Cada informe de canalización que reviso tiene la misma debilidad. Los escenarios están rancios. Los acuerdos aparecen en "Propuesta enviada" dos días después de que se firmó el contrato porque un representante olvidó arrastrar una tarjeta por el tablero. Es una pequeña omisión, pero hace que su pronóstico sea incorrecto, sus cifras de velocidad no sean confiables y sus revisiones de canalización sean un juego de adivinanzas.
Hay una solución sencilla. En lugar de depender de humanos para actualizar las etapas del acuerdo, dejas que el documento en sí desencadene el movimiento. Cuando se envía una propuesta, el trato avanza a "Propuesta enviada". Cuando sale una solicitud de firma, pasa a "Contrato enviado". Cuando se firma el documento, el trato pasa a "Cerrado ganado". No se requiere memoria.
Aquí se explica cómo configurar la progresión automática de la etapa del acuerdo en HubSpot usando la propiedad Estado del documento de Portant y los flujos de trabajo estándar de HubSpot. Si su cartera siempre parece estar unos días por detrás de la realidad, probablemente esta sea la razón.
Por qué fallan las actualizaciones manuales de la etapa de negociación
Los representantes están ocupados. Están atendiendo llamadas, escribiendo correos electrónicos y haciendo seguimiento a los compradores. Actualizar la etapa de un trato es una tarea de baja prioridad que no agrega valor a la venta en sí. Por lo tanto, se omite, se retrasa o se realiza por lotes al final de la semana.
El impacto es mayor de lo que la mayoría de los líderes creen. Si cada uno de cinco representantes se olvida de actualizar tres ofertas por semana, son quince ofertas que se encuentran en la etapa equivocada en un momento dado. Su informe de canalización cuenta una historia de liderazgo. La realidad le dice a otra.
El pronóstico depende de la etapa. Si su modelo de pronóstico pondera las transacciones por probabilidad de etapa, las etapas obsoletas producirán números inexactos. Un trato que en realidad está cerrado pero que aún se muestra como "Contrato enviado" subestima sus ingresos cerrados. Un acuerdo en el que la propuesta tuvo un error pero aún se muestra como "Propuesta enviada" exagera su cartera de proyectos. Ambos son malos.
La solución no es más disciplina ni otro recordatorio de Slack. Nunca capacitará a humanos para que actualicen de manera confiable un campo de CRM cada vez que ocurra un evento externo. La solución es eliminar el paso manual por completo y dejar que el evento en sí active la actualización.
El ciclo de vida del documento como señal de canalización
Cuando usas Portant con HubSpot, Portant guarda cada documento que generas como su propio registro (un objeto personalizado) en el trato. Ese registro lleva una propiedad llamada Estado del documento y se actualiza automáticamente a medida que el documento avanza en su ciclo de vida.
Esta es la señal que su tubería necesita. En lugar de pedirles a los representantes que revisen su bandeja de entrada y luego actualicen HubSpot, la propiedad Estado del documento cambia por sí sola cuando sucede algo real. Se envía un documento. Se solicita una firma. El documento está firmado. Algo sale mal. Cada uno de esos cambios de estado corresponde a un momento real en el proceso de ventas, lo que significa que cada uno puede asignarse directamente a una etapa del trato.
Escribí un artículo relacionado sobre cómo alinear las etapas del trato con los tipos de documentos que cubre el mapeo conceptual entre etapas y documentos. Este artículo va un paso más allá. Automatiza esa alineación para que la canalización se actualice sola.
Valores de estado del documento Portant
El objeto de documento de Portant rastrea nueve valores de estado. Esto es lo que significa cada uno y cuándo se aplica.
- Pendiente: Portant creó el registro del documento, pero la generación aún no ha comenzado.
- Borrador: Portant generó el documento, pero aún está en borrador, aún no es definitivo.
- Aprobado: Su equipo revisó y aprobó el documento internamente. Esto aplica si usas Portant flujos de trabajo de aprobación.
- Enviado: Portant entregó el documento al destinatario.
- Firma solicitada: Portant envió una solicitud de firma electrónica al firmante o firmantes.
- Parcialmente firmado: Al menos un firmante ha completado su firma, pero quedan otros.
- Firmado: Todos los firmantes han completado sus firmas.
- Completado: el ciclo de vida del documento ha finalizado, incluidos los pasos posteriores a la firma.
- error: Algo salió mal durante la generación, el envío o la firma.
No todos los acuerdos pasarán por los nueve estados. Una cotización simple puede pasar de Pendiente a Enviada sin necesidad de firma. Un contrato puede pasar por Enviado, Firma solicitada, Firmado parcialmente, Firmado y Completado. Los flujos de trabajo que cree deben tener en cuenta los estados que realmente importan en su proceso.
Para obtener detalles completos sobre cómo funcionan estas propiedades, consulte la Documentación de Portant sobre cómo activar flujos de trabajo de HubSpot a partir de cambios de estado de documentos.
