Déjame preguntarte algo.
¿Alguna vez ha estado en una situación en la que su equipo está luchando por armar formularios de pedido, cada uno diferente del anterior, y usted solo espera que el Departamento Legal no encuentre algo mal?
Bueno, eso es exactamente con lo que estaba lidiando Kore.ai antes de encontrar Portant.
Así es como convirtieron ese caos en orden.
El caos: un lío de formas de orden
Imagina esto:
Kore.ai, una empresa en crecimiento con múltiples representantes de ventas, cada uno de los cuales crea sus propios formularios de pedido.
Era como el Salvaje Oeste: sin reglas, sin plantillas, sólo un montón de formatos diferentes reunidos.
Siempre que la cantidad en dólares coincidiera, se entregaría a los clientes. Probablemente puedas adivinar lo que pasó después.
Los departamentos jurídico y financiero se quedaron limpiando el desastre. Cada formulario de pedido parecía diferente, algunos con términos y condiciones no aprobados y a otros les faltaba información crucial. Nadie estaba feliz.
¿Te suena familiar?
No estás solo.
Richard Passavant, vicepresidente de operaciones y habilitación de ingresos de Kore.ai, lo resumió perfectamente:
"Todo era un caos. Sin coherencia, sin aprobaciones. Legal siempre estaba luchando para ponerse al día con lo que se había enviado".
¿Te imaginas la frustración?
Cada trato parecía una apuesta.
¿Sería correcto el formulario de pedido?
¿Se aprobaría?
¿Se resistiría bajo escrutinio legal?
No fue sostenible.
El punto de inflexión: cómo Portant salvó el día
Luego llegó el punto de inflexión: Portant. Kore.ai encontró una solución que cambiaría el juego. Portant les dio lo que necesitaban desesperadamente: coherencia.
En lugar de que los representantes de ventas crearan formularios de pedido aleatorios con diferentes términos y condiciones, ahora tenían plantillas estandarizadas y previamente aprobadas. Ya fuera una venta directa, un revendedor o un acuerdo de distribuidor, cada formulario de pedido era preciso hasta el último centavo y, lo más importante, el departamento legal ya no tenía que ponerse al día.
Así es como Richard lo describió:
"Ahora disponemos de formularios de pedido estándar para cada tipo de venta. El departamento jurídico ya no tiene que preocuparse por buscar aprobaciones. Todo está configurado correctamente desde el principio".
No se trataba sólo de poner en orden un proceso complicado, sino de crear un sistema que funcionara para todos.
Los representantes de ventas no tenían que preocuparse de que el departamento legal les presentara problemas.
Finanzas no tuvo que reelaborar las cifras. Legal no tuvo que perder tiempo reescribiendo contratos.
Todo estuvo en su lugar, desde el primer momento.
Por qué es importante la estandarización
Analicemos esto.
¿Por qué es tan importante la estandarización?
- consistencia: Cada formulario de pedido tiene el mismo aspecto, sin importar quién lo cree. Esto significa que no habrá sorpresas para los clientes ni dolores de cabeza para los equipos internos.
- Precisión: Cuando utiliza un sistema estandarizado, sabe que los números son correctos. No más verificaciones dobles, no más ir y venir con asuntos legales para corregir errores.
- Eficiencia: El tiempo es dinero. Cuando su equipo no pierde horas corrigiendo errores o buscando aprobaciones, puede concentrarse en lo que realmente importa: cerrar acuerdos y hacer crecer el negocio.
Kore.ai pasó de ser un sistema caótico y desorganizado a uno optimizado y eficiente, y todo gracias a Portant.
Los números no mienten
Hablemos del impacto.
Antes de Portant, el equipo legal de Kore.ai pasaba incontables horas limpiando los asuntos del equipo de ventas.
Cada formulario de pedido tenía que ser revisado, reescrito y aprobado, a veces después de haber sido enviado al cliente.
Es mucho tiempo y esfuerzo que podría haberse invertido en tareas más importantes.
Ahora, gracias a Portant, esas horas se están aprovechando mejor.
El equipo de ventas puede centrarse en las ventas, el departamento jurídico puede centrarse en proyectos más amplios y el departamento de finanzas no está estancado en reelaborar números.
Como señaló Ricardo:
"Son todos dólares blandos, pero realmente suman. El tiempo ahorrado es dinero ahorrado".
¿Y a quién no le encanta ahorrar dinero?
Una victoria para ventas, asuntos legales y financieros
Con Portant implementado, el equipo de ventas de Kore.ai no se ve atascado por tareas administrativas.
Pueden centrarse en lo que mejor saben hacer: establecer relaciones y cerrar acuerdos.
El departamento jurídico puede estar tranquilo sabiendo que cada formulario de pedido es correcto y que el departamento de finanzas no tiene que preocuparse por buscar la información faltante.
Toda la empresa se beneficia de un proceso más fluido y eficiente.
¿Y la mejor parte? Es escalable.
A medida que Kore.ai siga creciendo, su proceso estandarizado crecerá con ellos.
¿Qué puedes aprender de Kore.ai?
Aquí está la conclusión:
Si su equipo tiene problemas con formularios de pedido inconsistentes, revisiones legales interminables y una sensación general de caos, no está solo. Pero no tienes por qué vivir así.
Portant puede ayudarlo a estandarizar su proceso, ahorrar tiempo y, en última instancia, ayudar a que su negocio crezca.
No dejes que el caos gobierne tu proceso de ventas.
Siga el ejemplo de Kore.ai y ponga algo de orden en sus formularios de pedido.
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