Automatisierungsvorlage
HubSpot-Rechnungsvorlage
Erstellen Sie in Google Docs eine markenbezogene Rechnung für jedes HubSpot-Geschäft mit bereits ausgefüllten Einzelposten, Gesamtbeträgen und Rechnungsdetails. Die Datenzusammenführung von Portant zieht Deal-Felder und HubSpot-Werbebuchungen in die Vorlage und speichert die Rechnung dann wieder im Deal.
~5 Minuten Einrichtung · Wird von über 500 Teams verwendet
Mehr als 40.000 Teams vertrauen darauf
Übersicht
Wandeln Sie HubSpot-Deals in markenbezogene Rechnungen in Google Docs um
Der Abschluss des Geschäfts ist der einfache Teil. Dann muss jemand den Firmennamen, den Rechnungskontakt und jede Position aus dem HubSpot-Deal in eine Rechnungsvorlage kopieren, die Formatierung korrigieren, ein PDF exportieren, der Datei einen Namen geben, den das Finanzteam erkennt, und daran denken, sie wieder an den Deal anzuhängen. Als die Rechnung rausgeht, tickt die Inkasso-Uhr schon seit Tagen.
Diese Vorlage überwacht den HubSpot-Deal und generiert dann eine Markenrechnung in Google Docs, sobald ein Deal auf „Abgeschlossen und gewonnen“ (oder einen von Ihnen festgelegten benutzerdefinierten Abrechnungsauslöser) stößt. Portant's Werbebuchungen Die Funktion zieht die HubSpot-Einzelposten des Deals in eine echte Rechnungstabelle, die Datenzusammenführung füllt die Felder „Kunde“, „Eigentümer“, „Datum“, „Bestellnummer“ und „Steuer“ aus und das Ausgabemanagement benennt die Datei und legt sie im richtigen Drive-Ordner ab. Fügen Sie Portant Payments hinzu und die Rechnung kann Karten- oder ACH-Zahlungen aus demselben Dokument erfassen, das Sie senden.
Es eignet sich für die Finanz- und Betriebsabteilung von Dienstleistungsunternehmen, Agenturen und Managed-Service-Teams, die über HubSpot und nicht über ein Buchhaltungstool abrechnen, sowie für Gründer, die möchten, dass jede Rechnung gleich aussieht. Es führt bis zu Portant Rechnungen Automatisierung, die den gesamten Deal-to-Cash-Pfad innerhalb von HubSpot abdeckt.
Für wen ist das?
Ist diese Vorlage das Richtige für Sie?
Finanzteams und Freiberufler, die Kunden regelmäßig Rechnungen stellen.
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Rechnungen werden am selben Tag ausgestellt, an dem ein Geschäft abgeschlossen wird. Portant erstellt die Rechnung in dem Moment, in dem der HubSpot-Deal „Abgeschlossen und gewonnen“ erreicht, so dass die Finanzabteilung nicht mehr tagelang warten muss, um mit der Geldeinzugsuhr zu beginnen.
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Was Sie verkauft haben, ist das, was Sie in Rechnung stellen. Die Einzelpostenfunktion von Portant kopiert die HubSpot-Einzelpostentabelle des Deals exakt in die Rechnung, sodass Beschreibungen, Mengen und Gesamtsummen eins zu eins mit dem Deal übereinstimmen.
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Rechnungen, die sich selbst sammeln. Portant Payments fügt der Rechnung eine Karten- oder ACH-Zahlungsschaltfläche hinzu, sodass Kunden die Rechnung über dasselbe Dokument begleichen, das Sie senden, und weniger Finanzabstimmungen anfallen.
Einrichtung
So richten Sie den Rechnungsworkflow von HubSpot ein
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Schritt 1: HubSpot und Google verbinden
Installieren Sie Portant vom HubSpot-Marktplatz, verknüpfen Sie das Google-Konto, das Ihre Rechnungsvorlage besitzt, und wählen Sie den Drive-Ordner aus, in dem fertige Rechnungen landen sollen.
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Schritt 2: Erstellen Sie die Rechnung in Google Docs
Öffnen Sie Ihre Markenrechnung in Google Docs, fügen Sie {{HubSpot-Tags}} in die Felder „Kunde“, „Datum“, „Gesamtsumme“ und „Bestellung“ ein und fügen Sie eine Portant-Einzelpostentabelle hinzu, in die die Produkte gehören.
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Schritt 3: Deal-Eigenschaften und Auslöser zuordnen
Wählen Sie die HubSpot-Deal-Phase, die benutzerdefinierte Eigenschaft oder das Workflow-Ereignis aus, das die Rechnungsstellung auslösen soll, und ordnen Sie dann jedes Tag in der Vorlage einem Deal-, Firmen- oder Eigentümerfeld zu.
