過去数年間、私は卸売、流通、製造、建設関連のビジネスに深く関わり、それらの営業チームが実際の販売スタイルを一貫してサポートするシステムをついに手に入れられるよう支援してきました。

これらの業界では、プロセスが長く複雑で、人間関係を重視した取引が多い傾向があります。スペクトルの一方には2週間の消耗品サイクルがあり、もう一方には複数のステークホルダーが関与する6か月から9か月の入札プロセスがあります。これほどの変動幅があると、行き当たりばったりの対応は許されません。明確さと連携、そしてより速く動くための助けとなるツールが必要です。余計なノイズは不要です。

私の仕事が最終的に目指しているのは、次の点です。 人、プロセス、システムを連携させ、営業チームが最高のパフォーマンスを発揮できるようにすること。

なぜプロセスはテクノロジーより常に先に来るのか

どのクライアントとも、初日から私たちが商標登録した原則を大切にしています。 APPS、すなわち人・プロセス・システムの連携(Alignment of People, Processes, and Systems)です。
担当者の実際の業務フローを理解しなければ、導入したシステムは必ず失敗します。そのため私たちのブループリントは次のステップから始まります。

  1. Map & Scope、チームと彼らが実際に従っているプロセス(そして従っていないプロセス)を把握する。
  2. Build、理想化されたスライドではなく、実際の行動に基づいてシステムを構築する。
  3. Improve, Measure, Iterate、仮定ではなく成果に基づいて調整する。
  4. Offboard with confidence、チームが自立して活動できる状態にして引き渡す。

このプロセスにおいて、営業リーダーが見落としがちな隠れた障害を継続的に発見しています。たとえば、受信トレイベースのルーティングルール、ドキュメント化されていない引き継ぎ、古くなった承認経路、あるいは「これまでのやり方」に関する誤った前提などです。

具体的な例を挙げると、あるクライアントの共有メールボックスはメール量に基づいて担当者に問い合わせを自動配信していました。一見問題なく聞こえますが、ヘルプデスクのワークフローを導入しようとしたとき、ルーティングの仕組み全体を逆から見直す必要が生じました。収益への影響を経営層が理解した途端、すぐに承認が下り、1週間以内に Service Hub Enterprise へのアップグレードが実現しました。

まずプロセスを修正し、その後にテクノロジーを導入する。順序を逆にしてはいけません。

HubSpot で最初に設定すること(多くの人が予想しないこと)

HubSpot を導入する際、多くの人は営業パイプラインやプロパティから始めると思っています。しかし私が最初に設定するのは次のことです。

Webサイトのトラッキングとフォームです。

その理由はこちらです。

CRM全体を先に設定してから、ユーザーのオンボーディング後にトラッキングを有効にした場合、すでに1か月分の履歴データを失っています。
私がサポートする企業、特に建設資材や消耗品を販売している企業にとって、Webサイト上の行動は購買意図を示す重要なシグナルです。

フォーム入力を早期にキャプチャできれば、訪問者のフォーム送信前の全履歴を、初日から連絡先レコードに紐付けることができます。

この初期データは次の用途において非常に価値があります。

  • リードスコアリング
  • セグメンテーション
  • インテント検出
  • ナーチャリング
  • 優先順位付け

飛行中に飛行機を組み立てるようなものですが、最初の1か月間のテレメトリデータをしっかり確保することができます。

最初に修正すべき共通課題

長い営業サイクルと高額案件を扱うB2Bチームと仕事をしているため、同じ根本的なギャップが繰り返し現れます。

  • 営業とマーケティングが独立して動いているが、共有の成果を期待している。
  • アカウントマネージャーが共有システムではなく受信トレイに依存している。
  • 価格、契約、スコープがデスクトップ上に散在するWordドキュメントで管理されている。
  • 小さな業務上の質問のたびにERPへのアクセスが必要になる。
  • 担当者がCRMを実際には信頼していない(自分たちの実態に合わせて構築されたことがないため)。

これらのパターンはどの組織でも共通して見られます。そしてこれらを解決すると、チームはより自信を持って、はるかにスムーズに動けるようになります。

私が推奨する HubSpot 営業スタックの必需品

「HubSpot に連携すべき必須ツールは何か」とよく聞かれます。現実として、現代の営業活動はツールの集約にかかっています。すべての情報が一つの信頼できる情報源に集まる必要があります。

私が推奨する必須スタックは次のとおりです。

1. HubSpot と完全に統合された電話システム

私のおすすめは Aircall です。それが難しければ、少なくとも HubSpot のネイティブ通話機能を使用してください。通話データがCRMに入らなければ、コーチング、レポーティング、アクティビティKPI全体が機能しなくなります。

