PortantがHubSpotからドキュメントを生成するたびに、HubSpot内に直接Documentレコードが作成されます。そのレコードにはリアルタイムのデータが保存されており、ドキュメントのステータス、閲覧回数、最終開封日時、作成に使用したワークフローなど、さまざまな情報を確認できます。
ほとんどのチームはDocument Objectについて知っています。しかし、それを実際に活用しているチームはごく少数です。
それは見逃せないチャンスです。HubSpotのネイティブワークフローエンジンを使えば、そのデータを自動化に変換し、最適なタイミングで担当者にアラートを送り、パイプライン内のディールを自動的に進め、停滞しているプロポーザルが冷え込む前にキャッチすることができます。さらに、HubSpotのレポートツールを活用すれば、プロポーザルがどこで停滞しているか、どのテンプレートが最も効果的か、チームが署名を取得するまでにどれくらいの時間がかかるかを正確に示すダッシュボードを構築できます。
今日すぐに設定できる10の機能をご紹介します。HubSpotにPortantをインストールすることで利用できる、5つの自動化と5つのダッシュボードです。
構成要素：PortantのDocument Objectプロパティ
始める前に、PortantがHubSpotに同期する主要なプロパティを簡単にご紹介します。これらは、トリガー、フィルター、レポートのディメンションとして使用するフィールドです。
- ドキュメントステータス：各ドキュメントのライフサイクルを追跡します。値には以下が含まれます： 保留中, 下書き, 承認済み, 送信済み, 署名のリクエスト, 一部署名済み, 署名済み, 完了、および エラー.
- 閲覧回数：受信者がドキュメントを開いた回数。
- 最終閲覧日：最新の閲覧のタイムスタンプ。
- ドキュメント作成完了：ドキュメントが生成された日時。
- Portant ワークフロー名：どの Portant ワークフローがそのドキュメントを生成したか。
- ドキュメントリンク：生成されたドキュメントへの直接リンク。
これらのプロパティは、最初の Portant ワークフローを実行すると自動的に追加されます。以下のグループの下に表示されます。 Portant HubSpot の Deal、Contact、Company、または Ticket プロパティのセクションに表示されます。アクセス方法については、こちらのガイドをご確認ください。 HubSpot で作成したドキュメントを表示する.
では、実際に活用してみましょう。
パート1：自動化（シグナルベースのアクション）
これらの5つの自動化は、Portant Documentのプロパティ変更をトリガーとするHubSpot Workflowsを活用しています。それぞれの自動化により、誰かが確認を忘れることなく、適切な人が適切なタイミングで適切なアクションを取れるようになります。
Portantのプロパティを使用してワークフロー登録トリガーを設定する方法については、こちらのガイドをご覧ください。 Portant から HubSpot Workflows をトリガーする.
1. ホットプロスペクトアラート：ドキュメントが3回以上閲覧されました
提案書を3回開封した相手は、社内で承認を得るための根拠を固めているか、競合他社と比較検討しているかのどちらかです。いずれにせよ、このタイミングこそ担当者が「提案書をご確認いただいているようでしたので、何かご不明な点がございましたらお気軽にどうぞ」と一言添えてご連絡する好機です。
トリガー： その 閲覧回数 ドキュメントオブジェクトのプロパティが3に達します。
何を作るか：
- HubSpotのディールベースのワークフローを作成します。
- 登録トリガーを以下に設定します： Portant > 閲覧回数が3回に等しい.
- アクションを追加します。Deal ownerにSlackメッセージを送信し、HubSpot通知を作成し、件名「Call within 1 hour: proposal viewed 3 times」のTaskを自動作成します。
- 通知メッセージには、取引名、連絡先名、ドキュメントリンク、閲覧数を含めてください。
そのようなタイミングが、興味を会話へと変えます。
2. 冷め切ったユーザーの再エンゲージメント：48時間後も閲覧なし
これは、提案書を送信した後に見落とされがちな商談を確実にフォローするための仕組みです。担当者が火曜日に提案書を送り、その後3件の別の商談に追われていると、木曜日には先方がすっかり忘れてしまうことがあります。このオートメーションにより、未開封のまま放置された提案書に対して、必ずフォローアップの通知が送られるようになります。
トリガー： ドキュメントステータス = 送信済み AND 最終閲覧日 不明（または ドキュメント作成済み 48時間以上前でビュー数がゼロの場合）。
何を作るか：
- 取引ベースのワークフローを作成します。
- 登録トリガーを組み合わせて設定する ドキュメントのステータス = 送信済み と日付フィルター 書類が作成されました （2日以上前）。
- 分岐を追加：確認する条件 閲覧回数 まだ0です。
- 真の場合：連絡先をフォローアップシーケンスに登録し、取引担当者にSlack通知を送信し、タスクを作成します。「フォローアップ：提案書がまだ開封されていません。」
3. 署名停滞アラート：24時間以上経過しても一部未署名
マルチパーティー契約は、気づかないうちに停滞することがよくあります。一方が署名しても、もう一方が忘れてしまうことがあります。休暇中かもしれませんし、受信トレイの底に埋もれてしまったのかもしれませんし、社内承認を待っているのかもしれません。担当者から未署名者へのタイムリーなフォローアップにより、クロージングまでの期間を大幅に短縮できます。
トリガー： ドキュメントのステータスが次に変更されます 一部署名済み そして24時間以上そこに残ります。
何を構築するか：
- 取引ベースのワークフローを作成します。
- 登録トリガーを次のように設定します： 書類ステータス = 一部署名済み.
