In den letzten Jahren habe ich den Großteil meiner Zeit in Unternehmen im Großhandel, Vertrieb, in der Fertigung und im Baugewerbe verbracht, um deren Vertriebsteams dabei zu helfen, endlich ein System zu bekommen, das die Art und Weise, wie sie tatsächlich verkaufen, konsequent unterstützt.

In diesen Sektoren sind die Prozesse oft langwierig, komplex und stark beziehungsorientiert. Möglicherweise haben Sie am einen Ende des Spektrums einen zweiwöchigen Verbrauchsmaterialzyklus und am anderen ein sechs- bis neunmonatiges Ausschreibungsverfahren mit mehreren Interessengruppen. Bei dieser Variabilität können Sie sich keine Vermutungen leisten. Sie brauchen Klarheit, Ausrichtung und Werkzeuge, die Ihnen helfen, schneller voranzukommen, und nicht noch mehr Lärm.

Das ist letztlich der Schwerpunkt meiner Arbeit: Abstimmung von Menschen, Prozessen und Systemen, damit Vertriebsteams ihre beste Leistung erbringen können.

Warum der Prozess vor der Technologie steht (jedes Mal)

Der erste Tag mit jedem Kunden beginnt mit einem Prinzip, das wir als Markenzeichen eingetragen haben: APPS, Ausrichtung von Menschen, Prozessen und Systemen.
Wenn Sie die Menschen und ihre realen Arbeitsabläufe nicht verstehen, wird das von Ihnen implementierte System scheitern. Deshalb beginnt unser Plan mit:

  1. Karte und Umfang, Verstehen Sie das Team und die Prozesse, denen es folgt (und diejenigen, die es nicht tut).
  2. Bauen, Gestalten Sie das System nach realem Verhalten, nicht nach idealisierten Folien.
  3. Verbessern, messen, iterieren, Anpassung basierend auf Ergebnissen, nicht auf Annahmen.
  4. Mit Zuversicht von Bord gehen, Lassen Sie Teams aktiviert und unabhängig.

Hier decken wir regelmäßig die versteckten Blockaden auf, die Vertriebsleiter vergessen, wie posteingangsbasierte Weiterleitungsregeln, undokumentierte Übergaben, veraltete Genehmigungspfade oder fehlerhafte Annahmen darüber, „wie wir es schon immer gemacht haben“.

Ein gutes Beispiel: Das gemeinsame Postfach eines Kunden verteilte Anfragen basierend auf dem E-Mail-Volumen automatisch an die Mitarbeiter. Das hört sich gut an ... bis Sie versuchen, einen Helpdesk-Workflow zu implementieren. Wir mussten das gesamte Routing-Paradigma umkehren, und als die Führung die nachgelagerten Auswirkungen auf den Umsatz erkannte, unterstützte sie diese sofort. Innerhalb einer Woche führten sie ein Upgrade auf Service Hub Enterprise durch.

Korrigieren Sie den Prozess und dann die Technik. Niemals umgekehrt.

Das Erste, was ich in HubSpot konfiguriere (und warum es nicht das ist, was die meisten Leute erwarten)

Wenn wir HubSpot implementieren, gehen die meisten Menschen davon aus, dass Vertriebspipelines oder -eigenschaften der Ausgangspunkt sind. Aber das allererste, was ich eingerichtet habe, ist:

Website-Tracking und Formulare.

Hier ist der Grund:

Wenn Sie zuerst das gesamte CRM konfigurieren und die Nachverfolgung erst aktivieren, wenn Benutzer an Bord sind, haben Sie bereits einen Monat Verlauf verloren.
Für viele der von mir unterstützten Unternehmen, insbesondere solche, die Baumaterialien oder Verbrauchsmaterialien verkaufen, ist das Website-Verhalten ein wichtiges Signal für die Kaufabsicht.

Wenn Sie das Ausfüllen von Formularen frühzeitig erfassen können, verknüpfen Sie vom ersten Tag an sofort die gesamte Vorab-Übermittlungshistorie eines Besuchers mit seinem Kontaktdatensatz.

