Template per le operazioni
Template di rapporto sugli incidenti
Il personale registra l'evento in un Google Form e Portant genera un Doc formale di rapporto sugli incidenti dalla risposta. La fusione dei dati gestisce ogni campo, e i flussi di approvazione lo indirizzano al tuo responsabile HSE prima che il rapporto venga inviato alla sicurezza, al legale o all'assicurazione.
~5 min di configurazione · Utilizzato da oltre 100 team
Scelto da oltre 40.000 team
Panoramica
Genera rapporti sugli incidenti sul lavoro in Google Docs da un Google Form
Dopo un incidente sul lavoro, metà del team cerca di ricordare cosa è successo mentre l'altra metà lo trascrive in un'email di testo libero. Quando il rapporto formale arriva alla sicurezza, la cronologia è confusa e mancano metà dei campi.
Usa un Google Form nel momento in cui si verifica l'incidente, registra ogni risposta in un Google Sheet e lascia che Portant costruisca il Doc del rapporto formale da lì.Data mergeinserisce le risposte nelle sezioni appropriate, la gestione dell'output archivia il PDF dove la conformità può trovarlo, e i flussi di approvazione lo indirizzano al tuo responsabile HSE prima che lasci la struttura.
È adatto a responsabili HSE, manager operativi e responsabili della conformità nell'edilizia, nella produzione, nella logistica, nell'ospitalità, nella sanità e nelle scuole. Ovunque il personale utilizzi già Google Forms e Sheets, questo trasforma quegli strumenti in un vero flusso di lavoro per la segnalazione degli incidenti.
A chi è rivolto
Questo template fa al caso tuo?
Team che generano documenti da dati strutturati.
-
Un rapporto formale pronto in pochi minuti.Data merge trasforma la risposta del Google Form nel Doc del rapporto sugli incidenti completato nel momento in cui un membro del personale lo invia, così il file è pronto prima della fine del turno.
-
Un unico percorso di approvazione per ogni rapporto.I flussi di approvazione instradano ogni rapporto attraverso il tuo responsabile HSE e registrano il timestamp, così audit e assicuratori vedono esattamente chi ha approvato e quando.
-
Rapporti archiviati dove la conformità può trovarli.La gestione dell'output salva ogni PDF in una cartella Drive prevedibile per sede, data e gravità, e il tracking delle email conferma che sicurezza e legale hanno ricevuto il rapporto.
Configurazione
Come configurare il flusso di lavoro per i rapporti sugli incidenti
-
01
Passaggio 1: Crea il Form per il rapporto sugli incidenti
Elenca ogni domanda richiesta dalla tua policy di sicurezza, dal tipo di incidente e dalla posizione alle lesioni, ai testimoni e alle azioni immediate. Contrassegna le domande critiche come obbligatorie in modo che le risposte parziali non possano passare inosservate.
-
02
Passaggio 2: Collega il foglio al tuo template di rapporto
Apri Portant in Google Sheets, collega il foglio delle risposte del Form e scegli il template Google Doc che utilizzi per i rapporti formali sugli incidenti. Inserisci i tag di unione dove appartiene ogni campo.
-
03
Passaggio 3: Imposta le regole di output e approvazione
Usa la gestione dell'output per denominare il PDF per data e sede e salvarlo nella cartella di conformità. Aggiungi un passaggio di approvazione in modo che il tuo responsabile HSE approvi prima che il rapporto lasci Portant.
-
04
Passaggio 4: Attiva l'automazione basata sulle righe
Attiva la generazione automatica in modo che ogni nuova risposta al Form avvii il flusso di lavoro. Aggiungi il tracking delle email per sapere quando sicurezza, legale o assicurazione hanno aperto il rapporto finale.
Domande frequenti
Un rapporto sugli incidenti sul lavoro deve includere la data, l'ora e il luogo dell'evento, le persone coinvolte e gli eventuali testimoni, una descrizione fattuale di ciò che è accaduto, le azioni immediate intraprese, le lesioni o i danni, e la firma della persona che presenta la segnalazione. Portant trasferisce ciascuno di questi campi dal tuo Google Form direttamente nel Doc del rapporto.
Raccogli i fatti non appena si verifica l'incidente: chi era coinvolto, cosa hanno osservato, quando e dove è avvenuto, e cosa è stato fatto in risposta. Con questo template, il personale risponde a questi quesiti in un Google Form e Portant genera il Doc formale, così la formulazione rimane coerente per ogni rapporto.