Construyendo los flujos de trabajo
La configuración utiliza la herramienta de flujo de trabajo estándar de HubSpot. Creará flujos de trabajo basados en acuerdos que se activarán con cambios en la propiedad Estado del documento en el objeto de documento Portant asociado.
Este es el mapeo central que recomiendo para la mayoría de los procesos de ventas.
Flujo de trabajo 1: Documento enviado → Mover a "Propuesta enviada"
- Ve a Automatización > Flujos de trabajo en HubSpot.
- Cree un nuevo flujo de trabajo basado en acuerdos.
- Establezca el activador de inscripción en: Objeto de documento Portant asociado > El estado del documento es "Enviado".
- Agregue una acción: establezca la propiedad del trato > Etapa del trato en "Propuesta enviada" (o cualquiera que sea su etapa equivalente).
- Guardar y encender.
Cuando Portant entrega una propuesta o cotización al comprador, el estado del documento cambia a "Enviado". Este flujo de trabajo detecta ese cambio y hace avanzar el trato automáticamente.
Flujo de trabajo 2: Firma solicitada → Mover a "Contrato enviado"
Misma estructura, diferente desencadenante.
- Activador de inscripción: el estado del documento es "Firma solicitada".
- Acción: Establezca la etapa del trato en "Contrato enviado".
Esto cubre el momento en que comienza el proceso de firma. El comprador recibió el documento con una solicitud de firma electrónica y la etapa del acuerdo debe reflejar eso.
Flujo de trabajo 3: Firmado o Completado → Pasar a "Cerrado Ganado"
- Activador de inscripción: el estado del documento es "Firmado" O "Completado".
- Acción: Establezca la etapa del trato en "Cerrado ganado".
Puede utilizar "Firmado" o "Completado" dependiendo de cómo funcione su proceso. Si necesita que todos los pasos posteriores a la firma finalicen antes de cerrar el trato, active "Completado". Si la firma final es su evento de cierre, active "Firmado".
Flujo de trabajo 4: Error → Notificar al propietario de la oferta
- Activador de inscripción: el estado del documento es "Error".
- Acción: envíe una notificación interna al propietario de la oferta con un mensaje como: "Un documento en [Nombre de la oferta] tiene un error. Verifique el documento y vuelva a enviarlo si es necesario".
Esto es importante porque los estados de error son invisibles sin una alerta. Es posible que un representante no se dé cuenta de que un contrato no se generó o que una solicitud de firma rebotó. Una notificación inmediata evita que las ofertas se estanquen silenciosamente.
Alternativa: un flujo de trabajo con ramas
Si prefiere administrar menos flujos de trabajo, puede crear un único flujo de trabajo basado en acuerdos con una rama Si/Entonces que verifica el valor del Estado del documento y dirige a la acción adecuada. La lógica es idéntica, la organización simplemente es diferente. Por lo general, comienzo con flujos de trabajo separados porque son más fáciles de depurar y luego los consolido si el equipo quiere una vista más limpia.
Agregar etiquetas de ofertas para visibilidad del canal
Las etiquetas de oferta son etiquetas codificadas por colores que aparecen en las tarjetas de oferta en la vista del tablero de HubSpot. Brindan a los representantes y gerentes un indicador visual rápido al escanear el proceso sin abrir cada trato.
Portant le permite agregar etiquetas de trato según el estado del documento, de modo que su tablero de canalización muestre de un vistazo dónde se encuentra cada trato en el ciclo de vida del documento. Por ejemplo:
- Una etiqueta verde para acuerdos "firmados"
- Una etiqueta amarilla para ofertas de "Firma solicitada"
- Una etiqueta roja para ofertas de "Error"
- Una etiqueta azul para ofertas "Enviadas"
Esto es especialmente útil en revisiones de canales. En lugar de hacer clic en cada trato para verificar el progreso del documento, los gerentes pueden escanear el tablero e inmediatamente detectar los tratos que necesitan atención, ya sea una firma atascada o un error que se filtró.
Para obtener instrucciones de configuración, consulte la Guía Portant sobre cómo agregar etiquetas de ofertas utilizando estados de documentos.
Casos extremos para planificar
Ninguna automatización funciona perfectamente el primer día. Estas son las situaciones en las que veo equipos de viaje y cómo manejar cada una de ellas.
Múltiples documentos por trato
Un único acuerdo puede tener una cotización, una propuesta y un contrato, cada uno con su propio estado del documento. Si la cotización está "Completada" pero el contrato está "Pendiente", ¿qué estado debe impulsar la etapa del acuerdo?
Mi recomendación: utilice el estado del documento más reciente como señal principal. En la inscripción de su flujo de trabajo, puede filtrar por plantilla o nombre del documento si utiliza convenciones de nomenclatura coherentes. Esto requiere algunas pruebas, pero hacerlo bien evita que una cotización completa cierre el trato prematuramente cuando el contrato aún no se ha enviado.
Propuestas reenviadas
Si un representante vuelve a enviar una propuesta porque el comprador solicitó cambios, el estado del documento volverá a recorrer sus valores. Su flujo de trabajo debe manejar la reinscripción para que la etapa del acuerdo se actualice correctamente cuando aparezca un nuevo estado "Enviado" en un documento diferente.
