以下の提案ワークフローを取り入れて、より多くの商談を成約させましょう

クイックスタートガイドと無料の HubSpot テンプレートをご用意しましたので、5分以内にすべてのセットアップを完了できます。

まず、有望な見込み客とのディスカバリーコールを終えたばかりの場面を想像してみてください。

見込み客は積極的に関与し、課題も明確で、genuine な関心の芽生えを感じています。しかし、あなたまたはチームから正式な提案書が届くまでに、数時間、場合によっては数日かかることがあります。その空白の時間に、他の気になることや優先事項に押されて、見込み客の熱意が薄れてしまう可能性が高いです。

私たちの営業調査によると、コール直後の重要な数時間こそ絶好のタイミングであることが分かっています。この時間を活用して勢いを捉え、信頼を築き、最終的に商談を成約させることができます。詳しく説明しましょう。

スピードが重要です。

私たちが実施した調査によると、最初のエンゲージメント後すぐにリードへ連絡することで、コンバージョン率が最大7倍になる可能性があります。さらに、5分以内に連絡を取ることで、見込み客が会話を継続する可能性がなんと100倍になります（出典：Harvard Business Review）。

そして、この勢いを活かすのが、迅速かつパーソナライズされた提案書です。見込み客の関心を引き続け、あなたのソリューションを常に念頭に置いてもらうことができます。

提案書を素早く送ることで営業サイクルが短縮される理由

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私たち自身も経験してきましたが、ディスカバリーコールから提案書送付までの遅延は、理由を問わず、営業サイクルを想像以上に長引かせます。調査によると、成約が早い案件のほぼすべてに共通するのは、一貫してタイムリーなフォローアップ、多くの場合はディスカバリーコールから数時間以内のフォローアップが行われている点です。

提案書を数時間以内に送付した場合と、翌週の月曜日まで待った場合とでは、成約までの期間に1ヶ月以上の差が生じることが示されています（出典：HubSpot Sales Insights）。なぜでしょうか。一度冷めてしまったウォームリードを再エンゲージするためのコストが発生すること、そして購買担当者はコミュニケーションのスピード感と適切さを、提供するサービスや製品の品質と結びつけて評価するからです。

この期待に応えるためには、手作業での対応をやめ、煩雑な管理業務を排除しながら重要な部分をパーソナライズできる自動化ツールを活用する必要があります。

スケールを保ちながらパーソナライズされた「ダイナミック提案書」の作成

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私たちは、コール中に収集したデータを活用して各見込み客の独自のニーズを反映させる「ダイナミック提案書」の開発に注力してきました。

これは、ロゴを貼り付けて会社名を数か所に挿入するだけのパーソナライズされたテンプレートとは一線を画します。見込み客自身の言葉、課題、目標を織り込み、高度に関連性の高いオファーを作成することで、見込み客は自分のニーズが理解され、満たされていると感じることができます。

このような形で提案書をパーソナライズする営業チームが、そうでないチームよりも大きな成果を上げ、エンゲージメント率が大幅に向上し、700%速く商談を成約させているのは当然のことです。

最も嬉しい点は、コール終了後60秒以内に自動生成されることです。

HubSpot で超高速の提案書を作成する方法

Portant は HubSpot とシームレスに連携し、ディスカバリーコールのメモや通話トランスクリプトを数秒でカスタマイズされた提案書に変換します。

ワークフローの例をご紹介します。

  • ディスカバリーコール直後に、HubSpot のワークフローが Portant をトリガーし、ミーティングノートと CRM データをもとにダイナミック提案書を生成します。
  • Portant の AI が、見込み客の言葉、課題、関連する商談の詳細を事前デザインされたテンプレートに挿入し、洗練されたプロフェッショナルな文書を作成します。
  • 編集可能な「レビューブロック」により、営業担当者はアプリを切り替えることなく、HubSpot 内で直接、提案書の調整や承認を素早く行うことができます。
  • 提案書はその後、メールで迅速に送付するか、電子署名の設定をして送ることができ、重要な時間帯の勢いを維持できます。

これにより、手作業の時間を大幅に節約できるだけでなく、実際の会話を反映した提案書が毎回深く響くものとなり、チャンスを逃さず捉えることができます。

5つの簡単なステップでセットアップする方法（このテンプレートをご活用ください）。

  1. HubSpot で、ミーティングが商談に紐付けられ、社内ミーティングノートが記録された際にトリガーされるワークフローを作成します。
  2. すべてのデータが同期されるよう、ワークフローに短い遅延（例：2分）を追加します。
  3. 「Portant アクション」を追加して、事前設定済みの Portant テンプレートを使用してダイナミック提案書を生成します。
  4. HubSpot 内でスムーズな編集と承認を可能にするため、テンプレートにレビューブロックを追加します。
  5. ワークフローを有効にし、条件を満たす今後の商談を登録することで、各ディスカバリーコール後に提案書が自動的に作成されるようにします。

ヒント：営業担当者は、ご希望の場合、商談ページの Portant CRM カードから手動で提案書を生成することもできます。

このテンプレートをご活用ください

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洗練されたプロフェッショナルな提案書ワークフローのセットアップにかかる時間を節約しましょう。すでに構築済みのテンプレートをご利用いただけます。無料でテンプレートを使用する。またはテンプレートストアをこちらからご覧ください。

なぜ取り組む価値があるのか

営業リーダーや営業担当者にとって、提案書の作成時間を短縮することは、成約数の増加と営業サイクルの短縮に直結します。本当にそれだけシンプルなことです。Portant の HubSpot 連携により、営業チームは管理業務に費やす時間を大幅に削減し、クライアントとのエンゲージメントに集中できるようになり、品質を損なうことなく高品質なアウトプットを加速させることができます。

調査によると、24時間以内の最初のフォローアップメールで返信率が25%向上し、丁寧にパーソナライズされた提案書が商談成約の可能性を大幅に高めることが示されています（出典：HubSpot、Harvard Business Review）。

次のステップ

今日の営業環境において、スピードとパーソナライゼーションはもはや任意ではありません。ダイナミック提案書を活用してディスカバリーコールから提案書送付までの時間を短縮することで、営業チームはより早く商談を成約させ、より強固なクライアントとの関係を築き、不必要に長い営業サイクルを削減することができます。

ご自身で試してみませんか。HubSpot マーケットプレイスから Portant を無料でお試しくださいこちら。