Laissez-moi vous demander quelque chose.
Avez-vous déjà été dans une situation où votre équipe se démène pour préparer des bons de commande, chacun différent du précédent, et vous espérez simplement que le service juridique ne trouvera pas quelque chose d'anormal ?
Eh bien, c’est exactement ce à quoi Kore.ai faisait face avant de trouver Portant.
Voici comment ils ont mis de l’ordre dans ce chaos.
Le chaos : un désordre de formulaires de commande
Imaginez ceci :
Kore.ai, une entreprise en pleine croissance avec plusieurs commerciaux, chacun créant ses propres bons de commande.
C'était comme le Far West : pas de règles, pas de modèles, juste un tas de formats différents réunis.
Tant que le montant en dollars correspondait, il était versé aux clients. Vous pouvez probablement deviner ce qui s'est passé ensuite.
Les services juridiques et financiers ont dû nettoyer le désordre. Chaque formulaire de commande était différent, certains avec des termes et conditions non approuvés, et d'autres manquant complètement des informations cruciales. Personne n'était content.
Cela vous semble familier ?
Vous n'êtes pas seul.
Richard Passavant, vice-président de l'activation des revenus et des opérations chez Kore.ai, l'a parfaitement résumé :
"C'était juste le chaos. Aucune cohérence, aucune approbation. Le service juridique se démenait toujours pour rattraper tout ce qui avait été envoyé."
Pouvez-vous imaginer la frustration ?
Chaque transaction ressemblait à un pari.
Le bon de commande serait-il correct ?
Serait-il approuvé ?
Est-ce que cela résisterait à un examen juridique ?
Ce n’était pas durable.
Le tournant : comment Portant a sauvé la mise
Puis vint le tournant : Portant. Kore.ai a trouvé une solution qui allait changer la donne. Portant leur a apporté ce dont ils avaient désespérément besoin : de la cohérence.
Au lieu de créer des formulaires de commande aléatoires avec des conditions générales différentes, les commerciaux disposaient désormais de modèles standardisés et pré-approuvés. Qu’il s’agisse d’une vente directe, d’un revendeur ou d’un distributeur, chaque formulaire de commande était précis au centime près et, plus important encore, le service juridique n’avait plus à rattraper son retard.
Voici comment Richard l’a décrit :
"Nous disposons désormais de formulaires de commande standard pour chaque type de vente. Le service juridique n'a plus à se soucier de rechercher les autorisations. Tout est correctement configuré dès le départ."
Il ne s’agissait pas seulement de remettre de l’ordre dans un processus compliqué : il s’agissait de créer un système qui fonctionne pour tout le monde.
Les commerciaux n’avaient pas à se soucier des problèmes juridiques qui leur revenaient.
La finance n’a pas eu à retravailler les chiffres. Le service juridique n’a pas perdu de temps à réécrire les contrats.
Tout était en place dès le départ.
Pourquoi la normalisation est importante
Décomposons cela.
Pourquoi la normalisation est-elle si importante ?
- Cohérence: Chaque formulaire de commande se ressemble, peu importe qui le crée. Cela signifie aucune surprise pour les clients et aucun casse-tête pour les équipes internes.
- Précision: Lorsque vous utilisez un système standardisé, vous savez que les chiffres sont corrects. Plus de double vérification, plus de va-et-vient avec les services juridiques pour corriger les erreurs.
- Efficacité: Le temps, c'est de l'argent. Lorsque votre équipe ne perd pas des heures à corriger des erreurs ou à obtenir des approbations, elle peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : conclure des accords et développer l’entreprise.
Kore.ai est passé d'un système désorganisé et chaotique à un système rationalisé et efficace, et tout cela grâce à Portant.
Les chiffres ne mentent pas
Parlons de l’impact.
Avant Portant, l’équipe juridique de Kore.ai passait d’innombrables heures à nettoyer après l’équipe commerciale.
Chaque bon de commande devait être examiné, réécrit et approuvé, parfois après avoir déjà été envoyé au client.
Cela représente beaucoup de temps et d’efforts qui auraient pu être consacrés à des tâches plus importantes.
Désormais, grâce à Portant, ces heures sont mieux utilisées.
L’équipe commerciale peut se concentrer sur la vente, l’équipe juridique peut se concentrer sur des projets plus vastes et l’équipe financière n’est pas obligée de retravailler les chiffres.
Comme Richard l'a souligné :
"Il ne s'agit que de dollars doux, mais ceux-ci s'additionnent vraiment. Le temps gagné est de l'argent économisé."
Et qui n’aime pas économiser de l’argent ?
Une victoire pour les ventes, les services juridiques et les finances
Avec Portant en place, l’équipe commerciale de Kore.ai ne s’enlise pas dans les tâches administratives.
Ils peuvent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux : établir des relations et conclure des accords.
Les services juridiques peuvent être tranquilles en sachant que chaque bon de commande est correct et les finances n’ont pas à se soucier de rechercher les informations manquantes.
L’ensemble de l’entreprise bénéficie d’un processus plus fluide et plus efficace.
Et le meilleur ? C’est évolutif.
À mesure que Kore.ai continue de croître, son processus standardisé évoluera avec lui.
Que pouvez-vous apprendre de Kore.ai ?
Voici ce qu’il faut retenir :
Si votre équipe est aux prises avec des bons de commande incohérents, des révisions juridiques interminables et un sentiment général de chaos, vous n’êtes pas seul. Mais tu n’es pas obligé de vivre comme ça.
Portant peut vous aider à standardiser votre processus, à gagner du temps et, en fin de compte, à aider votre entreprise à se développer.
Ne laissez pas le chaos régir votre processus de vente.
Suivez l'exemple de Kore.ai et mettez de l'ordre dans vos formulaires de commande.
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