Tenga en cuenta que esto puede hacer retroceder un acuerdo en el proceso. Si se envía una nueva propuesta después de que un contrato ya estaba en progreso, el acuerdo podría volver a "Propuesta enviada". Considere si sus flujos de trabajo solo deben avanzar etapas y nunca retroceder. Para la mayoría de los equipos, recomiendo una lógica de solo avance con un flujo de trabajo separado y deliberado para cualquier movimiento hacia atrás.
Estados de error
Un error no significa que el trato esté perdido. Significa que algo técnico salió mal, como un error en la combinación de plantillas o un tiempo de espera de espera del servicio de firma. El flujo de trabajo de notificación en Workflow 4 es su red de seguridad aquí. Asegúrese de que la notificación incluya suficiente contexto para que el representante actúe: el nombre del trato, el nombre del documento y un puntero para verificar el estado en Portant.
Documentos parcialmente firmados
Para contratos de múltiples firmantes, "Parcialmente firmado" es un estado intermedio útil. Es posible que no necesite una etapa de negociación separada, pero una etiqueta de transacción como "En espera de firmas" ayuda a los gerentes a rastrear qué contratos están en progreso y cuáles están estancados esperando a un firmante específico.
Qué hace esto para los informes de canalización
Cuando las etapas del acuerdo se actualizan automáticamente en función de eventos de documentos reales, mejoran tres cosas.
Precisión del pronóstico. Las etapas reflejan lo que realmente sucedió, no lo que un representante recordó registrar. Si su modelo de pronóstico utiliza probabilidades de etapa, esas probabilidades ahora se basan en la realidad en lugar de una mejor suposición de la limpieza de datos del viernes pasado.
Velocidad del oleoducto. Las métricas de tiempo en etapa se vuelven significativas. Puede medir cuánto tiempo lleva realmente desde "Propuesta enviada" hasta "Contrato enviado" porque ambas transiciones están vinculadas a eventos del documento, no a clics manuales. Eso le brinda datos reales sobre dónde se desaceleran los negocios.
Higiene de tuberías. Los acuerdos obsoletos se vuelven más fáciles de detectar. Si un acuerdo ha estado en "Contrato enviado" durante dos semanas y el estado del documento todavía muestra "Firma solicitada", algo anda mal con el acuerdo, no con los datos. Los gerentes pueden centrar sus revisiones de procesos en el coaching en lugar de en auditorías de entrada de datos.
Configura esto una vez y cada acuerdo que se ejecuta en el proceso obtiene una etapa más precisa sin que nadie piense en ello.
Empezando
Si ya estás usando Portant con HubSpot, la propiedad Estado del documento ya está en sus registros de documentos. Comience con los cuatro flujos de trabajo principales que describí anteriormente. Pruébelos en varias ofertas antes de implementarlos en todo el equipo.
Si desea profundizar en cómo las etapas y los documentos deben conectarse conceptualmente, lea mi artículo anterior sobre cómo mapear las etapas del acuerdo con los tipos de documentos.
Y si aún no estás usando Portant, el Página de integración de HubSpot cubre lo que hace y cómo configurarlo.
Preguntas frecuentes
¿Funciona esto con cualquier canal de acuerdos en HubSpot?
Sí. Los flujos de trabajo se activan en la propiedad Estado del documento de los objetos de documento Portant asociados, que no está vinculado a una canalización específica. Puede establecer diferentes asignaciones de etapas para diferentes canalizaciones utilizando ramas de flujo de trabajo.
¿Qué pasa si las etapas de mi acuerdo no coinciden con los ejemplos?
El mapeo es completamente flexible. Los ejemplos que utilicé ("Propuesta enviada", "Contrato enviado", "Cerrado ganado") son etiquetas comunes, pero debes asignar los cambios de estado del documento a las etapas que realmente utilice tu proceso. Lo importante es que cada cambio de estado se asigne a una transición de etapa significativa para su proceso.
¿Esto anulará los cambios de etapa manuales?
Depende de cómo configure los flujos de trabajo. Si un representante mueve manualmente un trato a "Cerrado ganado" antes de que se firme el documento, el flujo de trabajo no lo revertirá a menos que lo configure específicamente para hacerlo. Recomiendo crear flujos de trabajo que solo avancen etapas. Si necesita retroceder, agréguelo como un flujo de trabajo separado con salvaguardias adicionales y documentación clara para el equipo.
¿Puedo usar esto también con flujos de trabajo de aprobación?
Sí. Si su equipo utiliza el flujo de trabajo de aprobación de Portant, el estado del documento se actualiza a "Aprobado" después de la revisión interna. Puedes agregar un flujo de trabajo que mueva el trato a una etapa como "Envío pendiente" o "Listo para el comprador" cuando eso suceda. Esto es útil para equipos que necesitan la aprobación del gerente antes de que cualquier propuesta llegue a un cliente.