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Schritt 4: Aktivieren Sie Zahlungen, Signaturen und Benachrichtigungen
Entscheiden Sie, ob die Rechnung eine Portant Payments-Zahlungsschaltfläche oder einen Signaturblock benötigt, legen Sie das Dateibenennungsmuster fest und leiten Sie eine interne Warnung an die Finanzabteilung weiter, sobald jede Rechnung fertig ist.
Häufig gestellte Fragen
Öffnen Sie den Deal in HubSpot, klicken Sie auf Rechnungen und wählen Sie Deal in Rechnung konvertieren. Die native Option von HubSpot erstellt einen Entwurf unter Verwendung der bereits im Deal enthaltenen Werbebuchungen. Portant geht noch einen Schritt weiter, indem es in dem Moment, in dem ein Geschäft abgeschlossen wird, eine gebrandete Google Docs-Rechnung erstellt, in der die Einzelposten, Kundenfelder und die Bestellnummer des Geschäfts bereits zusammengeführt sind.
Ja. HubSpot kann eine Workflow-Aktion „In Rechnung umwandeln“ ausführen, wenn ein Geschäft zu „Abgeschlossen und gewonnen“ wechselt, es wird jedoch ein einfacher nativer Rechnungsdatensatz erstellt. Portant generiert aus demselben Auslöser eine vollständig gebrandete Google Docs- oder PDF-Rechnung, in die Ihre Einzelpostentabelle, Zahlungsbedingungen und der Drive-Ordner integriert sind.
Ja. Fügen Sie Portant Payments zum Workflow hinzu und die generierte Rechnung enthält eine Schaltfläche zum Bezahlen mit Karte oder ACH, sodass Kunden die Rechnung mit demselben Dokument begleichen, das Sie gesendet haben. Der Zahlungsstatus wird auf den HubSpot-Deal zurückgeschrieben, sodass die Finanzen nicht manuell abgeglichen werden müssen.
Die native Rechnung von HubSpot ist ein Transaktionsdatensatz, der in HubSpot Commerce gespeichert wird. Die HubSpot-Rechnungsvorlage von Portant generiert die gleichen Daten wie ein vollständig gebrandetes Google-Dokument oder PDF, das sich in Ihrem Drive-Ordner befindet, wieder an das Geschäft angehängt wird und von jedem, der ein Dokument bearbeiten kann, Zeile für Zeile bearbeitet werden kann.
Ja. Portant verfügt über eine Schwestervorlage, den Sheets-basierten Rechnungsworkflow, der Rechnungszeilen aus einem Google Sheet statt aus einem HubSpot-Deal liest. Gleiche Google Docs-Vorlage, gleiche Einzelpostentabelle, gleiche Drive-Ausgabe, nützlich für Teams, die nach einem Preismodell und nicht nach einem CRM abrechnen.
Ja. Jede Rechnung, die Portant generiert, wird dem ursprünglichen HubSpot-Deal als Datensatz beigefügt, mit einem Link zum Google-Dokument und der PDF-Datei. Der Vertrieb sieht dieselbe Rechnung, die der Kunde erhalten hat, die Finanzabteilung hat den Prüfpfad und niemand muss Drive durchforsten, um herauszufinden, welche Rechnung zu welchem Geschäft gehört.
Verwandte Vorlagen
Rechnungsworkflow
Verwandeln Sie jede Zeile in Ihrem Google Sheet in eine Markenrechnung in Google Docs, in der Einzelposten, Gesamtbeträge und Kundendaten eingetragen sind. Die Datenzusammenführungs- und Einzelpostenfunktionen von Portant stellen das Dokument zusammen, und die Ausgabeverwaltung speichert die PDF-Datei dann auf Drive.
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Fügen Sie jede HubSpot-Deal-Werbebuchung in ein Markenangebot in Google Docs ein und leiten Sie es dann zur Genehmigung und Unterschrift weiter, ohne das CRM zu verlassen. Portant-Einzelposten, Datenzusammenführung und eSignaturen kümmern sich um die Tabelle, die Felder und die Signatur.
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Arbeitsablauf für HubSpot-Verkaufsverträge
Generieren Sie den Kaufvertrag aus Ihrem abgeschlossenen gewonnenen HubSpot-Deal mit bereits ausgefüllten Einzelposten, Kundendaten und Geschäftsbedingungen. Portant leitet ihn durch Genehmigungen weiter, sammelt E-Signaturen und speichert die ausgeführte PDF-Datei zurück im Deal.
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