Diese frühen Daten werden zu Gold für:

  • Lead-Scoring
  • Segmentierung
  • Absichtserkennung
  • pflegend
  • Priorisierung

Es ist, als würde man das Flugzeug bauen, während man es fliegt, aber tatsächlich behält man den ersten Monat Telemetrie.

Was wir fast immer zuerst reparieren müssen

Da wir mit B2B-Teams zusammenarbeiten, die oft lange Zyklen und hochwertige Projekte haben, treten immer wieder dieselben grundlegenden Lücken auf:

  • Vertrieb und Marketing arbeiten unabhängig voneinander (erwarten aber gemeinsame Ergebnisse).
  • Account Manager verlassen sich auf Posteingänge statt auf gemeinsame Systeme.
  • Preise, Verträge und Leistungsumfang finden Sie live in Word-Dokumenten, die auf allen Desktops verteilt sind.
  • Für jede noch so kleine betriebliche Frage ist ein ERP-Zugang erforderlich.
  • Vertriebsmitarbeiter vertrauen dem CRM nicht wirklich (weil es nie weltweit entwickelt wurde).

Diese Muster sind universell. Und sobald Sie sie gelöst haben, beginnen die Teams mit mehr Selbstvertrauen und weitaus weniger Reibungsverlusten zu agieren.

Der Essential HubSpot Sales Stack (ich empfehle)

Ich werde oft nach den „unverzichtbaren Tools“ gefragt, die Vertriebsteams mit HubSpot verbinden sollten. Hier ist die Realität: Eine moderne Vertriebsbewegung hängt von der Konsolidierung ab. Alles muss in eine einzige Quelle der Wahrheit einfließen.

Mein wesentlicher Stack ist:

1. Ein Telefonsystem mit vollständiger HubSpot-Integration

Ich bevorzuge Aircall. Wenn nicht, nutzen Sie zumindest das native Calling von HubSpot. Wenn die Anrufdaten nicht im CRM vorhanden sind, verlieren Sie Coaching, Reporting und jeden Teil Ihrer Aktivitäts-KPIs.

2. Ein geeignetes Deduplizierungstool

Qualify ist das Beste, was ich je gesehen habe. Saubere Daten sind die Grundlage für Segmentierung, Routing, Reporting, alles.

3. Eine Lösung zur Dokumentenausgabe

HubSpot ist nicht für die Erstellung von Dokumenten mit Vorlagen konzipiert.
Teams benötigen zwangsläufig:

  • Zitate
  • Arbeitsumfänge
  • Arbeitserklärungen
  • Lieferscheine
  • Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Rechnungen

Tools wie Portant beseitigen Reibungsverluste, sorgen für Konsistenz und ersparen stundenlange Verwaltungsarbeit. Kunden wollen Kontinuität über alle Dokumente hinweg, jedes Mal das gleiche Format, das gleiche Branding, und das löst dieses Problem.

4. Eine ERP-Integration

Für Vertriebsteams ist es wichtiger denn je, die Einkaufshistorie und den Bestellstatus in HubSpot einzusehen. Ob NetSuite, Business Central oder Orderwise (die wir direkt integriert haben), ERP-Transparenz eröffnet Ihnen:

  • Lückenanalyse
  • Abwanderungsvorhersage
  • Upselling-Signale
  • Bestandsabhängige Angebotserstellung
  • klarere Prognosen

5. Ein Tool zur Lead-Gen-Anreicherung

Tools wie HubLead, Apollo, Ocean.io oder Lusha helfen BD-Vertretern, ohne manuelles Scraping mit den richtigen Kontakten in Kontakt zu treten.

6. Zur Adoption freigegeben

Sowohl für Partner als auch für Kunden verbessert Superd das Onboarding und das tägliche Lernen innerhalb von HubSpot erheblich.

Ein großer Durchbruch, der die Art und Weise, wie wir HubSpot nutzen, verändert hat

Jahrelang sagten uns Kunden, HubSpot könne das Frontend ihres ERP nicht ersetzen.
Sie waren davon überzeugt, dass nur ihr ERP Folgendes bewältigen konnte:

  • Verkaufsaufträge
  • Bestellungen
  • Arbeitsaufträge
  • Erfüllung fließt

Aber als HubSpot das einführte Auftragsobjekt, alles hat sich verändert.