- 24時間の遅延を追加します。
- 「分岐を追加する：再確認する場合」 --- 申し訳ありません。翻訳するテキストが正しく提供されていないようです。` __PORTANT_T_SPLIT__ ` マーカーを含む翻訳対象のテキストをご提供ください。 ドキュメントステータス まだです 一部署名済み.
- 条件が真の場合：どの署名者が未完了かを含めて、Slack またはメールでディールオーナーに通知します。
この自動化がなければ、全員が相手方が対応していると思い込んでいる間に、これらの商談は静かに停滞してしまいます。
4. ディールステージの自動進行
これにより、商談ステージの手動更新が完全に不要になります。担当者は契約書を送付した後に、ボード上で商談カードをドラッグして移動させることを覚えておく必要がありません。パイプラインが自動的に更新されるため、誰かがステージの更新を忘れたために2日遅れになることなく、予測やレポートは常に正確な状態を保ちます。
トリガー： 変更内容 ドキュメントのステータス プロパティ。
何を構築するか：
取引ベースのワークフローを、ステータス変更ごとに個別に作成するか（または分岐を含む1つのワークフローとして作成）してください。
- 送信済み：案件を「Proposal Sent」ステージに移動する
- 署名のご依頼：契約を「Contract Sent」に移動する
- 署名済み または 完了：取引を「Closed Won」に移動する
- エラー：ディールオーナーに即時通知を送信する
あなたはまた追加することができます ドキュメントのステータスに基づいたDeal Tags パイプラインボードでの視認性をさらに高めるために。
5. 購買意欲の急上昇：短期間での複数回閲覧
これは3回閲覧アラートとは異なり、緊急性を捉えている点が特徴です。短時間に何度も提案書を確認している相手は、今まさに意思決定の会議中であるか、複数の選択肢を比較検討している可能性が高いです。これは「すべてを後回しにして今すぐ電話する」べき瞬間です。そのタイミングで連絡できるかどうか、それとも翌朝まで待つかによって、受注できるかどうかが決まることがあります。
トリガー： 1時間以内に2回以上閲覧。
何を作るか：
- 取引ベースのワークフローを作成します。
- 登録トリガーを設定するには 閲覧回数 と組み合わせることで 最終閲覧日 （1時間以内）。
- 「アクティブバイヤー：今すぐエンゲージ」としてフラグを立てた優先度の高い Slack アラートを追加します。
- 取引名、連絡先名、ドキュメントリンクを含めてください。
パート2：ダッシュボード（パイプラインインテリジェンス）
これら5つのダッシュボードは、HubSpotのレポートツールとPortantのDocument Objectプロパティを組み合わせて活用します。マネージャーや営業担当者がプロポーザルのパフォーマンスをリアルタイムで把握できるため、問題を早期に発見し、効果的な施策をさらに強化することができます。
6. 提案エンゲージメントファネル
これにより、マネージャーはどこで提案が停滞しているかを即座に把握できます。月に50件の提案を作成しているにもかかわらず、閲覧されるのが20件のみであれば、問題は上流にあります。送信タイミングがずれているか、メールがスパムに振り分けられている可能性があります。40件が閲覧されても署名されるのが5件のみであれば、コンテンツや価格設定の問題である可能性が高いです。このレポートは、どこにエネルギーを集中すべきかを示してくれます。
何を構築するか： 各ステージを通じたドキュメントの進捗状況をファネル形式で表示するレポート：
作成済みドキュメント、送信済み、閲覧済み（1回以上）、閲覧済み（3回以上）、署名依頼済み、署名済み、完了済み
設定方法：
- HubSpot で、次に進みます レポート > レポートを作成.
- ファネルまたはパイプライン形式のレポートを選択します。
- 使用する ドキュメントのステータス ステージのサイズとしてプロパティを使用します。
- 日付範囲でフィルタリングして、時系列のトレンドを把握できます。
7. 署名にかかる時間のリーダーボード
これは、提案書を送付した後に緊急感を引き出すのが得意な担当者を明確に示します。健全な競争意識を生み出し、ベストプラクティスを表面化させます。ある担当者の平均署名完了までの時間が2日で、別の担当者が12日であれば、そこにはコーチングの機会があります。また、テンプレート別に絞り込むことで、どの提案書フォーマットが最も早く署名されているかを確認でき、テンプレートを更新すべきか廃止すべきかを検討する際に役立つデータとなります。
何を構築するか： 平均時間を示すレポート（開始から ドキュメントが作成されました へ 文書ステータス = 署名済み、担当者別に分類されます。
設定方法：
- Deal プロパティを使用してカスタムレポートを作成します。
- 使用する ドキュメントが作成されました 開始日およびフィルターとして 書類のステータス = 署名済み.