Sì. Aggiungi una domanda nel Google Form che classifichi l'evento come lesione, quasi-incidente, guasto alle attrezzature o incidente di sicurezza, e Portant indirizza ogni tipo alla sezione corrispondente del rapporto. Lo stesso flusso di lavoro gestisce tutti i casi, quindi i quasi-incidenti ricevono la stessa documentazione delle lesioni.
Crea un Google Form con campi obbligatori per tipo di incidente, data, luogo, persone coinvolte, dichiarazioni dei testimoni, azioni intraprese e una firma. Collega il foglio delle risposte a un template Google Doc in Portant, e ogni invio genera un PDF formale del rapporto sugli incidenti senza che nessuno debba riscrivere le risposte.
Sì. Se il tuo team registra gli incidenti come ticket HubSpot o oggetti personalizzati, Portant può leggere quei record e generare lo stesso Doc del rapporto sugli incidenti usando data merge. Entrambe le fonti alimentano lo stesso template, quindi non devi ricostruire il rapporto quando cambia il tuo strumento di segnalazione.
Portant gestisce il flusso di lavoro all'interno di Google Forms e Sheets che il tuo team già utilizza, con il rapporto formale sugli incidenti che emerge come Google Doc e PDF con il tuo brand. Non c'è nessuna app separata che il personale deve imparare, e il file finale risiede in Drive accanto agli altri documenti di conformità.
Template correlati
Liberatoria (con firma elettronica)
Ogni partecipante arriva con una liberatoria di responsabilità firmata in archivio, senza moduli cartacei all'ingresso. Portant trasferisce ogni invio di Google Form nel tuo template Google Docs e lo invia per la firma elettronica in un unico flusso di lavoro.
Visualizza il template
Flusso di approvazione
Approva una richiesta da Google Form direttamente dal tuo Google Sheet e lascia che Portant invii al richiedente un Google Doc con il tuo brand. I flussi di approvazione attivano Data merge e la gestione dell'output per produrre e archiviare la conferma.
Visualizza il template
Etichette per scaffali di magazzino
Trasforma un Google Sheet di corsie, scomparti e SKU in un mazzo di etichette stampabile in Google Slides. Il data merge di Portant espande ogni riga nella sua diapositiva di etichetta, poi esporta il batch come PDF.
Visualizza il templateUnisciti a oltre 40.000 team che usano Portant
Portant è stato una svolta per Clipboard! Ha fatto risparmiare al nostro team di vendita innumerevoli ore ogni settimana generando moduli d'ordine, proposte e contratti con le informazioni di HubSpot compilate automaticamente.
Con Portant, gestisco i documenti direttamente da HubSpot. Nessun salto tra piattaforme. Nessuna copia manuale dei dati.
Portant ha sostituito tre strumenti separati per noi. Un'unica piattaforma gestisce documenti, firme e follow-up senza uscire da HubSpot.
Centinaia di contratti vengono inviati in pochi clic. Quelli firmati tornano indietro, e gli altri sono facili da individuare.
In RepCard, Portant ci ha fornito un flusso di lavoro automatizzato end-to-end all'interno di HubSpot, abbiamo sostituito la creazione manuale di accordi su larga scala.
Con Portant stiamo registrando ricavi chiusi medi più alti e tempi di chiusura più rapidi, con un impatto concreto sulla velocità di vendita.
Adoro questo prodotto. Lo uso da oltre un anno e l'integrazione con Google Workspace è straordinaria. Grandi meriti per l'ascolto degli utenti!
Quando il team executive richiede un documento di proroga, Portant lo consegna in circa un'ora, e ha dato una marcia in più a tutto il mio team.
Un vero punto di svolta! Portant semplifica queste attività e mi permette di concentrarmi su ciò che richiede la mia attenzione e capacità di problem-solving!
Questo software gestisce in modo brillante il processo tedioso di creazione e invio delle fatture. Fa risparmiare tempo e riduce drasticamente gli errori di inserimento dati.
Questo prodotto è una svolta per chi deve fare quei noiosi merge manuali di documenti. Adoro quello che tu e il team avete costruito!
I nostri rappresentanti impiegavano 30 minuti per ogni proposta. Ora ci vogliono meno di due minuti e i documenti sono più belli che mai.