitag.

Pipeline-Geschwindigkeit. Zeit-in-Phase-Metriken werden aussagekräftig. Sie können messen, wie lange es tatsächlich von „Angebot gesendet“ bis „Vertrag gesendet“ dauert, da beide Übergänge an Dokumentereignisse und nicht an manuelle Klicks gebunden sind. Dadurch erhalten Sie echte Daten darüber, wo sich die Geschäfte verlangsamen.

Rohrleitungshygiene. Veraltete Deals werden leichter erkannt. Wenn sich ein Deal seit zwei Wochen im Status „Vertrag gesendet“ befindet und der Dokumentstatus immer noch „Unterschrift angefordert“ anzeigt, stimmt etwas mit dem Deal nicht, nicht mit den Daten. Manager können ihre Pipeline-Überprüfungen auf Coaching statt auf Dateneingabeprüfungen konzentrieren.

Sie richten dies einmal ein und jeder Deal, der die Pipeline durchläuft, erhält eine genauere Phase, ohne dass jemand darüber nachdenkt.

Erste Schritte

Wenn Sie es bereits verwenden Portant mit HubSpot, befindet sich die Eigenschaft „Dokumentstatus“ bereits in Ihren Dokumentdatensätzen. Beginnen Sie mit den vier Kernworkflows, die ich oben beschrieben habe. Testen Sie sie anhand einer Handvoll Deals, bevor Sie sie dem gesamten Team zur Verfügung stellen.

Wenn Sie näher darauf eingehen möchten, wie Phasen und Dokumente konzeptionell miteinander verbunden werden sollten, lesen Sie mein früherer Artikel über die Zuordnung von Geschäftsphasen zu Dokumenttypen.

Und wenn Sie Portant noch nicht verwenden, das HubSpot-Integrationsseite beschreibt, was es tut und wie man es einrichtet.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert dies mit jeder Deal-Pipeline in HubSpot?

Ja. Die Workflows werden durch die Eigenschaft „Dokumentstatus“ der zugehörigen Portant-Dokumentobjekte ausgelöst, die nicht an eine bestimmte Pipeline gebunden ist. Mithilfe von Workflowzweigen können Sie unterschiedliche Phasenzuordnungen für verschiedene Pipelines festlegen.

Was passiert, wenn meine Dealphasen nicht mit den Beispielen übereinstimmen?

Die Zuordnung ist völlig flexibel. Die von mir verwendeten Beispiele („Angebot gesendet“, „Vertrag gesendet“, „Abgeschlossen und gewonnen“) sind gängige Bezeichnungen, aber Sie sollten Dokumentstatusänderungen den Phasen zuordnen, die Ihre Pipeline tatsächlich verwendet. Wichtig ist, dass jede Statusänderung einem sinnvollen Phasenübergang für Ihren Prozess entspricht.

Werden dadurch manuelle Stufenänderungen überschrieben?

Es hängt davon ab, wie Sie die Arbeitsabläufe einrichten. Wenn ein Mitarbeiter einen Deal manuell auf „Abgeschlossen und gewonnen“ verschiebt, bevor das Dokument unterzeichnet wurde, wird er vom Workflow nicht rückgängig gemacht, es sei denn, Sie haben dies ausdrücklich eingerichtet. Ich empfehle den Aufbau von Arbeitsabläufen, die nur die Phasen voranbringen. Wenn Sie eine Rückwärtsbewegung benötigen, fügen Sie diese als separaten Workflow mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen und klarer Dokumentation für das Team hinzu.

Kann ich dies auch mit Genehmigungsworkflows verwenden?

Ja. Wenn Ihr Team den Genehmigungsworkflow von Portant verwendet, wird der Dokumentstatus nach der internen Überprüfung auf „Genehmigt“ aktualisiert. Sie können einen Workflow hinzufügen, der das Geschäft in diesem Fall in eine Phase wie „Ausstehender Versand“ oder „Bereit für Käufer“ verschiebt. Dies ist nützlich für Teams, die eine Genehmigung des Managers benötigen, bevor ein Vorschlag an einen Kunden geht.