- 平均時間を計算します。
- 以下の項目で分類する 担当者.
- オプションとして、取引規模などの2つ目の軸を追加することも可能です。 Portant ワークフロー名 どの提案書フォーマットが最も早く成約につながるかを確認できます。
8. 期限切れ提案ボード
これは、マネージャーが毎週パイプラインの健全性を管理するためのツールです。未回答の提案書が放置されているすべての案件を一画面で確認できます。月曜日のパイプラインミーティングで内容を確認し、フォローアップのアクションを割り当てることで、商談の失注を減らすことができます。週わずか5分の作業で、数千ドル相当の商談を守ることができます。
構築するもの： すべての取引のリストビュー（条件： ドキュメントのステータス = 送信済み または 署名のご依頼、しかし 最終閲覧日 7日以上前のものです。
設定方法：
- 取引リストまたは保存ビューを作成します。
- フィルター条件： ドキュメントのステータス は、次のいずれかです 送信済み または 署名のリクエスト.
- AND 最終閲覧日 7日以上前です。
- Deal Name、Deal Owner、Amount、Last Viewed の各列を含めます。
9. ドキュメントエンゲージメントヒートマップ
これにより、担当者は送信タイミングを最適化できます。火曜日の午前中に送信したプロポーザルが、金曜日の午後の送信と比べて3倍のエンゲージメントを獲得していることがわかれば、チーム全体で取り組むべき明確な行動変容となります。タイミングを少し変えるだけで、開封率や返信時間に大きな影響を与えることができます。このデータから得られる最も簡単な成果の一つです。
構築するもの： ドキュメントが閲覧されている時間帯を、曜日および時間帯別に分類して表示する時系列チャートです。
設定方法：
- カスタムレポートを作成するには 最終閲覧日.
- 一方の軸に曜日、もう一方の軸に時間帯でグループ化します。
- 各セルの総閲覧数を集計し、ヒートマップ効果を作成します。
10. ワークフローテンプレート別の署名完了率
これにより、どの提案書や契約書テンプレートが最も効果的で、どれを見直す必要があるかが明らかになります。たとえば、Enterprise Agreement テンプレートの署名率が40%であるのに対し、Standard Proposal が75%に達している場合、それは明確なシグナルです。エンタープライズ版が長すぎる、複雑すぎる、あるいは重要な情報が不足している可能性があります。このデータにより、テンプレートの更新が憶測ではなく、根拠に基づいた意思決定へと変わります。
何を作るか： コンバージョン率レポート（作成元： 署名リクエスト へ 署名済み、内訳は Portant ワークフロー名.
設定方法：
- カスタムレポートを作成します。
- ドキュメントをフィルタリングする条件 ドキュメントのステータス 達成しました 署名のご依頼.
- 到達した割合を計算する 署名済み.
- 次のように分類する Portant ワークフロー名 （テンプレートにマッピングされます）。
はじめに
この記事のすべての内容は、同じ基盤の上に成り立っています。Portantはすでに、ドキュメントのデータをカスタムプロパティとしてHubSpotの取引に保存しています。Portantのワークフローを少なくとも一度実行したことがあれば、プロパティはすでに存在しています。あとはそれを活用し始めるだけです。
さっそく始めましょう：
- プロパティを確認してください。 HubSpotで任意のディールを開き、「すべてのプロパティを表示」をクリックして、Portantグループまでスクロールしてください。Document Status、Number of Times Viewed、Date Last Viewed、その他のプロパティが表示されます。
- 自動化を1つ、ダッシュボードを1つお選びください。 10個すべてを一度に構築する必要はありません。現在の最大の課題を解決するものから始めましょう。提案書を送付した後に商談が停滞し続けているなら、「反応が途絶えた案件の再エンゲージメント（#2）」と「停滞中の提案書ボード（#8）」から始めることをお勧めします。
- HubSpot Workflowsを使用します。 移動する 自動化 > ワークフロー、新しいディールベースのワークフローを作成し、Portantのドキュメントプロパティを使用して登録トリガーを設定します。私たちの ステップバイステップガイド セットアップの手順をご案内します。
- 最初のレポートを作成しましょう。 「Go to」は単独のテキストとして翻訳します。 へ移動 レポート > レポートを作成 Portantのドキュメントプロパティをフィルターやディメンションとしてご活用ください。
データはすでに揃っています。今こそ、そのデータをあなたのために活用する時です。
まだ Portant をご利用でない場合は、 無料で始める 数分以内に最初の自動化ドキュメントを生成できます。作成したすべてのドキュメントは HubSpot のレコードとして記録され、各レコードは上記の自動化やダッシュボードのデータポイントになります。