2. 適切な重複排除ツール

Qualify は私が見た中で最も優れています。クリーンなデータは、セグメンテーション、ルーティング、レポーティング、あらゆる業務の基盤です。

3. ドキュメント出力ソリューション

HubSpot はテンプレートによるドキュメント生成向けには作られていません。
チームが必ず必要とするのは次のものです。

  • 見積書
  • 作業範囲書
  • 業務委託仕様書
  • 納品書
  • NDA
  • 請求書

Portant のようなツールは手間を省き、一貫性を確保し、管理作業の時間を大幅に削減します。クライアントはドキュメント全体を通じた統一感、つまり毎回同じフォーマット、同じブランディングを求めており、このツールがそれを実現します。

4. ERP連携

HubSpot 内で購買履歴や受注状況を確認できることは、営業チームにとってこれまで以上に重要です。NetSuite、Business Central、Orderwise(直接統合済み)など、ERPの可視性が解放するのは次のものです。

  • ギャップ分析
  • チャーン予測
  • アップセルシグナル
  • 在庫連動の見積
  • より精度の高い予測

5. リード生成エンリッチメントツール

HubLead、Apollo、Ocean.io、Lusha などのツールは、BDの担当者が手動でのスクレイピングなしに適切な担当者と繋がるのを支援します。

6. 定着化のための Supured

パートナーとクライアントの両方にとって、Superd は HubSpot のオンボーディングと日常的な学習を大幅に改善します。

HubSpot の活用方法を変えた大きなブレークスルー

長年にわたり、クライアントたちは HubSpot が自社ERPのフロントエンドに取って代わることはできないと言い続けていました。
彼らは次のものの管理はERPにしかできないと確信していました。

  • 販売注文
  • 発注書
  • 製造指示書
  • フルフィルメントフロー

しかし HubSpot が Orders Objectを導入したことで、すべてが変わりました。

たとえば Orderwise から、ほぼすべての業務データセットを HubSpot に取り込むことができると気づき、チームが次のことを実現できるようになりました。

  • 注文ステータスの確認
  • ドキュメントのトリガー
  • 製造指示書の管理
  • 購買の開始
  • フルフィルメントの追跡
  • 優先順位の管理

ERPに触れることなく、これらすべてが可能になりました。

その結果、多くのクライアントが数十件のERPユーザーライセンスを削減できるようになりました。
営業チームは完全に HubSpot 内で業務を完結でき、オペレーションチームも追加ツールなしで可視性を得られるようになりました。

それは私たちとクライアントにとって、大きな転換点となりました。
HubSpot は完全なフロントエンドシステムとなり、ERPは在庫管理を担い、HubSpot が業務全体を管理するという形になりました。

見積、契約、提案書の対応方法

私たちのアプローチはシンプルです。アウトプットを一貫させ、担当者からあらゆる管理作業を取り除くことです。

Scope of Work (SoW)

Google ベースのテンプレートを使用し、HubSpot のプロパティから情報を入力します。
1つのテンプレートから多様なバリエーションを生成し、一貫した成果物を提供します。

Statement of Work (SOW)

詳細なスコープと拘束力のある合意事項を含みます。
担当者が構造化されたデータを入力すると、Portant が署名可能なドキュメントを出力します。

見積書

HubSpot の明細項目を使用し、次の形式で出力します。

  • PDF
  • Google Doc
  • Word doc
  • または必要に応じてネイティブの HS 見積ツール

NDA

即座に生成され、氏名、日付、署名欄が自動入力されます。

納品書 & 請求書

クライアントの必要に応じて、出荷時または注文の移動時に自動的にトリガーされます。
一部のクライアントには、最終的な請求書を Xero に直接送信することもあります。

これにより、営業オペレーションチームにおける最大の摩擦要因である、ドキュメントの混乱が解消されます。

AIが本当に役立つ場面（そうでない場面）

多くのリーダーは「AIが必要」と理解しながらも、具体的な活用方法がわからないのが現状です。
現時点で実際に価値があると感じる領域は非常に明確です。

1. 反復的な管理業務の自動化

要約、議事録作成、データ抽出、リスト作成など、AIは煩雑な作業を取り除きます。

2. 迅速な分析

以前は何時間もかかっていた調査が、今では数秒で完了します。
AIは判断力を代替するのではなく、加速させるものです。

3. 複雑な入力を実行可能な次のステップへと整理する

AIは、散らかったコンテキストを明確な情報に変換することが得意です。
実行の主体は依然として担当者です。

それ以外の多くはまだ誇大宣伝に過ぎません。
派手な実験ではなく、実用的な活用に集中しましょう。

最後に

今日の営業チームに必要なのは、CRMだけではありません。自社の営業スタイルを反映し、手作業による摩擦をなくし、オペレーションとシームレスに連携するシステムが求められています。

人、プロセス、システムの連携が適切に整ったとき、HubSpot は単なる営業ツールではなく、ビジネスの中核を担う存在となります。

自社の営業プロセスを向上させる方法をお探しの方は、私たちの取り組みについて以下のパートナーページでご確認いただけます。 Cogent Connective パートナーページはこちら：

👉 https://www.portant.co/partners

良い営業活動を。摩擦を減らし、チームがより多くの成果を上げられるシステムを一緒に構築しましょう。

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