Uns wurde klar, dass wir nahezu jeden Betriebsdatensatz in HubSpot integrieren können, zum Beispiel von Orderwise, und Teams Folgendes ermöglichen können:

  • Bestellstatus anzeigen
  • Dokumente auslösen
  • Arbeitsaufträge verwalten
  • den Kauf einleiten
  • Erfüllung verfolgen
  • Folgen Sie den Prioritäten

Alles ohne das ERP zu berühren.

Plötzlich könnten viele Kunden Dutzende ERP-Benutzerlizenzen entfernen.
Der Vertrieb konnte vollständig in HubSpot integriert werden und die Abläufe waren ohne zusätzliche Tools transparent.

Es war ein Wendepunkt für uns und unsere Kunden.
HubSpot wurde zu einem vollständigen Front-End-System, ERP verwaltet immer noch den Lagerbestand, aber HubSpot verwaltet die Arbeit.

Wie wir mit Angeboten, Verträgen und Vorschlägen umgehen

Unser Ansatz ist einfach: Machen Sie die Ausgabe konsistent und entfernen Sie alle Administratoren aus dem Mitarbeiter.

Arbeitsumfang (SoW)

Wir verwenden Google-basierte Vorlagen und füllen diese über HubSpot-Eigenschaften.
Eine Vorlage → viele Variationen → konsistente Ausgabe.

Leistungsbeschreibung (SOW)

Dazu gehören der detaillierte Leistungsumfang und die verbindliche Vereinbarung.
Der Vertreter gibt strukturierte Daten ein → Portant gibt ein unterschriftsfertiges Dokument aus.

Zitate

Wir verwenden HubSpot-Werbebuchungen und geben sie dann aus an:

  • PDF
  • Google Doc
  • Word-Dokument
  • oder das native HS-Angebotstool, falls gewünscht

Geheimhaltungsvereinbarungen

Wird sofort generiert, füllt Namen, Daten und Signaturblöcke automatisch aus.

Lieferscheine und Rechnungen

Wird automatisch beim Versand oder bei der Auftragsbewegung ausgelöst, wenn der Kunde dies benötigt.
Für einige Kunden senden wir die endgültige Rechnung sogar direkt an Xero.

Damit entfällt der größte Reibungspunkt in operativen Vertriebsteams: das Dokumentenchaos.

Wo KI tatsächlich passt (und wo nicht)

Die meisten Führungskräfte wissen, dass sie „KI brauchen“, wissen aber nicht, was sie damit machen sollen.
Wo ich heute echten Wert sehe, ist ganz klar:

1. Automatisierung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben

Zusammenfassungen, Notizen machen, Daten extrahieren, Listen erstellen, KI macht Ihnen die mühsame Arbeit überflüssig.

2. Schnelle Analyse

Dinge, die früher stundenlang gegraben werden mussten, dauern heute nur noch Sekunden.
KI ersetzt das Urteilsvermögen nicht, sie beschleunigt es.

3. Strukturierung komplexer Eingaben in nutzbare nächste Schritte

KI ist großartig darin, chaotischen Kontext in Klarheit umzuwandeln.
Die Ausführung liegt weiterhin in den Händen der Vertreter.

Alles andere ist immer noch größtenteils Hype.
Konzentrieren Sie sich auf praktische Freischaltungen, nicht auf auffällige Experimente.

Letzte Gedanken

Vertriebsteams benötigen heute mehr als nur ein CRM, sie benötigen ein System, das die Art und Weise widerspiegelt, wie sie verkaufen, manuelle Reibungsverluste beseitigt und sich nahtlos mit dem Betrieb verbindet.

Wenn Sie Menschen, Prozesse und Systeme richtig aufeinander abstimmen, wird HubSpot nicht nur zu einem Vertriebstool, sondern zum schlagenden Herzen des Unternehmens.

Wenn Sie überlegen, wie Sie Ihre eigenen Vertriebsprozesse verbessern können, erfahren Sie hier mehr über die Arbeit, die wir leisten Überzeugende Konnektivität über unsere Partnerseite:

👉 https://www.portant.co/partners

Viel Spaß beim Verkaufen. Lassen Sie uns Systeme entwickeln, die Ihrem Team helfen, mehr zu gewinnen, mit weniger Reibung.

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